Interne Unternehmenskommunikation. Maßnahmen zur Erreichung einer Unternehmensidentifikation

INHALTSVERZEICHNIS

1 EINLEITUNG
1.1 Erkenntnisinteresse
1.2 Forschungsfragen
1.3 Darstellung der Untersuchung

2 BEGRIFFSDEFINITIONEN
2.1 Kommunikation
2.2 Unternehmenskommunikation
2.3 Interne Unternehmenskommunikation

3 INTERNE UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION
3.1 Wer gehört zur Zielgruppe der internen Unternehmenskommunikation?
3.2 Welche Ziele verfolgt die interne Unternehmenskommunikation?
3.3 Möglichkeiten der MitarbeiterInnenkommunikation
3.3.1 Die m ü ndliche MitarbeiterInnenkommunikation
3.3.2 Die schriftliche MitarbeiterInnenkommunikation
3.3.3 Die elektronische MitarbeiterInnenkommunikation

4 FORSCHUNGSDESIGN
4.1 Begründung der Methode
4.2 Das Erhebungsinstrument - Das Leitfadeninterview
4.2.1 Durchf ü hrung des Interviews
4.3 Auswertung und Analyse der Interviews nach Lamnek
4.3.1 Transkription
4.3.2 Einzelanalyse
4.3.3 Generalisierende Analyse
4.3.4 Kontrollphase

5 INTERNE UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION AN DER FHWIEN - STUDIENGÄNGE DER WKW
5.1 Überblick der FHWien - Studiengänge der WKW
5.2 Resultate der Befragung der Expertin Frau Mag. T. Leiterin der Unternehmenskommunikationsabteilung FHW GmbH
5.2.1 Ma ß nahmen an der FHWien - Studieng ä nge der WKW
5.2.2 Zuk ü nftige Ver ä nderungen
5.3 Resultate der Befragung der FHW GmbH Mitarbeiterin Frau F., MA

6 RESÜMEE

7 LITERATUR

8 INTERNETQUELLEN

9 MAGAZIN

10 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

11 ANHANG

11.1 Anhang 1 - Leitfaden Interview mit Expertin

11.2 Anhang 2 - Leitfaden Interview mit Mitarbeiterin

11.3 Anhang 3 - Transkription Expertin-Interview

11.4 Anhang 4 - Transkription Mitarbeiterin-Interview

11.5 Anhang 5 - Einzelanalyse Expertin-Interview

11.6 Anhang 6 - Einzelanalyse Mitarbeiterin-Interview

TABELLENVERZEICHNIS

Tab. 1.0: Kommunikation ist der Schl ü ssel zum Erfolg

Tab. 1.1: Kommunikationswege nach Mast

Tab. 1.2: Nutzung von print Instrumenten

Tab. 1.3: Nutzung der elektronischen Medien

Tab. 1.4: Beispiel der Themenkomplexe (Expertinneninterview)

EXECUTIVE SUMMARY

Das Ziel der internen Unternehmenskommunikation ist es, MitarbeiterInnen so gut über das Unternehmen zu informieren, dass sie sich selbst mit dem Unternehmen identifizieren. Ein „Wir-Gefühl“ soll entstehen. Welche Maßnahmen man zur Erreichung des Ziels durchführen kann werden in dieser Arbeit beschrieben und anhand eines Fallbeispiels an der FHWien - Studiengänge der WKW verdeutlicht.

Interne Unternehmenskommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens. Das denken mittlerweile auch viele Betriebe. Daher gewinnt die MitarbeiterInnenkommunikation in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung wie die Delphi-Studie von 2010 zeigt. Vor allem der Einsatz der computervermittelnden Kommunikation steigt. Der tägliche Kommuni- kationsprozess in einem Unternehmen ohne ein E-Mail zu versenden ist heute kaum noch vorstellbar.

Möglichkeiten die MitarbeiterInnen zu informieren gibt es viele, aber welche sind gegenwär- tig noch zeitgemäß? Ein Rundschreiben oder das schwarze Brett sind fast nur noch in elektro- nischer Form vorhanden. Für Mitarbeiterzeitschriften oder Corporate-TV fehlen oft die finan- ziellen Mittel und die personellen Ressourcen. Die persönliche Kommunikation hat aber ihren Stellenwert noch nicht verloren. Die meisten Informationen beziehen die MitarbeiterInnen meist noch von KollegInnen oder dem/der Vorgesetzten persönlich. Veranstaltungen wie die Weihnachtsfeier oder der Betriebsausflug werden sehr gerne von MitarbeiterInnen in An- spruch genommen. Eine völlig neue Form der internen Unternehmenskommunikation ist der Corporate-Blog der sich erst in den letzten Jahren etabliert hat. Nicht die Masse an Kommu- nikationsinstrumenten macht den Erfolg, sondern der wohlüberlegte Einsatz und eine gute Kombination.

