Kosten- und Unternehmensplanung anhand REVIPLAN

Inhaltsverzeichnis

Abbildungen

Abkürzungen

1 Einleitung

2 Dimensionen der Unternehmensplanung

3 Controllingsoftware

4 Reviplan
4.1 Eckdaten
4.2 Funktionen
4.3 Aufbau des Reviplan
4.3.1 Grundsätzliches
4.3.2 Zusammenhang zwischen Erfolgs-, Bilanz- und Finanzplanung
4.3.3 Ergebnisübersichten
4.3.4 Kennzahlen
4.3.5 Datenimport und -export
4.3.6 Rollierende Planung
4.3.7 Plan-Ist-Vergleich
4.3.8 Konsolidierung
4.4 Vorteile und Nachteile

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungen

Abbildung 1: Anforderungen an Controllingsoftware

Abbildung 2: Eckdaten Reviplan

Abbildung 3: Komandofenster des Reviplan

Abbildung 4: Basisbereiche der Erfolgsplanung

Abbildung 5: Eingabe von Umsatz und Herstellungskosten in Reviplan

Abbildung 6: Schnelle Funktion “Gehezu“

Abbildung 7: Überführungen von Erlösen in Einzahlungen durch Eingabe des Zahlungs- verhaltens

Abbildung 8: Gewinn- und Verlustrechnung

Abbildung 9: Investitionen und Desinvestitionen

Abbildung 10: Liquiditätsrechnung

Abbildung 11: Kennzahlen

Abbildung 12: Übernahmen der Vorjahrswerte

Abbildung 13: Eröffnungsbilanz

Abbildung 14: Optionen, Rollierende Planung

Abbildung 15: Vorschau der Funktion Plan-Ist Vergleich

Abbildung 16: Das Ergebnis für Plan-Ist Vergleich

Abbildung 17: Vorschau – Konsolidierung – Auswahl der Tochter- und Muttergesell-schaft

Abbildung 18: Vorschau des Ergebnisses von der Konsolidierung

Abbildung 19: Vorteile und Nachteile des Reviplan

Abkürzungen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Planung ist für die Erhaltung eines Unternehmens als unentbehrliches Instrument zu sehen. Sie ist notwendig, um Unsicherheiten und Risiken zu bewältigen und trägt wesentlich zur Koordination der Unternehmensprozesse bei (Vgl. Horváth 98, S. 38). Für ein erfolgreiches Führungs- und Managementprozess sind neben der Planung auch Funktionen der Steuerung und Kontrolle essentiell. Zur Unterstützung des Managements werden daher bereichsübergreifende und sich ergänzende Konzepte, wie Controlling und Informations- management eingesetzt. Die Institutionalisierung von Controlling geht einher mit dem Aufbau eines Controllingsystems. Darin sind die konstitutiven Controllingaktivitäten sowohl inhaltlich und zeitlich als auch organisatorisch und führungsmäßig so zu regeln, dass das Management in der Lage ist, bessere Entscheidungen zu treffen und Marktforderungen zu entsprechen. Da sich die Komplexität und Menge der entscheidungsrelevanten Informationen, die vom Controlling geliefert werden muss, immer mehr zunimmt, ist der Einsatz eines EDV- bzw. IV-gestützten Controllings unabdingbar.

Das Ziel dieser Hausarbeit ist es, die Möglichkeiten, Nutzen und Grenzen der Unternehmensplanung mit der Controllingsoftware Reviplan zu untersuchen. Dabei wird zunächst auf die Dimensionen der Unternehmensplanung eingegangen. Des Weiteren wird die Controllingsoftware in Allgemeinen kurz dargestellt und anschließend die Funktionen und Aufbau des Programms Reviplan ausführlich beschrieben und analysiert.

2 Dimensionen der Unternehmensplanung

Die Unternehmensplanung soll mehrere Dimensionen integrieren. Grundsätzlich sind hier folgende Dimensionen zu unterscheiden (Vgl. Dey, Geuting 2006 S. 327):

a) die sachliche Dimension
b) die zeitliche Dimension
c) die hierarchische Dimension.

Erste von denen erfordert eine Koordination der betrieblichen Funktionalbereiche, die stark mit der Umsatz-, Kosten- und Finanzplanung verknüpft ist. Zum Beispiel, das Produktionsprogramm muss in den maschinellen und personellen Kapazitäten abbildbar sein, deshalb hängt es von der Absatzplanung betreffend Menge und Preise (Umsatzplanung) und Planung der Marketing Aktivitäten ab. Dies beeinflusst wiederum Beschaffungs- und Logistikplanung. Außerdem sind unterschiedliche Sichtweisen auf Werte zu berücksichtigen, wie sie sich in Bilanzbeständen (Vermögen und Kapital), Erfolgsgrößen (Leistung/Erträge bzw. Kosten/Aufwand) sowie in liquiditätsrelevanten Größen (Ein- und Auszahlungen) zum Ausdruck bringen lassen.

