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Alfresco 3. Open Source ECMS im produktiven Einsatz

Bachelorarbeit 2009 42 Seiten

Informatik - Software

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Kurzfassung

Summary

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Vorgehensweise und Zielsetzung
1.2 Quellenproblematik

2 Enterprise Content Management Systeme
2.1 Relevanz
2.2 Einsatzgebiete

3 Alfresco Labs 3
3.1 Dokumenten Management System
3.1.1 Versionierung
3.1.2 Integration in Microsoft Office & Open Office
3.1.3 Suchfunktion
3.1.5 Zugriff auf Dateisystem Ebene
3.2 Web Content Management
3.2.1 SURF Technologie

4 Alfresco Evaluierung
4.1 Testumgebung
4.2 Problemfelder
4.2.1 Erfassung von Dokumenten
4.2.2 Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung
4.2.3 Bearbeitung von Vorgängen
4.2.4 Ablage und Archiv
4.2.5 Liefern, Bereitstellen, Ausgeben

5 Performanceanalyse & Usability
5.1 Allgemeine Evaluierungsfragen
5.2 Erfassung von Dokumenten in Alfresco
5.3 Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung des Systems
5.5 Ablage und Archiv
5.5 Liefern, Bereitstellen, Ausgeben

6 Fazit
6.1 Praktische Erfahrungen mit Alfresco
6.2 Kritische Betrachtung
6.3 Ausblick

Literaturverzeichnis

Anhang A - Alfresco Labs 3 Installation

Anhang B - Backup Solution

Kurzfassung

Alfresco ist ein modernes und kostengünstiges Enterprise Content Management System.

Bisher wurde dieser Markt von teuren Allround Solutions wie Documentum und Open Text dominiert. Die Kosten für ein ECMS übersteigen schnell 100.000€. Deshalb sind diese Lösungen für KMUs meist nicht geeignet.

Mit Alfresco gibt es nun das erste kostenfreie Pendant, von dem diese Arbeit prüfen möchte, ob es bereits in einer produktiven Umgebung eingesetzt werden kann.

Im Fokus dieser Ausarbeitung stehen vor allem die Teilkomponenten Dokumenten Management System und Web Content Management. Aber auch Randthemen wie Collaboration und Record Management werden angeschnitten.

Im Fazit wird versucht, die gewonnen Erkentnisse zu interpretieren und einen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung zu geben.

Summary

Alfresco is a modern and cost-effective Enterprise Content Management System.

Till now the market was dominated by expensive allround solutions like Documentum and Open Text. The costs for an ECMS easily pass 100.000€. That's why small and medium sized companies are not acquiring such products.

Alfresco is the first freeware Opponent to the exclusive ECMS family. This paper wants to clarify, if Alfresco can compete with the commercial products.

The focus of this validation process is on the Alfresco document management system and the web content management. But also the parts record management and collaboration are treated in this paper.

The conclusion aims on interpret the results and give a forecast on possible development of the system. Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Versionshistorie in Alfresco (Eigene Darstellung)

Abbildung 2: Alfresco Suchmaske (Eigene Darstellung)

Abbildung 3: einfacher jBPM Prozess

Abbildung 4: komplexer Workflow

Abbildung 5: Alfresco Repository

Abbildung 6: Business Rules in Alfresco Labs 3

1 Einleitung

Ziel der Arbeit ist es, zu prüfen ob Open Source Enterprise Content Management Systeme bereits ausgereift genug sind, um produktiv in Unternehmen eingesetzt zu werden.

Für diesen Zweck wurde Alfresco Labs 3 ausgewählt, da es momentan bei den Open Source ECMS die größte Community besitzt und von einigen großen Unternehmen wie Electronic Arts, Shimano und Activision bereits eingesetzt wird.

1.1 Vorgehensweise und Zielsetzung

Zuerst werden die Relevanz des Themas herausgestellt, sowie Einsatzgebiete definiert. Anschließend werden die Begriffe Dokumenten Management System und Web Content Management anhand von Alfresco Labs 3 definiert und erörtert.

Um die zentrale Frage der Arbeit, „Sind OpenSource ECMS bereits ausgereift genug für den produktiven Einsatz in Unternehmen?" ausreichend beantworten zu können, werden Anforderungen an ein ECMS gestellt und danach anhand eines Testsystems sowie Literatur zum Thema beantwortet.

Das Ziel dieser Arbeit ist, die Ergebnisse zusammenzufassen und zu versuchen, eine praxisnahe Aussage zu treffen, ob Alfresco Labs 3 bereits als produktives ECMS in Unternehmen eingesetzt werden kann.