An der FHWien - Studiengänge der WKW gibt es bereits ein sehr ausführliches Maßnahmen- set für die interne Unternehmenskommunikation wie aus dem Interview mit Frau Mag. T. hervorgegangen ist. Die Expertin in Sachen Unternehmenskommunikation, Leiterin der Ab- teilung für Unternehmenskommunikation Frau Mag. T. setzt auch sehr auf den Ein-satz von elektronischen Mitteln. Aufgrund der Gegebenheiten an der FHW GmbH (viele Mit- arbeiterInnen sind ausschließlich über den Computer zu erreichen) wird gerade ein neues In- tranet eingeführt. Außerdem bieten sich verschiedene Arten von Räumlichkeiten und Veran- staltungen für die MitarbeiterInnen an.

Aus der Sicht der MitarbeiterInnen an der FHWien - Studiengänge der WKW ist die interne Unternehmenskommunikation sehr zufriedenstellend. Frau F., MA eine FH-Assistentin am Institut für Tourismusmanagement würde im Moment keine Änderungen an der MitarbeiterInnenkommunikation durchführen. Es sind alle Bedürfnisse gedeckt mit den vorhandenen Instrumenten der MitarbeiterInnenkommunikation abgedeckt. Es ist sehr von Vorteil eine Abteilung für Unternehmenskommunikation im eigenen Betrieb zu haben. Laut der Mitarbeiterin könnte eine externe Agentur nie so gute interne Unternehmenskommunikation leisten wie eine Abteilung direkt im Unternehmen.

Nicht nur die Information alleine ist ausreichend für die Entstehung des „Wir-Gefühls“. Mo- tivierte MitarbeiterInnen leisten nachweislich bessere Arbeit und sprechen deutlich positiver vom Unternehmen. Anerkennung gegenüber dem/der Einzelnen ist sehr wichtig und hebt die Motivation. Man sollte nicht auf ein „Danke“ vergessen und ab und zu ein Lob hört doch je- der gerne.

DANKSAGUNG

Ich danke hiermit meinem Lehrveranstaltungsleiter des Seminars BAKK 1 Dr. Christian S. Moser, der mich ausgezeichnet auf die Bakkalaureatsarbeit vorbereitet hat und auch während des Forschungsprozesses eine sehr gute Unterstützung war. Ein Dank gilt auch jenen Personen, die mich zusätzlich bei meiner Forschung unterstützten. Ganz besonders danke ich Frau Mag. T. und Frau F., MA für die freiwillige Mitarbeit an meinem Projekt und der FHWien - Studiengänge der WKW. Weiters ein Dankeschön an meine Freunde, die mich zu diesem Thema inspiriert haben und natürlich auch meiner Familie und Sam.

1 Einleitung

1.1 Erkenntnisinteresse

Die MitarbeiterInnenkommunikation wird im Bereich der Unternehmenskommunikation oft nur nebenbei erwähnt. In den meisten Büchern für Unternehmenskommunikation findet man erst in den letzten Jahren die interne Unternehmenskommunikation. Die Relevanz der internen Kommunikation in einem Unternehmen ist jedoch sehr hoch.

MitarbeiterInnen sind die RepräsentantInnen des Unternehmens. Die gute externe Unterneh- menskommunikation die MitarbeiterInnen sehr wohl auch betreiben hängt davon ab, wie gut sie über die interne Kommunikation vom und über das Unternehmen informiert wurden. Je besser MitarbeiterInnen zB über die Neuigkeiten am Arbeitsplatz Bescheid wissen, desto bes- ser können sie diese auch nach Außen hin transportieren. Die Reputation des Unternehmens kann dadurch entweder ins Positive oder in das Negative beeinflusst werden. Auch die Mitar- beiterInnenzufriedenheit steigert sich, wenn die MitarbeiterInnen in diverse interne Prozesse des Unternehmens mit einbezogen werden. Diese internen Prozesse transportieren sich über die MitarbeiterInnenkommunikation wie zB eine MitarbeiterInnenzeitschrift. Das Inter- net/Intranet ist auch ein wichtiges Kriterium, das bei der internen Unternehmenskommunika- tion häufig in Anspruch genommen wird. Auf den neuesten Stand der Dinge im Unternehmen werden die MitarbeiterInnen in vielen Fällen via Newsletter gebracht. Dabei stellt sich mir die Frage, in welcher Frequenz ein Newsletter Sinn macht? Wird er zu häufig versand, nehmen ihn die MitarbeiterInnen nicht mehr war und er wird als lästig empfunden. Beschränkt man sich auf zB 1. Mal monatlich können sich die Mitarbeiter darauf einstellen.

