Zeitoptimierung durch die Einführung formaler Verwaltungsautomatismen in Notariaten

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Rechtsgrundlagen des Notariates
2.1 Standesrechtliche Grundlagen
2.2 Anzeige- und Mitteilungspflichten
2.2.1 Anzeigepflichten gegenüber dem Finanzamt
2.2.2 Mitteilungspflichten gegenüber dem Standesamt
2.2.3 Mitteilungen im Bereich des Familienrechts
2.2.4 Sonstige Mitteilungen

3 Elektronischer Rechtsverkehr
3.1 Allgemeine rechtliche Grundlagen
3.2 Elektronische Register
3.2.1 Handelsregister
3.2.2 Grundbuchamt
3.2.3 Zentrales Vorsorgeregister
3.3 Elektronische Signatur, Authentifizierung und Verschlüsselung .

4 Überprüfung der derzeitigen Büroorganisation
4.1 Ausbildungsstand von juristischen und nichtjuristischen Mitarbeitern
4.2 Personelle Anforderungen
4.3 Anforderungen an die Räumlichkeiten

5 Ein Grundsatzsystem als Lösungsansatz
5.1 Warum ein Grundsatzsystem als Lösungsansatz?
5.2 Allgemeine Anwendung des Grundsatzsystems
5.3 Beispielhafte Anwendung: Termin- und Raumplanung

6 Informations-, Wissens- und Qualitätsmanagement
6.1 Notwendigkeit der Einführung
6.2 Wissensarten und Vorgehensweisen in Notariaten
6.3 Eindeutige Ziele im Notariat festlegen

7 Einführung formaler Verwaltungsautomatisierung
7.1 Branchentypische Standardsoftware
7.2 Zeitgemäße Technologien
7.3 Ideen für Großprojekte
7.4 Schutzziel Informationssicherheit
7.5 Vor- und Nachteile der Einführung

8 Studie im Rahmen dieser Diplomarbeit

9 Schlussbetrachtung und Ausblick

10 Anhang - Zahlenmaterial der Studie I

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

孔夫子曰

(Konfuzius sagt)

„Wenn die Sprache nicht stimmt, dann ist das, was gesagt wird, nicht das, was gemeint ist.

Ist das, was gesagt wird, nicht das, was gemeint ist, so kommen keine guten Werke zustande.

Kommen keine guten Werke zustande, so gedeihen Kunst und Moral nicht. Gedeihen Kunst und Moral nicht, so trifft die Justiz nicht.

Trifft die Justiz nicht, so weiss das Volk nicht, wohin Hand und Fuss zu setzen. Also dulde man keine Willkürlichkeit in Worten.

Das ist es, worauf es ankommt.“

(Buch der Gespräche, 500 vor unserer Zeitrechnung)

Danksagung:

Mein größter Dank gilt meinen beiden Freunden Mathias und Ron, zwei Informatik- studenten, die mich während der gesamten Zeit technisch und moralisch unterstützten. Insbesondere bedanke ich mich für eine gelungene technische Umsetzung des Online- Fragebogens sowie für die Hilfe zwecks Erstellung dieser Diplomarbeit mit LATEX.

Weiterhin möchte ich mich bei Frau Dr. Böhm-Klein bedanken, die mir als betreuende Dozentin stets mit Rat und Motivation zur Seite stand.

Für das Korrekturlesen und diverse Anregungen bedanke ich mich bei Katina, Heiko, meinem Vater sowie meiner Arbeitskollegin Kathrin.

Abschließend darf ich mich noch bei Herrn Thorsten Bartsch (Thax Software GmbH) für das am 28. Juni 2006 geführte Gespräch bedanken. Ebenso bedanke ich mich bei Frau Dipl.-Inf. Sophie Koch sowie Herrn Michael Blohm (RA-MICRO Software GmbH) für das am 13. Oktober 2006 geführte Gespräch.

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Wer kennt das nicht: Stundenlange Suche nach Akten; unnötige Telefonate, um Zustän- digkeiten herauszubekommen; doppelte Arbeit, weil die Kommunikation nicht stimmt oder Informationen nicht weitergegeben wurden. Als schwierig erscheint auch das ewige Ausfüllen komplizierter Formulare. Hinzu kommt, dass der Notar kaum erreichbar ist und sich für seine Mitarbeiter und deren Rückfragen oft nicht die nötige Zeit nimmt. Kurz umrissen: Der Büroalltag wie er in vielen Fällen leider wahr ist und zudem in die- sem Umfange auch unwirtschaftlich. Ganz zu schweigen von der allgemeinen Mandanten- und Mitarbeiterzufriedenheit. Letztere kann unter anderem am Maß der jeweiligen Fluk- tuation gemessen werden.¹

Diese Diplomarbeit wurde aus Liebe zu dem Beruf der Rechtsanwalts- und Notariats- fachangestellten geschrieben, da die inhaltlichen Entwicklungsmöglichkeiten dieses Beru- fes sehr breit gefächert und anspruchsvoll sind. Voraussetzung hierfür ist allerdings ein funktionierendes Notariat, denn ohne dieses wird wertvolle Zeit und Qualifikation der Mitarbeiter verschwendet, was schließlich zur Resignation und Kündigung führen kann. Es galt daher herauszufinden, wo die Schwächen eines Notariates liegen und entspre- chende Lösungsmöglichkeiten zu finden. Die meisten der in den Notariaten existierenden Schwierigkeiten können heutzutage mit dem Einsatz von zeitgemäßer Technik und Tech- nologien gelöst werden.

Die Grundfrage dieser Diplomarbeit war daher: Was ist technisch alles möglich und kann für den allgemeinen Arbeitsablauf genutzt werden? An dieser Stelle muss ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass die vorhandenen Möglichkeiten nur unterstützend wir- ken können; wesentlich ist die Sensibilisierung aller Beteiligten in den Bereichen Organi- sation, Sicherheit und Wissensverteilung. Diese Diplomarbeit wurde in erster Linie zur Verbesserung der Büroorganisation geschrieben. Der nicht unerhebliche Kostenaspekt für die nachfolgend aufgeführten Ideen ist nicht Gegenstand dieser Abhandlung.

Da sämtliche Tätigkeiten in einem Notariat eine präzise geregelte Rechtsgrundlage ha- ben, bietet es sich an, gleichartige Vorgänge in Form einer Verwaltungsautomatisierung zu standardisieren, um eine Prozess- und Zeitoptimierung zu erreichen. Die Standardi- sierung und stetige Kontrolle der Aktualität der Vorgänge führen zudem zu einer Qua- litätssicherung sowie zu einer Qualitätssteigerung. Ziel dieser Diplomarbeit ist es daher, verschiedene Lösungsansätze für eine solche Standardisierung anzubieten, um eine geziel- te Optimierung zu ermöglichen.