1.2 Quellenproblematik

Da Alfresco erst seit Oktober 2008, mit der Einführung der Komponente „Share" Wettbewerbsfähig wurde, gibt es bisher lediglich zwei Veröffentlichungen zu diesem Thema. Beide Werke, sowohl der „Developer Guide" von Jeff Potts, als auch das Buch „Alfresco" von Munwar Shariffhaben einen großen Anteil an dieser Arbeit.

Die führenden deutschsprachigen Fachzeitschriften „Wirtschaftsinformatik"1 und „HMD"2 haben bisher keinerlei Artikel zu der Thematik Alfresco bzw. Open Source Enterprise Content Management Systeme veröffentlicht (Stand Juni 2009).

Lediglich die Zeitschrift iX hat in der Juli Ausgabe 2008 einen Artikel zu Alfresco veröffentlicht, der auch die Basis für die Ausarbeitung der Evaluierungskriterien bildet.3

Da Alfresco sehr stark Community basiert ist und ein Großteil der Dokumentation in Form eines Wiki Systems hinterleg ist, war es für diese Arbeit unumgänglich, diese Quelle als zusätzliche primäre Quelle zu nutzen.

2 Enterprise Content Management Systeme

2.1 Relevanz

„In order to succeed, companies need to know how to make use of the information and content that exists within and around their organizations. But what information should they know? How do they establish an infrastructure that enables them to understand their content?"4

Das Zitat nach Jenkins beschreibt die Problemstellung vieler Unternehmen, die ihr Unternehmer-Wissen in einer Vielzahl unterschiedlichster Medien hinterlegt haben und auf unterschiedlichste Weise neues Wissen generieren. Der computerbasierte Lösungsweg vieler Unternehmen lautet Enterprise Content Management System.

Die Idee hinter Enterprise Content Management Systemen (ECMS) ist die, Inhalte im Unternehmen zu sammeln, aufzubereiten, zu sichern, zu verteilen und zugänglich zu machen. Im Vordergrund stehen hierbei das Verwalten von digitalen Inhalten wie z.B. Dokumenten, Webseiten, Kalkulationen, Diagrammen und Bildern.

Außerdem soll ein ECMS einen digitalen Ort schaffen, der vergleichbar mit einem Büro ist, an dem Mitarbeiter gemeinsam an Inhalten arbeiten können, welche vom ECMS automatisch in das System übernommen und aufbereitet werden.5

Für Unternehmen wird es heutzutage immer wichtiger, die steigenden Mengen von Inhalten zu verwalten, um das Wissen das in den jeweiligen Lernprozessen erarbeitet wurde nicht zu verlieren. Ein Beispiel hierfür wäre ein E-Commerce Unternehmen mit mehreren Abteilungen, in diesem benötigt jede dieser Abteilungen häufig Dokumente / Wissen anderer Abteilungen.

Ein automatisiertes System kann das benötigte Dokument / Wissen eines Mitarbeiters, abhängig von Typ und Dringlichkeit der Anfrage, oftmals schneller befriedigen, als das Einbeziehen eines anderen Mitarbeiters, der für diese Anfrage seine eigene Arbeit unterbrechen müsste, um die Antwort zu liefern. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Anfrage standardisiert beantwortet werden kann, was z.B. bei digitalen Dokumenten gegeben ist.

Das ECMS als Informationsverwalter ist vor allem dann von Nöten, wenn Mitarbeiter des Unternehmens einen hohen Track Faktor haben.

„How many or few would have to be hit by a truck (or quit) before the project is incapacitated?"6

Wie John Coplien in diesem Zitat ausführt, gibt es Mitarbeiter die in einem Projekt / Unternehmen unverzichtbar sind. Dies ist anhand des Wissens begründet, dass sie innehalten. Sollte ein Mitarbeiter der Wissen, welches beispielsweise in Dokumenten gespeichert ist, besitzt ausfallen, wäre das Wissen weiterhin vorhanden. Jedoch besteht das Problem oftmals darin, zu wissen, wo dieses abgelegt ist. Tritt der Krankheitsfall bzw. Weggang des „Verwalters" von benötigten Dokumenten ein, kann ein ECMS diesen Wegfall, abhängig von der Zentralisierung der Dokumentenverwaltung im Unternehmen und der ausführlichen Dokumentation des Abrufens teilweise kompensieren, da das Wissen zentral abgefragt werden kann.

Zudem kann es dadurch vermieden werden, dass Mitarbeiter mit Anfragen nach Wissen / Content überlastet werden und Ihrer Arbeit in der jeweiligen Abteilung nicht mehr nachgehen können.