Auch nicht zu unterschätzen ist die mündliche Kommunikation. Je besser einzelne Abteilun- gen untereinander kommunizieren, desto mehr entsteht ein „Wir-Gefühl“. „Wir“ also die Mit- arbeiterInnen sind das Unternehmen. Es fördert die Identität mit dem Unternehmen, die Cor- porate Identity. MitarbeiterInnen kommunizieren über „ihre“ Firma meist positiver wenn sie sich auch als Teil davon fühlen. Dies erreicht man indem man die interne Unternehmens- kommunikation fördert. Gerade das ist für die FHWien - Studiengänge der WKW eine besondere Herausforderung. Acht verschiedene Studiengänge mit komplett unterschiedlichen Themengebieten und zahlreichen externen Lehrbeauftragten zu vereinen.

Das „schwarze Brett“ ist eine der ältesten Formen der internen Unternehmenskommunikation. Noch heute findet man trotzdem in fast jedem Unternehmen ein solches „schwarzes Brett“ häufig auch schon in virtueller Form inkludiert im Intranet.

Oberste Priorität hat die persönliche Kommunikation, denn hinter der immer höheren Rele- vanz des Intranets oder Internets verbirgt sich die Gefahr den persönlichen Kontakt völlig zu verlieren. Schon mit einfachen Mitteln kann man mit seinen MitarbeiterInnen in regelmäßigen Kontakt treten. Genau diese einfachen Mittel tragen zum Erfolg eines Unternehmens bei.

1.2 Forschungsfragen

F1: Welche Ma ß nahmen kann ein Unternehmen durchf ü hren, damit seine MitarbeiterIn nen optimal informiert sind?

F2: Welche Rolle spielt die computervermittelte Kommunikation?

F3: Sollte die interne Unternehmenskommunikation vom eigenen Unternehmen betrieben werden oder ist es besser eine externe Agentur damit zu beauftragen?

1.3 Darstellung der Untersuchung

Zur Beantwortung meiner Forschungsfragen habe ich beschlossen eine Fallstudie durchzufüh- ren. Bei der Überlegung mit welchem Unternehmen ich diese Studie durchführen möchte, stieß ich auf die Fachhochschule Wien - Studiengänge der Wirtschaftskammer Wien. Ich fin- de es eine ganz besonders schwierige Aufgabe acht verschiedene Institute „unter einen Hut“ zu bringen. Aus diesem Grund vereinbarte ich einen Interviewtermin mit der Leiterin der Ab- teilung für Unternehmenskommunikation Mag. Frau T.. Um auch die Sicht der MitarbeiterInnen einzubeziehen, ist ein Interview mit einem/r Angestellten der FHWien - Studiengänge der WKW notwendig. Für die mündliche Befragung stellte sich Frau F., MA, FH-Assistentin am Institut für Tourismusmanagement zur Verfügung. Mit Hil-fe der Befragung der Expertin und der Mitarbeiterin möchte ich Antworten auf meine For- schungsfragen finden. Anhand der Analyse nach Lamnek werde ich beide mündlichen Befra- gungen anschließend auswerten.

2 Begriffsdefinitionen

2.1 Kommunikation

„ Bedeutungsvermittlung zwischen Lebewesen “ (Maletzke zit. nach Burkhart 2002, 20)

Die Begriffsdefinidition von Maletzke ist sehr allgemein gehalten. Sie grenzt aber bereits den umfangreichen Begriff Kommuniktion ein. Maletzke schließt alle Vorgänge welche zwischen Nicht-Lebewesen stattfinden aus. Soziale Kommunikationsprozesse stehen bei dieser Definition im Vordergrund. Den Zweck der Kommunikationsprozesse lässt sich nicht feststellen. (Burkart 2002, 20)

Klaus Merten hat 1977 bei seiner Studie festgestellt, dass es nicht nur eine Definition des Kommunikationsbegriffs gibt. Nach seiner Analyse stieß er auf fast 500 verschiedene Varianten. Es ist nicht das Problem eine neue Definition zu finden, jedoch muss diese in der Wisschenschaft und Praxis anerkannt werden. (Mast 2008, 10)

„ Kommunikation bedeutet die Ü bermittlung von Informationen und Bedeutungsinhalten zum Zweck der Steuerung von Meinungen, Einstellungen, Erwartungen und Verhaltensweisen bestimmter Adressaten gem äß spezifischer Zielsetzungen. “ (Bruhn zit. nach Mast 2008, 10)

Bruhn definiert den Begriff der Kommunikation genauer. Er bezieht sich exakt auf den Zweck der Kommunikationsprozesse nämlich, der gezielten Steuerung von auserwählten Rezipienten. Er stellt einen marketingspezifischen Kontext her. Die Beeinflussung von Meinungen, Einstellungen, Erwartungen und Verhaltensweisen sind der Grund warum man kommuniziert.