Bei den für diese Diplomarbeit durchgeführten Recherchen wurde festgestellt, dass es im Bereich der öffentlichen Verwaltung seit November 2005 das DOMEA-Konzept gibt, wel- ches einen funktionalen Anforderungskatalog für Dokumenten-Management und elektro- nische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung darstellt. In Kapitel 7 wird auf dieses Konzept näher eingegangen. Im Bereich des Notariates fehlt es bislang an einem sol- chen Anforderungskatalog. Die Dienstordnung für Notare enthält diesbezüglich nur eine Regelung für notarspezifische Fachanwendungen hinsichtlich der automationsgestützten Führung der Bücher und Verzeichnisse des Notars. Die Erstellung eines solchen Anforde- rungskataloges in Anlehnung an das vorgenannte DOMEA-Konzept für Notariate wäre aus Sicht der Autorin wünschenswert.

Im Kapitel 2 wird zunächst ein allgemeiner Überblick über die Tätigkeiten innerhalb eines Notariats gegeben. Insbesondere werden das Berufsstandesrecht, die Richtlinien sowie die Anzeigepflichten vorgestellt.

Der elektronische Rechtsverkehr, als Möglichkeit der zeitgemäßen Arbeitsweise, ist Ge- genstand des Kapitels 3 und stellt somit auch einen ersten Schritt in Richtung Verwal- tungsautomatisierung zwischen den Notariaten und Behörden bzw. Gerichten dar. Ne- ben den allgemeinen rechtlichen Grundlagen zum elektronischen Rechtsverkehr werden auch die elektronischen Register vorgestellt sowie die ab 01.01.2007 besonders relevant werdende elektronische Signatur. Kapitel 4 überprüft die derzeitige Büroorganisation in Notariaten. In diesem Zusammenhang wird der Ausbildungsstand der juristischen und nichtjuristischen Mitarbeiter des Notariates untersucht. Abschließend werden in diesem Kapitel personelle und räumliche Anforderungen festgeschrieben.

Ein einfacher Lösungsansatz, um eine höhere Effizienz und Wertschöpfung zu erreichen, wird in Kapitel 5 vorgestellt. Es wird ein Grundsatzsystem entwickelt, welches auf alle Bereiche des Büroalltags anwendbar ist. Die Rahmenbedingungen sowie eine entsprechen- de Anwendung wird zunächst allgemein, dann anhand eines klassischen Beispiels erklärt. Die Möglickeit der Einführung von Informations-, Wissens- und Qualitätsmanagement in Notariaten wird im Kapitel 6 diskutiert. Dabei werden unter anderem die branchen- typischen Wissensarten und Vorgehensweisen erläutert. In Anlehnung an die Wirtschaft wird der Vorschlag unterbreitet, in Notariaten ebenfalls typische Ziele festzulegen.

Kapitel 7 befasst sich mit der Einführung formaler Verwaltungsautomatisierung. Nach entsprechender Definition werden Grundkomponenten branchentypischer Software, zeit- gemäße Technologien sowie weitere Ideen vorgestellt. Das wichtige Thema Informati- onssicherheit sowie die Vor- und Nachteile einer Einführung werden ebenfalls in diesem Kapitel diskutiert. Abschließend wird in Kapitel 8 eine punktuelle Auswertung der eigens für diese Diplomarbeit durchgeführten Studie vorgenommen. Ziel der Studie war es, allge- meine organisatorische Probleme sowie Informations- und Sicherheitslücken aufzuzeigen. Das Zahlenmaterial zu dieser Studie kann im Anhang ab Seite I eingesehen werden.

Diese Diplomarbeit wurde anhand des Beispiels von Notariaten geschrieben, ist aber ihrem Wesen nach, auf andere Berufszweige problemlos übertragbar.

2 Rechtsgrundlagen des Notariates

Der Notar als Träger eines öffentlichen Amtes ist unabhängig in der Führung seines Am- tes im Bereich der vorsorgenden Rechtspflege.¹ Die Tätigkeitsfelder des Notars erstrecken sich auf die Vornahme von Beurkundungen, Beratung und Belehrung sowie Verwahrung von Geldern oder Wertgegenständen.² Die Kerntätigkeit des Notars bezieht sich vor al- lem auf Rechtsgebiete des Grundstücksrechts, des Erbrecht, des Familienrecht sowie des Gesellschaftsrecht. Anders als Rechtsanwälte sind Notare, unabhängige und unpartei- ische Betreuer aller Beteiligten.³ Von Richtern unterscheiden sie sich insoweit, als dass es nicht ihre Aufgabe ist, Streitigkeiten und sonstige Sachverhalte autoritär zu entschei- den. Den Beteiligten wird durch die Notare lediglich Rat und Mitwirkung im Sinne einer Dienstleistung angeboten, es steht ihnen frei, ob sie den Rat annehmen oder nicht.⁴

2.1 Standesrechtliche Grundlagen

Um den vorgenannten Ansprüchen gerecht zu werden, gibt es verschiedene Rechtsgrund- lagen, die Notare bei ihrer täglichen Berufsausübung zu beachten haben. Neben dem nachfolgend aufgezeigten Berufsstandesrecht sind wesentliche Kenntnisse des materiel- len und formellen Rechts erforderlich, welche in der juristischen Ausbildung vermittelt werden.

Besonders relevant sind das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB)⁵, die Zivilprozessordnung (ZPO)⁶ sowie im Gesellschaftsrecht das Handelsgesetzbuch (HGB)⁷ oder weiterführende speziellere Gesetze (beispielsweise GmbHG⁸, AktG⁹, usw.).

Zum Berufsstandesrecht zählen insbesondere die Bundesnotarordnung (BNotO)¹⁰, das Beurkundungsgesetz (BeurkG)¹¹, die Dienstordnung für Notare (DONot)¹² sowie das Gesetz über die Kosten in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (Kostenord- nung)¹³. Ferner zählen zum Standesrecht auch die Richtlinien der Landesnotarkammern sowie Hinweise und Empfehlungen der Bundesnotarkammer. Die Bundesnotarordnung enthält spezifisches Berufsstandesrecht für Notare und ihre Organisationen - die Notar- kammern bzw. die Bundesnotarkammer. Im ersten Teil wird das Amt des Notars be- handelt.¹⁴ Insbesondere wird die Pflicht zur Verschwiegenheit behandelt.¹⁵ Auf die Ver- schwiegenheitspflicht wird im Abschnitt 7.4 ab Seite 77 in Zusammenhang mit zeitgemä- ßen Medien nochmals gesondert eingegangen. Im zweiten Teil der Bundesnotarordnung sind Regelungen zu den Notarkammern und der Bundesnotarkammer¹⁶. Ferner regelt der dritte Teil die Aufsicht über die Notare und das Disziplinarverfahren¹⁷. Der Inhalt der regelmäßig durchzuführenden Amtsprüfung ergibt sich ebenfalls aus diesem Teil¹⁸. Die Übergangs- und Schlussbestimmungen¹⁹ finden sich abschließend im vierten Teil.