All diese Problemfelder verursachen dem Unternehmen Kosten, die durch ein ECMS, im Hinblick auf z.B. den Truck Faktor durch den Ausfall von Mitarbeitern, vermindert bzw. verhindert werden können. Laut der Industry Watch Umfrage „State of the ECM Industry" die von XEROX unterstützt wurde, nutzen 52% der befragten Deutschen Unternehmen ECMS Systeme aus Kostengründen und weitere 19% sprechen sich für die bessere Verteilung von Dokumenten und die schnellerer Antwortzeiten bei Dokumentenanfragen aus.7

Dies stellt die gestiegene Relevanz von Dokumenten Management Systemen aus Kosten und Effizienzgründen klar heraus.

2.2 Einsatzgebiete

Wie die Umfrage „State oft he ECM Industry" zeigt, werden Dokumenten Management Systeme vor allem in sehr großen Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern eingesetzt.

In diesen Unternehmen kommen zusätzlich zu der Aufbereitung von Wissen, auch Faktoren wie die rechtlich korrekte Aufbewahrung von Dokumenten für Steuerprüfungen, oder auch die statistische Auswertung einzelner Unternehmensteile / Abteilungen hinzu, die mittels Zugriffen, Suchergebnissen, usw. erhoben werden können.

Die Anzahl kleinerer Unternehmen die ECMS nutzen war laut der Umfrage 2003 größer als 2006. Die Effekte durch ein ECMS sind in einem kleinen Unternehmen nicht so stark ausgeprägt wie in einem großen Unternehmen. Auch wenn der Nutzen immer noch sehr hoch ist, ist der Preis für ein solches System für viele kleine Unternehmen oftmals nicht tragbar.

Mit wachsender Verbreitung der ersten kostenlosen und ernst zu nehmenden Alternative zu Documentum, OpenText und Co. Alfresco, steigt auch die Zahl kleiner Unternehmen die

Alfresco einsetzen. Als Beispiele hierfür gelten die Danto GmbH8 und die ComTeam AG,9 die durch eine kostenfreie Dokumentenverwaltung die Chance erhalten ihre Effizienz zu steigern ohne dabei exorbitante Kosten aufwenden zu müssen.

3 Alfresco Labs 3

3.1 Dokumenten Management System

Das Dokumenten Management System stellt zusammen mit der Enterprise Content Search den momentan größten und am weitesten ausgereiften Teil des Systems dar. 10 Die weiteren Aspekte Web Content Management, Collaboration und Record Management sind funktionsmäßig und leistungsfähig gesehen noch nicht auf einem ähnlich hohen Niveau.

Ein Dokumenten Management System hat die Aufgabe digitale Inhalte wie z.B. Bilder, Textdokumente oder Audio- & Videodateien zu speichern und zu verwalten. Hierzu gibt es automatisierte Prozesse (Workflows), die definiert werden können, um den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens zu genügen und eine übersichtliche und durchsuchbare Struktur zu schaffen.

3.1.1 Versionierung

Essentiell bei der Dokumenten Verwaltung ist die Versionierung. Das heißt ein Dokument das verändert wird, kann auf einen beliebigen vorherigen Zustand zurückgesetzt oder wiederhergestellt werden.11 Die folgende Grafik soll diese Funktion verdeutlichen. Über den Punkt „View" kann man die gewünschte Version aufrufen und falls gewünscht wiederherstellen, während über die Funktion „Properties" die jeweiligen Details des gewählten Dokumentenstandes angezeigt werden können.

Abbildung 1: Versionshistorie in Alfresco (Eigene Darstellung)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Um zu vermeiden, dass ein Dokument ein Vielfaches der eigenen Dateigröße an Speicherplatz benötigt, werden für jede Version inkrementell nur die Änderungen zum

Original gespeichert.12 Dies verwendet zum Aufrufen älterer Versionen, Rechenleistung anstatt Speicherplatz, was effizienter ist, da Speicherplatz dauerhaft belegt wird, Rechenleistung jedoch nur, wenn eine ältere Version angezeigt werden soll, um aus dem aktuellen Stand den gewünschten Stand zu „berechnen".

3.1.2 Integration in Microsoft Office & Open Office

Das Alfresco Dokumenten Management System ist vollständig in die Microsoft Office Produktfamilie und die Open Source Alternative OpenOffice.org integrierbar. Dies erleichtert die Arbeit mit den vorhandenen Dokumenten und vermeidet, dass Mitarbeiter sich durch umständliche Front-Ends arbeiten müssen, um ein Word / OpenOffice Dokument zu bearbeiten.