Zerfaß (2010) ist der Ansicht, dass man bevor man überhaupt den Begriff Kommunikation definieren kann, mit Unterscheidungen beginnen muss. In diesen Unterscheidungen müssen die charakteristischen Merkmale des kommunikativen Handelns zum Ausdruck gebracht werden.

„ Kommunikationsprozesse verweisen auf strukturelle Regeln und Ressourcen, die in konkreten Handlungszusammenh ä ngen einerseits in Anspruch genommen, andererseits reproduziert und modifiziert werden. “ (Zerfa ß 2010, 145)

Im deutschsprachigen Raum ist der Begriff Kommunikation durch den Begriff Massenkommunikation bekannt geworden. Dieser Begriff wurde aus dem Amerikanischen übernommen (mass communication). (Pürer 2003, 58)

2.2 Unternehmenskommunikation

Wie schon bei der Definition des Begriffes Kommunikation festgestellt, gibt es viele verschiedene Begriffsdefinitionen. Das ist auch bei dem Begriff „Unternehmenskommunikation“ der Fall. Die Vielzahl an Definitionen kommt deswegen Zustande, weil jede Wisschenschaftsdisziplin seine eigene hat. (zB Wirtschaftswissenschaften, Kommunikationswissenschaften, Soziologie, Organisationswissenschaften). (Mast 2008, 11)

Laut Zerfaß (2006) gliedert sich die Unternehmenskommunikation in die Organistationskommunikation ein. Sie gilt als jener Teil, der die nicht-unternehmerische bzw. nicht-kommerzielle Kommunikation ausschließt. Unternehmenskommunikation ist das Management von Kommunikationsprozessen zwischen einem Unternehmen und dessen Umwelt. Intern sowie auch Extern. (Mast 2008, 11)

Unternehmenskommuniktion umfasst:

„ alle Kommunikationsprozesse, mit denen ein Beitrag zur Aufgabendefinition und -erf ü llung in gewinnorientierten Wirtschaftseinheiten geleistet wird und die insbesondere zur internen und externen Handlungskoordination sowie Interessenkl ä rung zwischen Unternehmen und ihren Bezugsgruppen (Stakeholdern) beitragen “ (Zerfa ß zit. nach Mast 2008, 11)

Der Begriff Unternehmenskommunikation setzt sich aus zwei Nomen zusammen. Das zweite Hauptwort, Kommunikation wurde bereits oben definiert. Was allerdings versteht man unter dem Begriff Unternehmen?

„ eine Institution, in der Menschen unter Zuhilfenahme von weiteren Ressourcen (inputs) ein Gut oder eine Dienstleistung (output) erstellen. Unabh ä ngig von der Gr öß e (Mikro-Unternehmung oder multinationaler Konzern) geht es um die Umwandlung von Inputs in Outputs (production on view of the firm). Inputs verursachen Kosten, Outputs schaffen Umsatzerl ö se “ (Staehle 1999 zit. nach Mast 2008, 11)

Setzt man die beiden Hauptwörter zusammen Unternehmen + Kommunikation hat man eine Verbindung einer wirtschaftlichen Komponente mit einer sozialen Komponente.

Markus Will sieht den Begriff der Unternehmenskommunikation als Teil einer „Begriffsfamilie“. Zu dieser „Begriffsfamilie“ gehören auch noch der Begriff „Unternehmensmarketing“ und „Kommunikationsmanagement“. Ich werde aber nur auf den Begriff der Unternehmenskommunikation eingehen. (Bentele/Fröhlich/Szyszka/Hg. 2008, 63)

Die Unternehmenskommunikation oder Corporate Communications, wie sie im englischen genannt wird, beinhaltet die Präsentation des Unternehmens als gesamte Organisation der Wirtschaft bzw. auch der Gesellschaft. Im wirtschaftlichen Kontext ist ein besonderes Augenmerk auf den Güter-, Kapital- und Arbeitsmarkt zu legen. Alle Aufgaben der Unternehmenskommunikation werden unter der Berücksichtigung von technologischen, sozialen und rechtlichen Rahmenbedingungen durchgeführt. (Bentele/Fröhlich/Szyszka/Hg. 2008, 64)

„ Unternehmenskommunikation beschreibt die integrierte operative Managementaufgabe der Kommunikation der Unternehmung. “ (Will zit. in Bentele/Fr ö hlich/Szyszka/Hg. 2008, 64)