Um die Neutralität des Notars und das Vertrauen der Mandanten zu gewährleisten, wird vor jeder Beurkundung eine Prüfung der Interessenkollision vorgenommen.²⁰. Eine Interessenkollision oder Befangenheit liegt vor, wenn eine eingeschränkte (nicht neutrale) Urteilsfähigkeit des Notars festgestellt wird. Diese kann sich aufgrund spezieller vorliegender persönlicher Motiv- oder Sachlage ergeben oder aufgrund von einseitiger Vorabinformationen vorliegen. Sofern eine Interessenkollision festgestellt wird, ist der Notar gehalten, die Beurkundung abzulehnen und Mandanten an einen anderen nicht der Kanzlei zugehörigen Kollegen zu verweisen. Im Abschnitt 7.1 wird ab Seite 65 kurz die technische Umsetzung der Prüfung der Interessenkollision erklärt.

Das Beurkundungsgesetz ist ein deutsches Gesetz, das die öffentlichen Beurkundungen und die Verwahrungen durch den bestellten Notar regelt. Hier wird insbesondere das Verfahren der Beurkundung geregelt. Sowohl die Bundesnotarordnung als auch das Be- urkundungsgesetz enthalten keinerlei Vorschriften darüber, welche Rechtsgeschäfte be- urkundungspflichtig sind. Dies ergibt sich aus zahlreichen anderen Gesetzen.²¹ Zentral im Beurkundungsgesetz sind die allgemeinen Prüfungs- und Belehrungsgrundsätze.²² So soll der Notar den Willen der Beteiligten erforschen, den Sachverhalt klären, die Betei- ligten über die rechtliche Tragweite des Geschäfts belehren und ihre Erklärungen klar und unzweideutig in der Niederschrift wiedergeben. Dabei soll er darauf achten, dass Irrtümer und Zweifel vermieden sowie unerfahrene und ungewandte Beteiligte nicht be- nachteiligt werden.²³ Der Notar hat ferner auf eventuelle Genehmigungserfordernisse²⁴, gesetzliche Vorkaufsrechte²⁵ sowie auf die Notwendigkeit der steuerlichen Unbedenklich- keitsbescheinigung²⁶ hinzuweisen. Da die Belehrungspflichten für ein jeweiliges Rechtsge- schäft gleichartig sind, erscheint die Nutzung von Musterverträgen bzw. Standardtexten sinnvoll.

Die Dienstordnung ist eine bundeseinheitlich von den Justizverwaltungen vereinbarte Verwaltungsvorschrift für die Führung der Amtsgeschäfte. Sie ist für die Notare bindend. Verstöße können disziplinarrechtlich geahndet werden. Vor allem ist sie eine Rechtsgrundlage für den praktischen Ablauf im Notariat.

Die DONot enthält insbesondere Vorschriften über die amtliche Unterschrift²⁷, das Amtssiegel²⁸ sowie das in Abbildung 2.1 gezeigte jeweilige landestypische Amtsschild.²⁹

(a) Amtsschild für (b) Amtsschild für (c) Amtsschild für (d) Amtsschild für

Berlin Nordrhein-Westfalen Hessen Niedersachsen

Abbildung 2.1: Beispiele für Amtsschilder des Notars

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Als Amtssiegel bezeichnet man das Lacksiegel, die Siegelpresse und das Farbdrucksiegel. Je ein Beispiel ist in Abbildung 2.2 zu sehen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2.2: Die Amtssiegel des Notars

Weiterhin wird die Verpflichtung der bei dem Notar beschäftigten Personen geregelt.³⁰ So wird jeder neue Mitarbeiter per „Handschlag“ und durch beiderseitige Unterschrift zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die förmliche Verschwiegenheitsverpflichtung ist sodann zur Generalakte des Notars zu nehmen.

Um insbesondere bei Rückfragen der Mandanten und des Notarrevisors eine einheitliche Überprüfbarkeit zu gewährleisten, ist die Führung der Unterlagen, Dauer der Aufbewahrung³¹ sowie die Bücher des Notars geregelt. Die Aufbewahrung von notariellen Urkunden kann in handelsüblichen Ordnern oder, wie aus Abbildung 2.3

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2.3: Möglichkeiten zur ordnungsgemäßen Verwahrung der Urkunden

Zu den Büchern des Notars gehören die Urkundenrolle, das Erbverzeichnis, das Verwahrungsbuch, das Massenbuch, die Anderkontenliste sowie Namensverzeichnisse. Die Dienstordnung für Notare schreibt präzise Regelungen zur Führung der Bücher in Loseblattform sowie die automationsgestützte Führung der Bücher und Verzeichnisse sowie Regelungen zur Dokumentation zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten vor.³² Auf die Möglichkeit der EDV-gestützten Führung der Bücher des Notars mittels einer branchentypischen Software wird in Abschnitt 7.1 ab Seite 67 eingegangen.

Der Inhalt, die Führung sowie der Umgang mit der Urkundensammlung³³, den Verfü- gungen von Todes wegen³⁴, den Wechsel- und Scheckprotesten³⁵, den Nebenakten³⁶ und den Generalakten³⁷ ergeben sich ebenfalls aus der DONot. Ferner enthält diese Vorschrif- ten zur Erstellung von Geschäftsübersichten³⁸ sowie Übersichten über die Verwahrungs- geschäfte.³⁹ Die Feststellung und Bezeichnung der Beteiligten bei der Beurkundung⁴⁰ ist in der DONot (neben dem Beurkundungsgesetz) gesondert geregelt. Da der Notar ebenfalls Gelder oder Gegenstände in Verwahrung nehmen kann, regelt die DONot die Verwahrungsgeschäfte⁴¹ wie auch die Herstellung der notariellen Urkunden.⁴² Beispiel- haft werden in Abbildung 2.4 benötigte Utensilien neben der Verwendung der Amtssiegel gezeigt.

Die Prüfung der Amtsführung⁴³ erfolgt in regelmäßigen Abständen von vier Jahren (bei neu bestellten Notaren innerhalb von 2 Jahren) durch einen Revisior.⁴⁴ Abschließend finden sich noch Regelungen zur Notariatsverwaltung und Notarvertretung.⁴⁵

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2.4: Beispielhaft benötigte Utensilien zur Urkundsherstellung

Nach der KostO werden Kosten (Gebühren und Auslagen) in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit erhoben und zwar einerseits die Gerichtskosten, die im ers- ten Teil des Gesetzes geregelt werden⁴⁶, andererseits die Kosten der Notare nach den Bestimmungen im zweiten Teil des Gesetzes.⁴⁷. Sinnvollerweise sollte auch hier die Mög- lichkeit von Rechnungsvorlagen für standardisierte Abrechnungsfälle genutzt werden. In Abschnitt 7.1 wird ab Seite 66 näher auf die technischen Möglichkeiten eingegangen.