Der Gedanke, der zu diesem Ansatz geführt hat, ist das Problem Benutzer dazu zu 13 bewegen, ihre Inhalte in das System einzustellen. Durch eine Integration des sehr komplexen und umfangreichen ECM Systems in die täglich genutzten Applikationen des Endanwenders, soll diese Hürde eliminiert werden und für den Nutzer ein einfacher Kanal zu dem ECMS geschaffen werden.

3.1.3 Suchfunktion

Die Suche ist einer der wichtigsten Aspekte der Alfresco-Dokumentenverwaltung. Die in Alfresco integrierte Lucene Search Engine14 der Apache Foundation ist so umfangreich, das der Hersteller Sie als Enterprice Content Search bewirbt.

Sie ermöglicht es bei Alfresco, zu den herkömmlichen Suchfunktionen, nach Dateinamen oder Teilen davon, auch nach Inhalten von beliebigen Textdokumenten oder weiterführenden Dateiinformationen, wie z.B. Meta-Tags, Autor, Zeiträumen von Änderungen, etc. zu suchen.

Durch die Funktion, Inhalte mit sogenannten Tags zu versehen, wird es den Benutzern ermöglicht, auch nicht textspezifischen Content wie z.B. Bilder, Videodateien und Audiodateien zu indexieren und wiederzufinden.

Die nachfolgende Abbildung zeigt die möglichen Suchparameter, mit deren Hilfe es in Alfresco möglich ist, Inhalte im System wiederzufinden.

Abbildung 2: Alfresco Suchmaske (Eigene Darstellung)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Diese Suchfunktion kann durch die Möglichkeit, zeitliche Einschränkungen vorzunehmen, auch für statistische Zwecke verwendet werden, ohne dafür wie in der IT-Branche üblich, aufwendige SQL-Querys zu erstellen.

Wie eine im Juni 2006 von der Accenture Group durchgeführte Umfrage unter 1009 Managern von Unternehmen in den USA und Deutschland ergeben hat, verwenden Manager täglich bis zu zwei Stunden darauf Informationen zu suchen und können von den gefunden Resultaten meist nur 50% verwenden.15

In diesem Bereich kann eine detaillierte Suchfunktion, die sich nicht nur auf Namen sondern auch auf Inhalte erstreckt und über kurze Reaktionszeiten verfügt, wie sie Alfresco bietet, eine klare Steigerung der Effizienz erwirken.3.1.4 Business Regeln zur Content Verwaltung

Alfresco bietet die Möglichkeit, Regeln zu erstellen mit denen Inhalte des DMS automatisiert behandelt werden. Hierzu gibt es eine Reihe von Standard Regelsätzen wie z.B. das Transformieren von Dateiformaten, E-Mail Benachrichtigungen, automatische Versionierung einer Datei, und viele mehr.16 Diese können durch zusätzliche Parameter optimiert werden. Es ist möglich zu bestimmen für welche Arten von Inhalte diese Regeln gelten sollen, wann sie gelten sollen und ob sie sofort oder verzögert angewandt werden sollen.

Desweiteren ist es möglich über das jBPM Framework komplexe Regelketten zu erstellen. Hierzu gibt es eine GUI Entwicklungsumgebung, mit deren Hilfe das Erstellen erleichtert werden soll.17 Ein einfacher Beispielprozess wird in der nachfolgenden Abbildung gezeigt:

Abbildung 3: einfacher jBPM Prozess18

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Dieser Prozess generiert zwei Nodes die mit Aktionen hinterlegt werden können, wie z.B. „Hello World" ausgeben und endet anschließend. Die Möglichkeiten im Hinblick auf automatisierte Dokumentenverwaltung sind jedoch nicht auf derart simple Beispiele beschränkt.

Es gibt auch die Möglichkeit mehrere Benutzer in die Abläufe einzubinden, um z.B. eine mehrstufige Verifizierungskette zu erstellen, wie in folgender Abbildung zu sehen ist.

Abbildung 4: komplexer Workflow19

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Diese beiden Beispiele verdeutlichen die Skalierbarkeit der jBPM-Engine und die daraus entstehenden Möglichkeiten. Es können sowohl einfache Aufgaben auf das Unternehmen zugeschnitten werden, als auch sehr komplexe Abläufe modelliert werden, jedoch beides mit vergleichsweise geringem Aufwand.