Um einen Überblick zu bekommen, kann man die Unternehmenskommunikation in zwei Be- reiche unterteilen. Der erste Bereich beinhaltet das soziale und politische Umfeld und der zweite Bereich beschäftigt sich mit dem ökonomischen und technischen Umfeld. Grob kann man sagen, dass der erste Bereich, das soziale und politische Umfeld, sich mit Öffentlich- keitsarbeit beschäftigt und der zweite Bereich, das ökonomische und politische Umfeld, mit Werbung. (Mast 2008, 12)

Eine weitere Gliederung lässt sich in Funktionsfelder der Unternehmenskommunikation durchführen. Man kann die Unternehmenskommunikation in drei Funktionsfelder unterteilen. Das erste ist die Marktkommunikation. Dieser Bereich ist transaktionsorientiert und seine Bezugsgruppen liegen im Marktumfeld. Der zweite Teil der Funktionsfelder beinhaltet die Mitarbeiterkommunikation. Diese ist aufgabenorientiert und die Bezugsgruppen liegen in der Organisation selbst. Das dritte und letzte Funktionsfeld ist Public Relations. PR hat seine Be- zugsgruppen im sozialen und politischen Kontext und arbeitet interaktionsorientiert. Diese drei Funktionsfelder lassen sich wieder in wissenschaftliche Perspektiven, dazu gehören die Markt- und Mitarbeiterkommunikation und in sozialwissenschaftliche Perspektiven untertei- len. Zur sozialwissenschaftlichen Perspektive zählt Public Relations (Mast 2008, 12f). Mit all diesen Mitteln soll ein stimmiges Bild des Unternehmens nach Innen und nach Außen erzeugt werden (Herger zit. in Bentele/Fröhlich/Szyszka/Hg. 2008, 255) .

Zerfaß unterteilt die Unternehmenskommunikation in externe und interne Unternehmenskommunikation (Zerfaß 2010, 297). Bei meiner Arbeit werde ich auf die interne Unternehmenskommunikation eingehen.

2.3 Interne Unternehmenskommunikation

Die interne Unternehmenskommunikation hat viele Synonyme, einige davon wären: Mitarbei- terkommunikation, Internal Relations oder auch Interne PR. Unter Mitarbeiterkommunikation versteht man alle Kommunikationsprozesse zwischen einem Unternehmen und dessen Mitar- beiterInnen. Es gibt eine gesetzliche Regelung, welche Informationen MitarbeiterInnen erhal- ten müssen. Zusätzlich obliegt es dem Unternehmen wie es die interne Kommunikation ge- stalten will und welche Informationen es außerdem an die MitarbeiterInnen weiter geben möchte. Häufig zielt man mit den Handlungen der internen Unternehmenskommunikation jedoch auf die Erreichung der Geschäftsziele des Unternehmens und der Unternehmenskultur ab (Mast 2008, 253).

3 Interne Unternehmenskommunikation

Erst seit Mitte der neunziger Jahre ist die interne Unternehmenskommunikation ein immer wichtiger werdendes Thema in einem Unternehmen. Bis dahin wurde die „MitarbeiterInnen- information“ einfach so neben bei erledigt. Es wurde ihr kein besonderer Stellenwert zuge- schrieben. Man führte die MitarbeiterInnenzeitung ein und so lange man sich diese im Unter- nehmen leisten konnte wurde sie gedruckt, sobald die Mittel knapp waren wurde sie einfach eingestellt. Man hielt die gezielte Information der MitarbeiterInnen für nicht relevant. Erst seit ca. zehn Jahren begann ein umdenken. Man fand heraus, dass MitarbeiterInnen mit ihrem Engagement und ihren Fähigkeiten der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens sein kön- nen (Schick 2007, 1ff). Die Delphi-Studie der FEIEA (Federation of European business commuicators associations) hat 2009 eine neue Studie zur Nutzung der internen Unterneh- menskommunikation in Europa veröffentlicht. Wie die Tabelle 1.0 zeigt sind die teilnehmen- den Unternehmen der Studie in Europa im Jahr 2008 schon zu 97 % der Meinung, dass inter- ne Kommunikation eindeutig der Schlüssel zum Erfolg in einem Unternehmen ist (Delphi- Studie 2009, http://www.feiea.com/index.php/resources/delphi-study-2009)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tab. 1.0: Kommunikation ist der Schl ü ssel zum Erfolg

Quelle: Delphi-Studie 2009 ( http://www.feiea.com/index.php/resources/delphi-study-2009 )

Die interne Kommunikation muss ab sofort „das Rückgrat der Unternehmenskommunikation darstellen“ (Schick 2007, 2). Sogar laut einer Untersuchung im Jahre 2006 von Depner- Berger (zit. in: http://www.igf.at/German/Press/Pressetext.asp?ID_Press=47) fand man her- aus, dass bisher nur 23 % aller untersuchten Unternehmen die interne Unternehmenskommu- nikation in der PR Abteilung untergebracht hatten. Bei allen anderen gab es keine spezielle Abteilung dafür (Endemann zit. in: http://magazin.unternehmerweb.at /index.php/2009/06/17/die-interne-kommunikation-in-unternehmen/).