Die Richtlinien und Empfehlungen der Bundesnotarkammer⁴⁸ dienen dem Schutz des Vertrauens, das dem Notar entgegengebracht wird sowie der Wahrung des Ansehens des Berufsstandes. Insbesondere enthalten diese Richtlinien allgemeine Regelungen zur Wah- rung der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit des Notars sowie für das nach § 14 Abs. 3 BNotO zu beachtende Beurkundungsverfahren. Weiterhin werden Regelungen zur Pflicht zur persönlichen Amtsausübung, über Sozietäten und zur Erfüllung der Mitwirkungsver- bote ausgegeben sowie Empfehlungen für die Einforderung von Gebühren. Das Auftreten des Notars in der Öffentlichkeit auf der einen Seite, wie auch Regelungen über die Be- schäftigung und Ausbildung der Mitarbeiter finden ebenfalls ihren Niederschlag im allge- meinen Standesrecht. Abschließend regeln die Richtlinien Grundsätze zu Beurkundungen außerhalb des Amtsbereichs und der Geschäftsstelle sowie über die Fortbildung und zu Kollegialitätspflichten. Für die der Kammer angehörenden Notare sind die Richtlinien unmittelbares anwendbares Recht.⁴⁹

Durch die zunehmende Internationalisierung werden immer mehr inländische Urkunden im Ausland verwandt wie auch umgekehrt. Die Bundesnotarkammer weist daraufhin, dass öffentliche Urkunden grundsätzlich an Staatsgrenzen gebunden sind. Damit eine Urkunde auch im Ausland formelle Wirkung erlangen kann gibt es verschiedene zwischenstaatliche Vereinbarungen.⁵⁰

Durch bilaterale Staatsverträge mit Belgien⁵¹, Dänemark (bestimmte Behörden)⁵², Frankreich⁵³, Griechenland (Rechtshilfeabkommen)⁵⁴, Italien⁵⁵ sowie Österreich⁵⁶ erfolgt eine Befreiung von Apostille und Legalisation. Notarielle Urkunden aus dem jeweils anderen Land besitzen unmittelbar die Vermutung der Echtheit.⁵⁷

Nach dem Haager Übereinkommen⁵⁸ wird der Echtheitsnachweis ausländischer Urkunden durch ein standardisiertes, vereinfachtes Verfahren in der Form einer sog. Apostille erbracht. Ein Muster einer Apostille ist aus Abbildung 2.5 ersichtlich. Die Überbeglaubigung durch den Landgerichtspräsidenten genügt.⁵⁹

In der Regel wird hierfür ein 9 cm x 9 cm großer Stempel bzw. ein entsprechend großes Formular benutzt, welches von der zuständigen Stelle auszufüllen ist. Die Beitrittsstaaten (derzeit 65 Staaten) und die zuständigen Stellen können im Internet unmittelbar bei der Haager Konferenz aktuell nachgefragt bzw. angesehen werden.⁶⁰

Abbildung 2.5: Muster einer Apostille

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abschließend gibt es im internationalen Rechtsverkehr noch die Legalisation. Darunter versteht man, eine Echtheitsbestätigung, die von der zuständigen Vertretung des jeweiligen Landes (Konsulat, Botschaft) ausgestellt wird. Die Rechtsordnung des jeweiligen Landes bestimmt die Anforderungen an die Legalisation. So kann beispielsweise eine Zwischenbeglaubigung durch den Landgerichtspräsidenten oder die Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. erforderlich sein.⁶¹

2.2 Anzeige- und Mitteilungspflichten

Aufgrund verschiedener Gesetze und Verordnungen ist der Notar verpflichtet, gegenüber Behörden Anzeigen oder Mitteilungen zu machen. Diese Anzeigepflichten durchbrechen das Gebot der Amtsverschwiegenheit.

2.2.1 Anzeigepflichten gegenüber dem Finanzamt

Nach dem Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG)⁶² besteht für den Notar eine Anzeige- pflicht für alle Rechtsvorgänge, die unter das dieses Gesetz fallen, auch wenn das Geschäft von der Besteuerung ausgenommen ist. Immer dann, wenn die Möglichkeit einer Steuer besteht, hat der Notar eine Anzeigepflicht gegenüber dem Finanzamt. Die Anzeige erfolgt auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck (Veräußerungsanzeige) unter Beifügung einer einfachen Ablichtung der Urkunde. Anzeigepflichtig sind unter anderem Grund- stückskaufverträge und andere Rechtsgeschäfte, die den Anspruch auf Übertragung eines Grundstückes begründen sowie Angebote solcher. Weiterhin besteht eine Anzeigepflicht bei der Übertragung von Gesellschaftsanteilen, wenn zum Vermögen der Gesellschaft ein Grundstück gehört. Zum Teil sind auch Grundbuchberichtigungen anzeigepflichtig.⁶³ Eine Zeitoptimierung beim Ausfüllen der Veräußerungsanzeige kann bei der Nutzung branchentypischer Software erfolgen. Auf die allgemeine Nutzung von Stammdaten wird in Abschnitt 7.1 ab Seite 65 eingegangen.

Beurkundungen, die für die Erbschafts- oder Schenkungssteuer relevant sein könnten, sind nach dem Erbschaftssteuer- und Schenkungsgesetz (ErbStG)⁶⁴ anzeigepflichtig. Weiter- hin besteht eine Anzeigepflicht nach Erbschaftsteuer-Durchführungsverordnung (ErbStDV).

Daher hat der Notar insbesondere Erbauseinandersetzungen, Schenkungen, Schenkungs- versprechen und Zweckzuwendungen dem zuständigen Finanzamt anzuzeigen. Weiterhin besteht eine Anzeigepflicht bei der Beurkundung von Vereinbarungen einer Güterge- meinschaft, Erbverzichtsverträge gegen Abfindung und Geschäften zur Befriedigung von Pflichtteilsansprüchen. Geschäfte, durch die ein Erbrecht abgefunden oder erworben wird sowie alle Rechtsgeschäfte, die zwar der Form nach entgeltlich sind, in der Sache aber eine (teilweise) Schenkung beinhalten, unterliegen ebenfalls einer notariellen Anzeigepflicht.⁶⁶

Im Gesellschaftsrecht besteht für den Notar eine Anzeigepflicht gegenüber dem Finanzamt nach der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV)⁶⁷, wenn über folgende gesellschaftsrechtliche Vorgänge eine Urkunde aufgenommen wurde: Gründung, Kapitalerhöhung, Kapitalherabsetzung, Umwandlung oder Auflösung von Gesellschaften sowie über die Verfügung von Geschäftsanteilen.⁶⁸