Die langfristig angelegte Unternehmenspolitik und Strategien sowie die Maßnahmen, die zu ihrer Realisierung dienen, müssen aufeinander bezogen sein. Die zeitliche Dimension zeigt demnach die Abstimmung zwischen der strategischen und der operativen Sichtweise, also zwischen der kurz-, mittel- und langfristigen Planung. Die dritte wichtige Dimension ist die Hierarchie der gesamtunternehmensbezogenen Ziele und die daraus abzuleitenden Ziele für einzelne Bereiche. Eine wichtige Rolle spielen hierbei die Kennzahlen, die von Führungskennzahlen auf bereichesbezogene Kennzahlen und Budgetwerten heruntergebrochen werden.

3 Controllingsoftware

Zur Realisierung von Softwarelösungen benötigt der Controllingbereich in der Regel die IT Abteilung, sei es zur Unterstützung der Kalkulation, der Budgetierung oder einer Zielkostenrechnung. Derartige Lösungen kann das Controlling heute und auch in absehbarer Zukunft nicht alleine realisieren, denn auch die für derartige Aufgaben typischerweise eingesetzte Standardsoftware muss richtig ausgewählt, an die Anforderungen des Unternehmens angepasst (Customizing) und installiert werden. Außerdem sind wesentliche Ansatzpunkte für Kostensenkungen, die vom Management des Unternehmens angefordert werden, ohne IT nicht realisierbar. Im Controllingbereich liegen die Potentiale zur Kostensenkung beispielsweise bei der Automatisierung von Aufgaben, Standardisierung von Prozessen oder Bündelung von Aufgaben in zentralen Service-Einheiten. Genauso gibt es kaum ein Managementinstrument, das ohne IT Unterstützung auskommt. Eine Studie hat z. B. kürzlich gezeigt, dass ca. 90% der Unternehmen eine Balanced Scorecard durch Software unterstützen (Vgl. Samtleben/Müller/Hess 2005).

In der operativen Ebene unterstützt Controllingsoftware die Controllingaktivitäten durch Auswertungen, die auf einem strukturierten Zahlen- und differenzierten Rechenwerk basieren und sich auf die Gesamtunternehmens-, Unternehmensbereichs- und Projektebene beziehen. In der strategischen Dimension treten auf Geschäftsfeld-, Unternehmensbereichs- und Produktbereichsebene Visualisierungs- und Quantifizierungstechniken hinzu (Vgl. Dey, Geuting 2006 S. 319). In der Regel basiert ein EDV- bzw. IV-gestütztes Controllingsystem auf einem Rechenmodell. Das Rechenwerk sollte für folgende Funktionen zur Verfügung stehen:

1) Methoden zur Planung,
2) Methoden zur Analyse der Abweichungsursachen (z.B. von PLAN-IST-Abweichungen, VORJAHR-IST-Abweichung),
3) Erwartungsrechnung (Forecast),
4) Simulationsrechnung (Variation).

Grundsätzlich unterscheidet man bei der Controllingsoftware zwischen Software, die eine betriebswirtschaftliche Struktur aufweisen und die ohne betriebswirtschaftliche Struktur. Zur letzteren zählen höhere Programmiersprachen (IBM AS, Micro-FCS u.a.), MIS-Generatoren mit Datenbanken (SAP SEM, PST-EIS u.a.) und anwendungsoffene Standardsoftware (Microsoft Excel, PowerPoint u.a.). Unter Software mit betriebswirtschaftlicher Struktur versteht man Individual- und Standardsoftware. Von besonderem Interesse sind hier die letzteren, zu denen auch Reviplan gehört.

Ein Vorteil der Controlling-Standardsoftware mit bereits integrierter betriebswirtschaftlicher Struktur ist die erleichterte Implementierung und das Costumizing. Nachteilig ist das relativ starre Rahmen der vordefinierten Anwendung, es sind jedoch Anpassungen möglich. Diese sollten allerdings vom Software-Hersteller bzw. -Lieferanten durchgeführt werden. Zu beachten ist, dass die Integration der Software nicht in allen Produkten gleich und hochwertig ist. So haben alle Softwarepakete eine integrierte Umsatz-, Kosten- und Ergebnisplanung, aber nur wenige auch eine integrierte Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung. Marx sieht diese jedoch als wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Finanzplanung (Vgl. Marx 1993, S. 158). Auch sind Teilanwendungen zur Personalplanung und Umsatzplanung sowie Kennzahlenplanung nicht in alle Systeme vorstrukturiert.

Problematisch erscheint, dass die Eigenschaften und Funktionalitäten der angebotenen Controlling-Standardsoftwaresysteme wenig transparent sind. Daher ist eine gründliche Recherche und differenzierte Vorgehensweise für die Einrichtung eines IV-gestützten Controllings ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Diese beinhaltet folgende Phasen:

I. Gründliche Vorbereitung (die Aufnahme der Ist-Situation des Controllings)
II. Entwicklung eines Soll-Konzeptes
III. Aufstellung eines Pflichtenheftes
IV. Auswahl einer geeigneten Controlling-Standardsoftware
V. Vertragsabschluss mit dem Software-Heersteller.

Für die Auswahl der geeigneten Controllingsoftware sollen verschiedene Kriterien herangezogen werden. Diese können controllingbezogen (Planung, Steuerung, Kontrolle u.a.), softwarebezogen (Qualität, Stabilität u.a.), benutzerbezogen (Erlernbarkeit, Übersichtlichkeit u.a.) und anbieterbezogen (Preis, Service u.a.) sein (s. Abb. 1).

[...]