„ Mitarbeiter sind die erste Ö ffentlichkeit in einem Unternehmen. Jeder von ihnen ist ein Kommunikator mit Schnittstellen nach Innen und nach Au ß en! “ (Endemann, zit. in http://magazin.unternehmerweb.at/index.php/2009/06/17/die- interne-kommunikation-in-unternehmen/)

Es kommt bei der MitarbeiterInnenkommunikation nicht auf die Menge der Informationen an, sondern auf die Qualität (Endemann zit. in: http://magazin.unternehmerweb.at/index.php /2009/06/17/die-interne-kommunikation-in-unternehmen/). MitarbeiterInnen repräsentieren das Unternehmen. Informiert man MitarbeiterInnen ausreichend, können diese die Informationen bestmöglich nach Außen kommunizieren. In zahlreichen Studien wurde ein enger Zusammenhang zwischen der Kommunikation mit den MitarbeiterInnen und dem Erfolg des Unternehmens nachgewiesen (Mast 2008, 253).

3.1 Wer gehört zur Zielgruppe der internen Unternehmenskommunikation?

Es ist wichtig alle agierenden Personen in einem Unternehmen einzubeziehen. Dazu gehören die MitarbeiterInnen, die Unternehmensleitung, die InteressensvertreterInnen und die Führungskräfte. Die Führungskräfte sind dafür zuständig, dass MitarbeiterInnen über die Geschehnisse im Unternehmen informiert werden (Herbst 2003, 200f).

Man sollte auch immer auf die Individualität der MitarbeiterInnen eingehen. So differenziert Schick (2007, 56) zwischen Multiplikatoren und spezielle Mitarbeitergruppen. Zu den Multi- plikatoren zählt er Führungskräfte, Arbeitnehmervertretungen, TrainerInnen/BeraterInnen und Kommunikationsbeauftragte. Zur Gruppe der speziellen MitarbeiterInnen gehören laut Schick „Fremde“ MitarbeiterInnen, Innen-/Außendienst, Professionals, TeilzeitmitarbeiterInnen, Te- lemitarbeiterInnen, PensionistInnen, ausländische/fremdsprachige MitarbeiterInnen, Mitarbei- terInnen eines Fachbereichs, junge MitarbeiterInnen/Auszubildende, MitarbeiterInnen in einer Region/Standort, MitarbeiterInnen einer Sparte. Teilt man MitarbeiterInnen in spezielle

Gruppen ein, kann man sie im Rahmen der internen Unternehmenskommunikation gezielt ansprechen (Schick 2007, 55ff). Man kann auf die individuellen Gegebenheiten und Ressour- cen der einzelnen Person eingehen und damit sicher Stellen, dass die Information auch ver- lässlich beim Empfänger ankommt. Dadurch stellt sich der gewünschte Erfolg eher ein.

3.2 Welche Ziele verfolgt die interne Unternehmenskommunikation?

Die Ziele der internen Unternehmenskommunikation leiten sich aus den Zielen des Unternehmens ab (Schick 2007, 9f). MitarbeiterInnen sollen durch erfolgreiche interne Kommunikation informiert und motiviert werden (Rota 2002, 240f).

Es gibt acht wesentliche Zielsetzungen die wie folgt lauten: Koordination, Motivation, Ar- beitszufriedenheit, Vertrauen und Glaubwürdigkeit, Integration und Identifikation, Betriebs- klima und Unternehmenskultur, Wissen und Veränderungsbereitschaft sowie Außenwirkung. Das sogenannte „Management by information“ zählt zu den wichtigsten Instrumenten das für die Steigerung der Motivation der MitarbeiterInnen verantwortlich ist (Mast 2008, 258f).

Die acht Zielsetzungen nach Mast (2008, 258f):

Koordination

Durch die interne Unternehmenskommunikation ist ein koordiniertes und kontrolliertes Zusammenarbeiten in einem Unternehmen möglich.

Motivation

Sind MitarbeiterInnen motiviert, so zeigt sich eine deutlich höhere Leistungsfähigkeit. Die Auswirkungen motivierter MitarbeiterInnen sind positiv auf das Unternehmen umzumünzen.

Arbeitszufriedenheit

MitarbeiterInnen fühlen sich individuell zufrieden gestellt und mit ihren Wünschen und Bedürfnissen verstanden. Die Arbeitszufriedenheit ist ein zentrales Ziel der internen Unternehmenskommunikation.