2.2.2 Mitteilungspflichten gegenüber dem Standesamt

Beurkundungen, die die gesetzliche Erbfolge ändern, sind aufgrund der Allgemeinen Verfügungen für Benachrichtigungen in Nachlasssachen⁶⁹ dem Standesamt anzuzeigen. Hierzu zählen insbesondere: Erbverträge, die in der amtlichen Verwahrung des Notars verbleiben, Aufhebungsverträge zu Erbverträgen, Rücktritts- und Anfechtungserklärun- gen zu (gemeinschaftlichen) Testamenten und Erbverträgen, Erbverzichtsverträge (nicht: Pflichtteilsverzichtsverträge, da diese nicht die Erbfolge ändern) sowie Eheverträge, wenn sie erbrechtliche Auswirkungen haben (z. B. Gütertrennung, Gütergemeinschaft). Der Notar hat die Mitteilungen gegenüber dem Geburtsstandesamt zu machen, wenn der Erblasser innerhalb Deutschlands geboren ist, oder an die Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin, wenn der Erblasser außerhalb von Deutschland geboren ist. Die Anzeige erfolgt durch amtliche Vordrucke von Karteikarten oder durch die in Abbildung 2.6 abgebildeten Verwahrungsbriefe.

Abbildung 2.6: Muster eines Verwahrungsbriefes

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2.2.3 Mitteilungen im Bereich des Familienrechts

Wegen der besonderen Bedeutung und ebenfalls wegen der Änderung der (gesetzlichen Erbfolge) werden die Vaterschaftsanerkennung⁷⁰, die Mutterschaftsanerkennung⁷¹ sowie Erklärungen über die elterliche Sorge, sofern die Eltern bei der Geburt des Kindes nicht verheiratet waren, ebenfalls dem Geburtsstandesamt angezeigt.⁷² Diese Anzeigepflicht besteht zum Zwecke der Auskunftserteilung durch das zuständige Jugendamt.⁷³

2.2.4 Sonstige Mitteilungen

Zu den allgemeinen Mitteilungspflichten zählt ebenso eine Anzeigepflicht gegenüber dem Gutachterausschuss bei Verträgen, die das Eigentum an einem Grundstück gegen Entgelt oder im Wege des Tausches übertragen oder ein Erbbaurecht begründet wird.⁷⁴ Der Gutachterausschuss kann somit Bodenrichtwerttabellen erstellen und Wertgutachten über andere, vergleichbare Grundstücke erstellen.

Sofern im Gesellschaftsrecht die Abtretung eines oder mehrerer Gesellschaftsanteile⁷⁵ beurkundet wurde, besteht eine notarielle Anzeigepflicht gegenüber dem zuständigen Handelsregistergericht.⁷⁶

Wird ein Guthaben auf einem Notaranderkonto gepfändet, so besteht die allgemeine Auskunftspflicht⁷⁷, die der Pflicht zur amtlichen Verschwiegenheit vorgeht.

3 Elektronischer Rechtsverkehr

Der Begriff elektronischer Rechtsverkehr bezeichnet allgemein die Vornahme von Geschäf- ten auf elektronischem Weg. Speziell in den juristischen Gebieten wird der Begriff häufig im Bereich E-Justice (electronic justice) verwendet, welche nachfolgend in Teilen vor- gestellt wird. Allgemein wird unter E-Justice die Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion verstanden. Diese kann in- nerhalb und zwischen Institutionen der Judikative, sowie zwischen diesen Institutionen und Bürgern, Unternehmen und weiteren staatlichen Institutionen erfolgen. Der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien ist somit ein wesentlicher Bestand- teil der E-Justice, um die vorgenannte Vereinfachung und Durchführung von Prozes- sen umzusetzen.¹ Diese Kommunikationsform, welche den sicheren (verschlüsselten) und rechtlich wirksamen Austausch elektronischer Dokumente ermöglicht, ergänzt die bishe- rige, zumeist papiergebundene Kommunikation, aber auch Tele- und Computerfaxe.² Die derzeitigen Möglichkeiten zur Nutzung der elektronischen Register werden in Abschnitt 3.2 ab Seite 19 ausführlicher dargestellt.

3.1 Allgemeine rechtliche Grundlagen

Die allgemeinen Rahmenbedingungen, die Schriftform durch die elektronische Form zu ersetzen, wurden durch das Formvorschriftenanpassungsgesetz³ sowie durch das Zustel- lungsreformgesetz⁴ geschaffen. Diese Gesetze enthalten die rechtlichen Grundlagen für eine Einreichung elektronischer Schriftsätze bei Gericht sowie für elektronische Zustel- lungen vom Gericht an einen festgelegten Personenkreis. Die Zugangsregelungen wurden unter anderem durch das Justizkommunikationsgesetz⁵ novelliert und die Möglichkeit eröffnet, Prozessakten elektronisch zu führen. Durch das Formvorschriftenanpassungsge- setz wurde § 126 Absatz 3 BGB dahingehend ergänzt, dass die gesetzliche Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden kann. Sofern eine Ersetzung der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform durch die elektronische Form erfolgen soll, muss der Aus- steller das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen.⁶⁷

Ferner hat das Formvorschriftenanpassungsgesetz in die jeweiligen Verfahrensordnun- gen der Gerichte in den Grundzügen übereinstimmende Regelungen eingefügt. Danach können bestimmende oder vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, Gutachten, Er- klärungen usw. als elektronisches Dokument aufgezeichnet und bei Gericht eingereicht werden. Diese Dokumente müssen für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein (vgl. hierzu Abschnitt 3.3 ab Seite 27). Ferner besteht zum Teil die Anforderung der qualifizierten Signatur. Zugelassen sind auch vergleichbar sichere Verfahren, die jedoch besonders zugelassen sein müssen. Eine rechtssichere und vertrauliche elektronische Kom- munikation erfordert auch bei den Gerichten technische und organisatorische Vorkehrun- gen. In einzelnen Verfahrensordnungen wurde durch das Zustellungsreformgesetz auch die elektronische Zustellung elektronischer Dokumente u.a. an Behörden und Körperschaften sowie Rechtsanwälte, Steuerberater und Notare ermöglicht. Hierbei kann auch das Emp- fangsbekenntnis als signiertes elektronisches Dokument zurückgesandt werden. Bei der elektronischen Zustellung ist das Dokument mit einer elektronischen Signatur zu versehen und gegen unbefugte Kenntnisnahme Dritter zu schützen. Die elektronische Signatur ge- währleistet die Authentizität der verantwortenden Person sicher und ersetzt insofern die eigenhändige, rechtsverbindliche Unterschrift. Die Anforderungen an die besondere Form der elektronischen Signatur wurden im ersten Änderungsgesetz zum Signaturgesetzes⁸ geregelt, insbesondere die einzuhaltenden Sicherheitsstandards. Ergänzende Regelungen trifft die Signaturverordnung⁹.¹⁰ Auf die verschiedenen Arten der elektronischen Signa- tur wird in Abschnitt 3.3 ab Seite 25 eingegangen.

