Strategisches Workforce Management

Zusammenfassung. Der Handel ist eine sehr personalintensive Bran- che. Zur Kostensenkung und Umsatzsteigerung bietet der effiziente Per- sonaleinsatz sehr viele ungenutzte Hebel. In diesem Zusammenhang kommt dem strategischen Workforce Management eine zentrale Rolle zu. Denn bisher wurde die Personalstruktur meist nur mit Tabellenkalkula- tionen geplant. In dieser Arbeit werden konkrete Personaleinsatzpläne für ein komplettes Kalenderjahr erstellt, aus denen die Auswirkungen ei- ner geänderten Personalstruktur sichtbar werden. Im Rahmen von Sensi- tivitätsanalysen werden Szenarien simuliert, woraus sich Empfehlungen für die optimale Personalstruktur ableiten lassen.

Schlüsselwörter: Handel, Strategisches Workforce Management, Personalstruktur, Evolutionsstrategien

1 Einleitung

Der Handel ist sehr personalintensiv und zählt zu einer der größten Branchen Deutschlands [7]. Zur gleichen Zeit ist diese Branche von einem starken Wett- bewerb geprägt. Es findet ein Konsolidierungsprozess statt, der weiter anhalten wird. Stellenabbau, der vermehrte Einsatz geringfügig Beschäftigter, die Aus- weitung der Verkaufsfläche oder des Waren- und Dienstleistungsangebots sind unter diesen Rahmenbedingungen nur einige Maßnahmen des Handels, die jedoch nicht immer erfolgreich sind [4]. Trotz dieser Maßnahmen ist der bedarfsorien- tierte Personaleinsatz nicht immer möglich. EineÜberdeckung an Personal führt zu unnötigen Kosten, was den Gewinn schmälert. Eine Unterdeckung an Perso- nal bewirkt auf der anderen Seite einen schlechten Servicelevel und führt somit zu einem Anstieg des Anteils der Nichtkäufer. Ein am Personalbedarf orientier- ter Personaleinsatz führt neben einer Kostenreduktion durch die Vermeidung vonÜberdeckungen zu einer Verbesserung des Servicelevels und kann somit zur Umsatzsteigerung beitragen. Bei steigendem Umsatz sinkt der Anteil der Per- sonalkosten an den Gesamtkosten, was einer der größten Effekte für Workforce Management (WFM) im Handel ist [2, S. 256-257].

Am Markt existieren aktuell Softwarelösungen für ein operatives und takti- sches WFM. Also die Erstellung von bedarfsorientierten Einsatzplänen für die nächste Woche oder den nächsten Monat sowie eine Ersatzplanung bei Mitar- beiterausfällen und kurzfristigen Bedarfsschwankungen. Auf der strategischen Ebene sind derartige Lösungen bisher nicht zu finden, wenn man von selbst erstellten Kalkulationen in MS EXCELTM mit beschränkter Aussagekraft ab- sieht. Da gerade in der langfristigen Planung der Personalstruktur große unge- nutzte Potenziale zur Kostensenkung und Umsatzsteigerung im Handel liegen, wird in dieser Arbeit auf strategisches WFM eingegangen. Strategisches WFM wird nachfolgend auf Basis konkreter Einsatzpläne vorgenommen. Anhand die- ser Einsatzpläne, die ein Kalenderjahr umfassen, werden Sensitivitätsanalysen angestellt. So ist es möglich, verschiedene Szenarien zu simulieren und Fragestel- lungen nach der optimalen Personalstruktur zu beantworten.

Eine grundlegende Einführung in strategisches WFM wird in Kapitel 2 gege- ben. Anschließend wird auf die automatische Erstellung von Arbeitszeitmodellen eingegangen, was eine sehr bedarfsorientierte Planung ermöglicht. Strategisches WFM wird in dieser Arbeit an einer konkreten Problemstellung aus der Pra- xis exemplarisch angewendet. Diese Problemstellung wird in Kapitel 4 erläutert und beinhaltet die zuvor erläuterten automatisch erstellten Arbeitszeitmodelle. Konkrete Ergebnisse verschiedener Sensitivitätsanalysen werden anschließend in Kapitel 5 vorgestellt. Mit einer kurzen Zusammenfassung endet diese Arbeit.

2 Strategisches Workforce Management

Die Festlegung der optimalen Personalstruktur ist eine entscheidende Manage- mentaufgabe. Neben dem Anfertigen von Stellenbeschreibungen wird die Stel- lenplanung heute meist mit Hilfe von MS EXCELTM & Co. durchgeführt [5]. Zudem spielen in das Thema häufig Einzelmeinungen von Geschäftsführern und Bereichsleitern hinein. Allein durch Bauchgefühl, schriftliche Abhandlungen und errechnete Vollzeitäquivalente ist eine optimale, an aktuelle und zukünftige An- forderungen bestmöglich angepasste Personalstruktur nicht zu realisieren. Fol- gende Fragestellungen können heute kaum beantwortet werden:

- Wie sieht die optimale Personalstruktur aus, wenn der Umsatz in den nächsten drei Jahren um 25% steigt?
- Die Verkaufsfläche kann um 10% erweitert werden. Wie viele zusätzliche Mitarbeiter würden dann mit welchen Wochensollstunden benötigt?
- Welchen Einfluss auf den Servicelevel hat der vermehrte Einsatz von Teil- zeitkräften?
- Welche Auswirkungen auf die Saldenstände der Mitarbeiter haben geänderte Öffnungszeiten?
- Lohnt es sich, zwei Mitarbeiter kostspielig weiterzubilden, um mehr Flexibi- lität im Personaleinsatz zu erzielen? Wie würde sich ihre Zusatzqualifikation auf die Gesamtzahl derÜberstunden in der Abteilung auswirken - sinken sie?
- Um wie viel Prozent würden dieÜberstunden (Kosten) sinken, wenn sich die Krankheitsquote mit einer Maßnahme um 0,5% reduzieren ließe.