Vertrauen und Glaubwürdigkeit

Ohne Vertrauen kann keine Beziehung aufgebaut werden. Fühlen sich MitarbeiterInnen in die interne Kommunikation mit eingebunden und vom Gesprächspartner verstanden, führt das zum Vertrauen und zur Glaubwürdigkeit im Unternehmen.

Integration und Identifikation

Durch Arbeitserfahrungen können sich MitarbeiterInnen mit dem Unternehmen identifizieren. Wesentlich dabei ist die Information des Einzelnen sowie übergreifende Methoden wie zB „Corporate Identity“.

Betriebsklima und Unternehmenskultur

Die Maßnahmen der internen Unternehmenskommunikation beeinflussen die Unternehmens- kultur. Man kann zwischen einer offenen und einer geschlossenen Unternehmenskultur unter- scheiden. Von einer offenen Unternehmenskultur spricht man, wenn MitarbeiterInnen selbst etwas zur internen Unternehmenskommunikation beitragen wie zB Verbesserungsvorschläge äußern.

„ Das Betriebsklima ist so gut oder so schlecht wie die Kommunikation! “ (Herbst 2003, 194)

Wissen und Veränderungsbereitschaft

Das Wissensmanagement der internen Unternehmenskommunikation bereitet MitarbeiterInnen auf Veränderungen vor, informiert sie ausreichend und nimmt ihnen mögliche Ängste. Es zielt auf die Veränderungsbereitschaft der MitarbeiterInnen ab. „Nur der überzeugte, informierte und qualifizierte Mitarbeiter trägt den Wandel mit“ (Mast 2008, 259)

Außenwirkung

MitarbeiterInnen sind auch RepräsentantInnen in der Öffentlichkeit für zB Freunde aber auch für Massenmedien. Fühlen sich MitarbeiterInnen gut informiert und identifizieren sie sich mit dem Unternehmen, wirkt sich das positiv auf die äußere Umwelt des Unternehmens aus.

Die Zielsetzungen eines Unternehmens bezüglich der internen Unternehmenskommunikation geraten in der Praxis jedoch häufig in den Hintergrund. Es wird empfohlen die gesetzten Ziele und die Strategien ein Mal jährlich mit der Geschäftsleitung zu besprechen. So kann man sicher stellen, dass neben der täglich anfallenden Unternehmenskommunikationsarbeit auch auf die interne Unternehmenskommunikation nicht vergessen wird. Auf diese Weise kann man sich auch Gelder für diverse Anschaffungen zur MitarbeiterInnenkommunikation von der Geschäftsleitung zusichern lassen (Schick 2007, 9f).

Die Ziele der MitarbeiterInnenkommunikation sind jetzt bekannt, aber mit welchen Maßnahmen kann man diese erreichen?

3.3 Möglichkeiten der MitarbeiterInnenkommunikation

Meist werden die Maßnahmen zur MitarbeiterInnenkommunikation in drei Kommunikationswege eingeteilt. Der mündliche, der schriftliche/gedruckte und der elektronische Kommunikationsweg (Mast 2008, 270). Auch Schick (2007, 14) nennt die internen Unternehmenskommunikationswege ähnlich: Face to Face, Print, Elektronisch. In den meisten Unternehmen stehen alle drei Maßnahmen-Gruppen zur Verfügung (Schick 2007, 14). Ob die interne Unternehmenskommunikation erfolgreich ist hängt von einer sinnvollen Kombination der einzelnen Maßnahmen ab. Es macht keinen Sinn MitarbeiterInnen mit Reizen zu überfluten. Man muss sich vorher überlegen, welche Zielgruppe möchte man ansprechen, damit man anschließend das passende Instrument zur MitarbeiterInnenkommunikation einsetzen kann (Herbst 2003, 213).

Es gibt noch weitere Einteilungen der Kommunikationswege zur internen Unternehmenskommunikation zB nach Tonnemacher (zit. in Ries 2010, 83). Tonnemacher unterteilt auch in drei ähnliche Gruppen: schriftliche, Face to Face und bildliche/visuelle Maßnahmen. Bei dieser Einteilung der Kommunikationswege wurden aber noch keine neuen Medien berücksichtigt wie es zB bei Mast (2008, 270) der Fall ist. Ries (2010, 83) ist daher der Meinung die drei Kommunikationswege von Tonnemacher sind nicht mehr zeitgerecht. Man muss einen vierten, weiteren Kommunikationsweg erschaffen.