3.2 Elektronische Register

Im Bereich des elektronischen Rechtsverkehrs ist der elektronische Registerverkehr ein Teil des Gebietes, welches mit dem Begriff E-Jusice umschrieben wird. Mit dem Re- gisterverfahrensbeschleunigungsgesetz¹¹ wurde die Möglichkeit geschaffen, verschiedene Register, wie Grundbuch, Handels- und sonstige Rechtsträgerregister in elektronischer Form zu führen und diese auch elektronisch (zum Teil mit Nachweis des berechtigten In- teresses¹² ) einzusehen. Von dieser Möglichkeit haben die Landesjustizverwaltungen bisher in unterschiedlichem Umfang und teilweise auch mit verschiedenen technischen Lösungen Gebrauch gemacht.¹³

Die Umstellung der Register hat in vielen Fällen zu einer Umstrukturierung der Zustän- digkeiten geführt. Als Folge davon wurden Grundbuchämter bzw. Handelsregister zusam- mengelegt. Der Stand der Umsetzung auf die elektronischen Grundbücher¹⁴ bzw. auf das elektronische Handelsregister¹⁵ kann bei der Bundesnotarkammer eingesehen werden.

Der wesentliche Vorteil von elektronischen Registern ist, dass rechtsuchende Bürger bzw. alle am Wirtschaftsleben Beteiligten wie auch Notare und andere Behörden benötig- te Informationen sehr schnell auf elektronischem Weg erhalten bzw. diese übermitteln können. Da die elektronischen Register nicht an die Öffnungszeiten der Amtsgerichte ge- bunden sind, trägt diese Neuerung in besonderem Maße des modernen Wirtschafts- und Informationslebens Rechnung.

3.2.1 Handelsregister

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis¹⁶, das Eintragungen über sämtliche Kaufleute im Bezirk des zuständigen Registergerichts führt.¹⁷ Das Registerrecht gehört zum Gebiet der freiwilligen Gerichtsbarkeit. Das Handelsregister (abgekürzt HR) besteht aus zwei Abteilungen: Die Abteilung A enthält Eintragungen zu Personengesellschaften und Einzelkaufleuten sowie zu juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die Abteilung B die Einträge zu Kapitalgesellschaften.¹⁸ Üblicherweise werden diese Abteilungen mit HRA bzw. HRB auf Briefbögen und Veröffentlichungen abgekürzt.

Ab 1. Januar 2007 sind aufgrund europäischer Vorgaben Anmeldungen zum Handels- register sowie die Einreichung von entsprechender Unterlagen in elektronischer Form zu ermöglichen.¹⁹ Als Umsetzung dieser Vorgaben soll ab 01.01.2007 das Gesetz über elektro- nische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregister (EHUG) in Kraft treten.²⁰ Zusammenfassend werden voraussichtlich folgende wesentliche Ände- rungen vorgenommen werden: Schriftstücke, die bisher im Sonderband der Akte für jeder- mann einsehbar sind, werden zukünftig in elektronischer Form entgegen genommen und gespeichert. Die elektronischen Dokumente werden in einem Registerordner aufgenom- men, der dem Registerblatt zugeordnet ist. Die Dokumente können wahlweise chronolo- gisch nach dem Eingangsdatum oder nach der Art des Dokuments eingesehen werden. Ab 01.01.2007 können Interessierte einen Registerauszug in Papierform oder in elektro- nischer Form beantragen. Die Auskunftserteilung in elektronischer Form umfasst auch die Altdatenbestände, welche bislang in Karteiform auf Papier geführt wurden, sämtli- che aktuellen und gelöschten Einträge sowie sämtliche weiteren eingereichten Unterlagen. Weiterhin können Unternehmen Urkunden und Angaben freiwillig und zusätzlich in ei- ner anderen Amtssprache der Gemeinschaft einreichen. Sollte hiervon Gebrauch gemacht werden, sollen die Übersetzungen den deutschen Ursprungsdokumenten zugeordnet wer- den. Wird die mehrsprachige Einreichung bei künftigen Änderungen nicht fortgeführt und somit die Übersetzungen nicht mehr den aktuellen Stand des Dokumentes wieder- geben, muss das Registergericht dies im Registerordner und durch das Auskunftssystem kenntlich machen.²¹

Nach letztem Stand vor Abgabe der Diplomarbeit ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregister (EHUG) durch den Bundestag am 28.09.2006 beschlossen worden.²² Der Bundesrat hat am 13.10.2006 dem verabschiedeten Gesetz zugestimmt.²³ Schließlich wurde das Gesetz sodann am

15.11.2006 im Bundesgesetzblatt I veröffentlicht und tritt planmäßig zum 01.01.2007 in Kraft.²⁴ Auf die daraus resultierenden Veränderungen der Notariatsabläufe durch das ausschließliche Einreichen elektronischer Dokumente zum Handelsregister wird in Ab- schnitt 3.3 ab Seite 27 eingegangen. Hingewiesen wird auf das gemeinsame Internet-Portal der Bundesländer zur „Internet-Registerauskunft“. Dort kann eine kostenlose Recherche in den Handels-, Vereins-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregistern der einzelnen Bundesländer vorgenommen werden.²⁵ Für die detaillierten Registerauskünfte, welche kostenpflichtig sind, ist eine Anmeldung im jeweiligen Bundesland erforderlich.²⁶

Daten aus dem Handelsregister können ebenfalls durch eine Stammdatenverwaltung bran- chentypischer Software bei der Verwendung von Standard- und Mustertexten genutzt werden. Auf diesen Aspekt wird in Abschnitt 7.1 ab Seite 65 näher eingegangen.