Strategisches WFM liefert exakte Antworten auf diese oder ähnliche Fragen. Denn es ist mehr als die Erstellung eines Einsatzplans für die nächste Woche oder den nächsten Monat. Strategisches WFM ist die Ermittlung der optimalen Personalstruktur auf Basis exakter, langfristiger Einsatzpläne der kommenden Monate oder Jahre.

Selbstverständlich weiß heute niemand, wie sich die Rahmenbedingungen in Zukunft gestalten. Es gibt viele Unsicherheiten: Krankheitsquote, Fluktuation, Auftragslage, Konjunktur, etc. Hier bietet sich die Simulation verschiedenster Szenarien im Rahmen des strategischen WFM an. Zusätzlich werden im Rah- men automatischer Sensitivitätsanalysen individuelle Fragestellungen hinsicht- lich der optimalen Personalstruktur beantwortet. So ist es auch möglich, eine sehr robuste Personalstruktur zu schaffen, mit der z.B. besonders flexibel auf den kommenden Aufschwung und die nächste Krise reagiert werden kann.

Ein derartiges System ist besonders für Personalabteilungen interessant, die nun konkrete Zahlen für Entscheidungen liefern können. Ihnen steht ein Instru- ment zur Verfügung, mit dem sie den Unternehmenserfolg maßgeblich mitgestal- ten. Aber auch für den Personenkreis, der Einsatzpläne erstellt, ist eine Lösung für strategisches WFM äußerst hilfreich. Anhand von Simulationen verschie- denster Szenarien mit einhergehenden Sensitivitätsanalysen bekommen Planer ein gutes Gespür für ihren Planungsbereich. Sie können die Auswirkungen ihrer Entscheidungen besser beurteilen.

Nachfolgend wird auf die automatische Erstellung von Arbeitszeitmodellen direkt in der Einsatzplanung eingegangen. Denn diese ist ein Bestandteil der untersuchten Problemstellung dieser Arbeit.

3 Automatische Arbeitszeitmodellerstellung

Ein oft ungenutzter Hebel zur Steigerung der WFM-Agilität liegt in den meist sehr starren Schichtmodellen. In Abbildung 1 wird dieser Zusammenhang an konkreten Daten eines 3-Schicht-Betriebs veranschaulicht. Der Personalbedarf schwankt während der Woche sehr stark. Es gelingt mit den drei zur Verfügung stehenden Schichten jedoch nicht,Über- und Unterdeckungen im Personaleinsatz zu vermeiden.Überdeckungen führen zu Leerzeiten. Also Zeit, in der Mitarbei- ter anwesend sind, aber keinen wertschöpfenden Beitrag leisten. Auf der anderen Seite müssen Unterdeckungen durchÜberstunden oder durch den Einsatz von Leiharbeitskräften teuer ausgeglichen werden. U.U. drohen sogar Umsatzeinbu- ßen.

Diesem Problem kann mit der Einführung weiterer Arbeitszeitmodelle begeg- net werden. In Abbildung 2 sieht man deutlich, wie der Personaleinsatz bedarfs- orientiert gestaltet wird. Eine vollständige Angleichung des Personaleinsatzes an den Personalbedarf ist jedoch aufgrund diverser Rahmenbedingungen, wie Ruhe- zeiten, minimale/maximale Arbeitszeiten pro Tag und Grenzen der Zeitsalden, nicht möglich. Doch selbst mit diesen Restriktionen können durch die bessere Ausnutzung der Normalarbeitszeit der MitarbeiterÜber- und Unterdeckungen bei gleicher Arbeitsleistung drastisch reduziert werden (die Flächen unter den Kurven für den Personaleinsatz sind in beiden Abbildungen gleich groß). Welche Effekte sich daraus ergeben, liegt auf der Hand.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1. Starrer Personaleinsatz (drei Schichten) bei schwankendem Personalbedarf

- Kostensenkung durch eine bessere Ausnutzung der Normalarbeitszeit der Belegschaft.
- Reduzierung vonÜberstunden und Leerzeiten.
- Verminderter Einsatz von Leiharbeitern und Aushilfen zur Peakabdeckung.
- Umsatzsteigerung und eine bessere Kundenzufriedenheit.
- Erhöhte Mitarbeitermotivation durch Vermeidung von Lastspitzen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2. Flexibler Personaleinsatz (automatische Arbeitszeitmodellerstellung) bei schwankendem Personalbedarf

Mit einer Erhöhung der Anzahl möglicher Arbeitszeitmodelle kann selbst ein stark schwankender Personalbedarf kostengünstig abgedeckt werden. Selbst- verständlich bedeutet diese Erhöhung einiges an Aufwand für die Erstellung und Pflege der Arbeitszeitmodelle. Per Hand oder mit einer Tabellenkalkulation ist dies nur sehr aufwändig möglich. Und an eine Erstellung optimaler Einsatzpläne ist ohne eine leistungsstarke Softwarelösung erst gar nicht zu denken.

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