Ries’ Ansicht der Kommunikationswege:

- Schriftliche Kommunikation
- Direkte Kommunikation
- Audio-Visuelle Kommunikation
- Interaktive Kommunikation

Die interaktive Kommunikation beinhaltet das zur Zeit am häufigsten verwendete Instrument, das „IntraWeb“ (Ries 2010, 83). Interaktiv deswegen, weil man die traditionellen Kommunikationsmöglichkeiten (schriftlich, audio-visuell) mit zB Umfragen, Lernspielen, dirketen Kommentaren und Schulungsmaterialien unterstützen kann und somit die MitarbeiterInnen aktiv einbeziehen (Ries 2010, 83).

3.3.1 Die mündliche MitarbeiterInnenkommunikation

Die wirksamste Form der MitarbeiterInnenkommunikation ist die Face to Face Kommunikation. Für die interne Unternehmenskommunikation wird die persönliche Kommunikation immer wichtiger. Daher ist es von Bedeutung, dass man gut vorbereitet in ein Gespräch geht. Während einer persönlichen Kommunikation erfüllt man vier Funktionen zur gleichen Zeit: Information, Interatkion, Interpretation und die Beeinflussung (Mast 2008, 276). Vor allem bei gravierenden Veränderungen ist es empfohlen diese mittels mündlicher Kommunikation den MitarbeiterInnen mitzuteilen. Der Vorteil der Face to Face Kommunikation ist, dass man direkt auf Fragen reagieren kann um Bedenken oder Missverständnisse so schnell wie möglich aus dem zu Weg räumen. Zusätzlich kann man auch die Gefühle der MitarbeiterInnen sofort erkennen. Die mündliche Mitarbeiterkommunikation hat aber nicht nur Vorteile. Als negativ zu betrachten ist, dass Informationen verzerrt werden können oder erst gar nicht aufgenommen werden. Außerdem besteht auch ein Risiko bei der Weitergabe der Informationen. Möglicherweise werden die Informationen erst gar nicht an weitere Personen übermittelt. Daher ist es zu empfehlen immer eine schriftliche Form der Kommunikation der mündlichen anzuschließen (Herbst 2003, 214). Auch bei der Motivation von MitarbeiterInnen oder beim Aufbau von Vertrauen ihnen gegenüber spielt das persönliche Gespräch eine wesentliche Rolle (Mast 2008, 276f).

Welche Möglichkeiten bestehen in der Praxis zur persönlichen Kommunikation?

Mast (2008, 270) teilt die Kommunikationswege in drei Gruppen ein:

1. Gruppenübergreifende Kommunikation

2. Kommunikation in der Gruppe

3. Kommunikation zwischen Personen

Zur Gruppe 1 (gruppenübergreifende Kommunikation) zählt sie jegliche Arten von Tagungen und Konferenzen. Hier treffen MitarbeiterInnen aus zB verschiedenen Abteilungen aufeinander und tauschen sich aus. Die Weihnachtsfeier und der Betriebsausflug gehören auch zu dieser Kategorie.

In der zweiten Gruppe spricht Mast von zB abteilungsinternen Besprechungen oder Workshops. Es handelt sich hierbei um die Kommunikation innerhalb einer Gruppe.

Die persönlichste Face to Face Kommunikation findet beim vier Augen Gespräch statt. Das entspricht der Gruppe drei. Auch das Gespräch unter Kollegen und Kolleginnen zählt zur Kategorie: Kommunikation zwischen Personen.

Mast teilt aber nicht nur die mündliche Kommunikation in diese drei Gruppen ein, sondern auch die schriftliche/gedruckte Kommunikation und die Elektronische Kommunikation. Zum besseren Verständnis siehe Tab. 1.1.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tab. 1.1: Kommunikationswege nach Mast Quelle: Mast 2008, 270

Das persönliche Gespräch im kleinen Kreise lässt sich schnell organisieren und gibt MitabeiterInnen das Gefühl für das Unternehmen ein wesentlicher Bestandteil zu sein. Generell ist es wichtig, mit seinen MitarbeiterInnen regelmäßigen persönlichen Kontakt zu halten damit das sogenannte „Wir-Gefühl“ entstehen kann. „Wir“ sind das Unternehmen. „Wir gemeinsam“ sind wichtige Komponenten in „unserem“ Unternehmen. Solche Beziehnungen lassen sich zB bei einem gemeinsamen regelmäßigen Mittagessen ein Mal wöchentlich pflegen. Auf was man oft vergisst ist das Danke! Es ist von großer Bedeutung sich bei einzelnen MitarbeiterInnen oder Gruppen für ihre Leistungen zu bedanken. Damit bringt man den MitarbeiterInnen die Annerkennung und Wertschätzung entgegen die sie sich wünschen. Ein einfaches „Danke“ motiviert MitarbeiterInnen und steigert die zukünftigen Leistungen (Schick 2007, 76).

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