3.2.2 Grundbuchamt

Ein Grundbuch ist ein amtliches Verzeichnis von Grundstücken, das unter anderem La- ge, Eigentumsverhältnisse und mit einem Grundstück verbundene Rechte verzeichnet.²⁷

Das Bestandverzeichnis²⁸ wird auf Grundlage des Katastermaterials geführt.²⁹ Im Katas- ter (auch Liegenschaftskataster) werden alle Flurstücke nachgewiesen und verzeichnet. Dem Bestandsverzeichnis des Grundbuchs folgen drei Abteilungen.³⁰ Die Erste Abtei- lung enthält die Eigentümer oder Erbbauberechtigten, ggf. unter Angabe der jeweili- gen Anteile oder des Gemeinschaftsverhältnisses, und die Grundlagen der Eintragung.³¹ Die Zweite Abteilung verzeichnet alle Lasten und Beschränkungen. Dazu zählen Grund- dienstbarkeiten, beschränkt persönliche Dienstbarkeiten (z. B. Wege- und Leitungsrechte, Wohnrechte), Reallasten sowie Auflassungsvormerkungen und Verfügungsbeschränkun- gen (Insolvenz- und Testamentsvollstreckervermerke usw.).³² In der dritten Abteilung werden Grundpfandrechte eingetragen. Hierzu zählen Grundschulden und Hypotheken (in Buch- und Briefform) sowie Rentenschulden. Um Vollstreckungsmaßnahmen schnell durchführen zu können, besteht auch die Möglichkeit, Zwangssicherungshypotheken ein- getragen zu lassen (häufig durch Bundes- oder Landesbehörden zwecks Eintreibung von Steuern).³³

Zu beachten ist jedoch, dass das Grundbuchamt kein öffentliches Register ist. Einsicht sowie die Erteilung von Abschriften wird nur Personen gestattet, die ein berechtigtes Interesse nachweisen können bzw. Personen, bei denen aufgrund ihres Amtes oder ihrer Tätigkeit das rechtliche Interesse vermutet wird.³⁴ Die Beschränkungen gelten auch für das eingeführte automatisierte Verfahren zum Abruf von Grundbuchdaten. Der teilnehmende, berechtigte Personenkreis, die weiteren technischen sowie genehmigungspflichtigen Voraussetzungen werden durch die Grundbuchordnung festgelegt.³⁵

Dieses automatisierte Verfahren zum Abruf von Grundbuchdaten hat sowohl Vorteile für die Grundbuchämter selbst, da sie jederzeit einen elektronischen Zugriff auf alle Grundbuchdaten haben, als auch für andere Behörden, die auf diese Daten zugreifen müssen. Rechtsuchende Bürger können in den Einsichtsstellen, welche direkt in den Grundbuchämtern oder Kommunen eingerichtet sind, bei Nachweis des berechtigten Interesses Auskünfte erhalten. Jedes Grundbuchamt kann auch über den Inhalt von Grundbüchern aus anderen Bezirken innerhalb eines Bundeslandes Auskunft geben.

Auch die elektronisch erfassten Daten des Grundbuches können mittels branchentypischer Software bei der Verwendung von Standard- und Mustertexten genutzt werden (vgl. hierzu Abschnitt 7.1 ab Seite 65).

3.2.3 Zentrales Vorsorgeregister

Die Bundesnotarkammer führt seit Anfang 2003 auf eigene Initiative das Zentrale Vorsorgeregister, in dem Vorsorgevollmachten eingetragen werden können. Durch das Register sollen Vorsorgevollmachten im Betreuungsfall einfach, schnell und sicher gefunden werden. Zunächst wurden ausschließlich notarielle Urkunden registriert, jedoch steht das Zentrale Vorsorgeregister darüber hinaus seit dem 01.03.2005 auch privatschriftlichen Vorsorgevollmachten offen. Nach Angabe der Bundesnotarkammer werden täglich bis zu 300 Anfragen von Gerichten bearbeitet. Bereits mehr als 300.000 Vollmachten sind im Zentralen Vorsorgeregister in Berlin registriert.³⁶

Im Jahresbericht der Bundesnotarkammer - Zentrales Vorsorgeregister - 2005 wird dar- gestellt, dass im Berichtszeitraum 94,7 % der Eintragungen durch Notare veranlasst wurden. Ferner wird dargestellt, dass bereits 921 Vormundschaftsgerichte am automa- tisierten Abrufverfahren teilnehmen.³⁷ Dem Vormundschaftsgericht wird auf Ersuchen Auskunft aus dem Zentralen Vorsorgeregister erteilt, welche auch im Wege der Datenfern- übertragung erfolgen kann. Voraussetzung hierbei ist, zum jeweiligen Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit zu treffen. Insbesondere die Vertraulichkeit, Unversehrtheit und Zurechenbarkeit der Daten muss gewährleistet sein.³⁸ Zur Teilnahme am automatisierten Verfahren sind im Falle der Nutzung allgemein zugänglicher Netze, dem jeweiligen Stand der Technik entspre- chende Verschlüsselungsverfahren anzuwenden.³⁹ Das Thema Informationssicherheit in Zusammenhang mit Datenschutz und Datensicherheit wird in Abschnitt 7.4 ab Seite 77 gesondert diskutiert. Neben den bereits genannten Vorsorgevollmachten werden auch Betreuungsvollmachten und Patientenverfügungen ins Zentrale Vorsorgeregister einge- tragen.

3.3 Elektronische Signatur, Authentifizierung und Verschlüsselung

Da elektronische Medien immer wichtiger werden, nimmt der sichere elektronische Datenaustausch eine zentrale Rolle ein. Die elektronische Signatur kann als das elektronische Äquivalent zur eigenhändigen Unterschrift angesehen werden. Um eine Überprüfung der Identität eines Gegenübers vorzunehmen, erfolgt die Authentifizierung, vergleichbar mit der Vorlage des Personalausweises.

Das Signaturgesetz kennt drei Arten der elektronischen Signatur: [...] „Im Sinne dieses Gesetzes sind

1. „elektronische Signaturen“ Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen,

2. „fortgeschrittene elektronische Signaturen“ elektronische Signaturen nach Nummer

1, die

a) ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet sind,
b) die Identifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers ermöglichen,
c) mit Mitteln erzeugt werden, die der Signaturschlüssel-Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann, und
d) mit den Daten, auf die sie sich beziehen, so verknüpft sind, dass eine nach- trägliche Veränderung der Daten erkannt werden kann,

3.

„qualifizierte elektronische Signaturen“ elektronische Signaturen nach Nummer 2,

die

a) auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen und
b) mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt werden, [...]“.⁴⁰

Da der Notar zur Verschwiegenheit verpflichtet ist⁴¹, müssen auch im elektronischen Rechtsverkehr zusätzlich bestimmte Vorkehrungen getroffen werden. Daher ist es erforderlich, elektronische Daten (Klartext) mittels Hilfe eines Verschlüsselungsverfahrens (Algorithmus) in einen Geheimtext umzuwandeln. Als akkreditierter Zertifizierungsdiensteanbieter⁴² gibt die Bundesnotarkammer für Notare und deren Angestellte Zertifikate und Schlüssel für elektronische Signaturen aus.⁴³

Abbildung 3.1: Muster einer Signaturkarte der Bundesnotarkammer

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3.1 zeigt das Muster einer Signaturkarte der Bundesnotarkammer. Diese spezi- elle Chipkarte (SmartCard) stellt als Speichermedium sicher, dass der darauf gespeicherte private Schlüssel nicht ausgeforscht werden kann.⁴⁴ Die von der Bundesnotarkammer an- gebotenen Signaturkarten sind mit drei Schlüsselpaaren (jeweils privater und öffentlicher Schlüssel) und entsprechenden Zertifikaten ausgestattet. Diese können für die Bereiche Signatur, Verschlüsselung und (allgemein) Authentifizierung genutzt werden.⁴⁵

Um insbesondere den Anforderungen der elektronischen Datenübermittlung an die Justiz gerecht zu werden, wird nachfolgend die ab 01.01.2007 notwendige elektronische Handelsregisteranmeldung vorgestellt.