3.1.5 Zugriff auf Dateisystem Ebene

Auf der Datei Ebene gibt es vier Möglichkeiten, das Alfresco Repository zu verwenden. Die bei Alfresco beliebteste Schnittstelle ist CIFS. CIFS steht für „Common Internet File System" und ist ein von Microsoft entwickeltes Datei System mit dem über Netzwerke auf Dateien zugegriffen werden kann. Es ist kompatibel zur Microsoft Windows Schnittstelle „SMB" (Server Message Block) und kann daher direkt in Windows integriert werden.

Über das Linux Projekt „Samba" kann ebenfalls auf CIFS Inhalte zugegriffen werden, was dieses Dateisystem auf dem Großteil aller gängigen Betriebssysteme verfügbar macht.

Die folgende Grafik verdeutlicht alle vier möglichen Schnittstellen.

Abbildung 5: Alfresco Repository20

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

WebDav ist CIFS ähnlich, basiert jedoch auf einem http Protokoll. Es wird von Microsoft, Apple und Linux unterstützt, bietet jedoch nicht ganz so viele Funktionen wie CIFS, da es sich um kein eigenständiges Dateisystem handelt.

Alfresco hat zusätzlich einen FTP Server integriert, über den man mittels eines üblichen FTP Clients das Repository erreicht.

Auch wird die Möglichkeit geboten, per Email Inhalte an Alfresco zu senden und abspeichern zu lassen.

3.2 Web Content Management

Auch der Web Content Management Part eines ECM System wird für Unternehmen immer bedeutender. Nicht nur die Koexistenz von DMS und WCM, sondern deren Synergie schafft die von Unternehmen oft gewünschte und benötigte Leistungsfähigkeit des Systems.

Wenn Dokumente nicht nur zentral verwaltet werden, sondern auch noch automatisiert wie z.B. durch Business Regeln (siehe 3.1.4) aufbereitet und veröffentlicht werden, spart dies zusätzliche Systeme. Die Intranet Seite einer Beispielfirma kann sich Ihre Informationen über anstehende Marketingveranstaltungen z.B. aus dem Marketingplan Dokument holen.

Aktualisiert ein Marketingmitarbeiter diese Termine, ist die Änderung auch automatisch auf der Homepage zu sehen. Dies verringert Ausgaben für die Betreuung der Web Präsenz, da nicht extra ein Administrator mit einem Web Editor wie z.B. Dreamweaver die Homepage aktualisieren muss, sondern diese Tätigkeit im Hintergrund durch Alfresco automatisch erledigt wird.

[...]


1 Siehe http://www.wirtschaftsinformatik.de [Zugriff: 29.06.2009]

2 Siehe http://hmd.dpunkt.de/suche/index.html [Zugriff: 29.06.2009]

3 Siehe iX, Ausgabe Juli 2008 S.76 - 82

4 Siehe Jenkins, 2004 S. 3

5 Vgl. Jenkins, 2004 S. 4

6 John Coplien, in Pair Programming Illuminated, Seite 41

7 http://www.xerox.com/downloads/usa/en/x/XGS_article_ECM_Industry_full.pdf [Zugriff: 28.06.2009]

8 Vgl. http://inside.danto.de/presse/pressemeldungen/pressearchiv/projekt-dantocom-erfolgreichabgeschlossen. htm [Zugriff: 28.05.2009]

9 http://comteam-ag.de [Zugriff: 28.05.2009]

10 Vgl. http://www.alfresco.com/products/dm/features/ [Zugriff: 26.05.2009]

11 Vgl. http://wiki.alfresco.com/wiki/Versioning [Zugriff: 26.05.2009]

12 Vgl. http://wiki.alfresco.com/wiki/Versioning#Storing_version_data [Zugriff: 24.06.2009]

13 Vgl. COMMUNICATIONS OF THE ACM December 2004/Vol. 47 Nr. 12

14 Siehe http://lucene.apache.org/java/docs/ [Zugriff 24.06.2009]

15 Siehe http://accenture.tekgroup.com/article_print.cfm?article_id=4484 [Zugriff: 24.06.2009]

16 Vgl. Shariff, 2006 S. 146

17 Vgl. Potts, 2008 S. 286

18 Siehe Potts, 2008 S. 289

19

20 Siehe Potts, 2008 S. 10

Details

Seiten
42
Jahr
2009
ISBN (eBook)
9783640641925
ISBN (Buch)
9783640642342
Dateigröße
910 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v152390
Institution / Hochschule
Fachhochschule Kufstein Tirol
Note
2
Schlagworte
Alfresco DMS ECMS Documentum OpenText CMIS jBPM KMU open Source

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