Die NotarNet GmbH bietet in Zusammenarbeit mit der Bundesnotarkammer die Pro- gramme SigNotar und XNotar an. Durch das Programm „SigNotar“ kann der Notar elektronische beglaubigte Abschriften gem. § 39a BeurkG und beglaubigte Ausdrucke von qualifiziert signierten elektronischen Dokumenten anfertigen. Das Programm „XNo- tar“ (Arbeitstitel „StrADa Handelsregister“) hat einen anderen Ansatz. Hierbei werden die für die automatisierte Weiterverarbeitung notwendigen Daten erzeugt (derzeit nur für Handelregister). Diese werden in einem für die Justiz geeigneten Format übergeben. Sofern die Notariatssoftware entsprechende Schnittstellen entwickelt hat, können bereits bestehende Daten für die Übermittlung weiterverwendet werden. XNotar erleichtert die Übermittlung der so aufbereiteten Daten an ein Justizpostfach.⁴⁶

[...]

---

¹ Die Autorin ist selbst gelernte Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellte und war bereits in verschiedenen Notariaten tätig.

¹ vgl. § 1 BNotO, Bundesnotarordnung (BNotO) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnum- mer 303-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch das Gesetz vom 15.07.2006 (BGBl. I S. 1531).

² vgl. §§ 20, 23 BNotO

³ vgl. § 14 Abs. 1 BNotO

⁴ vgl. Bundesnotarkammer: Berufsbild der Notare, 1. Der Notar - Ihr unparteiischer Berater. http: //www.bnotk.de/Notar/Berufsbild/Berufsbild.html, Zugriff am 14.11.2006.

⁵ vgl. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 02.01.2002 (BGBl. I S. 42, 2909; 2003 I S. 738), zuletzt geändert durch Artikel 11 des Gesetzes vom 05.09.2006 (BGBl. I S. 2098).

⁶ vgl. Zivilprozessordnung (ZPO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 05.12.2005 (BGBl. I S. 3202; 2006 I S. 431), zuletzt geändert durch Artikel 50 des Gesetzes vom 19.04.2006 (BGBl. I S. 866).

⁷ vgl. Handelsgesetzbuch (HGB) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4100-1, ver- öffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Artikel 12 des Gesetzes vom 14.08.2006 (BGBl. I S. 1911).

⁸ vgl. Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4123-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Artikel 12 des Gesetzes vom 22.03.2005 (BGBl. I S. 837).

⁹ vgl. Aktiengesetz (AktG) vom 06.09.1965 (BGBl. I S. 1089), zuletzt geändert durch Artikel 6 des Gesetzes vom 08.07.2006 (BGBl. I S. 1426).

¹⁰ vgl. BNotO)

¹¹ vgl. Beurkundungsgesetz (BeurkG) vom 28.08.1969 (BGBl. I S. 1513), zuletzt geändert durch Artikel 8 des Gesetzes vom 22.03.2005 (BGBl. I S. 837).

¹² vgl. Dienstordnung für Notare (DONot) in der Fassung von 2001 mit Änderungen 2005; Hinweis: Als bundeseinheitliche Verwaltungsverfügung der Landesjustizverwaltungen wurde die DONot in den einzelnen Ländern in den jeweiligen Amtsblättern bzw. Bekanntmachungen erlassen und verkündet.

¹³ vgl. Gesetz über die Kosten in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit Kostenordnung (KostO) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 361-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Artikel 9 des Gesetzes vom 14.08.2006 (BGBl. I S. 1911).

¹⁴ vgl. §§ 1 - 64a BNotO

¹⁵ vgl. § 18 BNotO

¹⁶ vgl. §§ 65 - 91 BNotO

¹⁷ vgl. §§ 92 - 110a BNotO

¹⁸ vgl. § 93 BNotO

¹⁹ vgl. §§ 111 - 118 BNotO

²⁰ vgl. § 14 BNotO i.V.m. § 28 BNotO sowie § 3 BeurkG

²¹ z. B. für den Grundstückskaufvertrag aus § 311 b Abs. 1 BGB; für die Gründung einer GmbH aus § 2 GmbHG, für die Handelsregisteranmeldung eines Kaufmanns aus § 12 HGB

²² vgl. §§ 17 - 21 BeurkG

²³ vgl. § 17 Abs. 1 BeurkG

²⁴ vgl. § 18 BeurkG

²⁵ vgl. § 20 BeurkG

²⁶ vgl. § 19 BeurkG

²⁷ vgl. § 1 DONot

²⁸ vgl. § 2 DONot

²⁹ vgl. § 3 DONot

³⁰ vgl. § 4 DONot

³¹ vgl. § 5 DONot

³² vgl. §§ 6 bis 17 DONot

³³ vgl. §§ 18, 19 DONot

³⁴ vgl. § 20 DONot

³⁵ vgl. § 21 DONot

³⁶ vgl. § 22 DONot

³⁷ vgl. § 23 DONot

³⁸ vgl. § 24 DONot

³⁹ vgl. § 25 DONot

⁴⁰ vgl. § 26 DONot

⁴¹ vgl. § 27 DONot

⁴² vgl. §§ 28 bis 31 DONot

⁴³ vgl. § 32 DONot

⁴⁴ vgl. § 32 DONot i.V.m. § 93 BNotO

⁴⁵ vgl. § 33 DONot

⁴⁶ vgl. §§ 1 bis 139 KostO

⁴⁷ vgl. §§ 140 bis 157 KostO

⁴⁸ vgl. auch Website der Bundesnotarkammer: Hinweise und Empfehlungen. http://www.bnotk.de/ Service/Ueberblick.Hinweise+Empfehlungen.html, Zugriff am 20.11.2006.

⁴⁹ vgl. Faßbender/Grauel/Ohmen/Peter/Roemer/Wittkowski: Notariatskunde. Rinteln, 15. Auflage, 2005, S. 24 - 25, Rn. 23.

⁵⁰ vgl. Bundesnotarkammer: Internationaler Rechtsverkehr, Deutsche Urkunden im Ausland - Aus- ländische Urkunden im Inland. http://www.bnotk.de/Notar/Internationaler_Rechtsverkehr/ Urkunde+Ausland.html, Zugriff am 16.07.2006.

⁵¹ vgl. Vertrag zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem Königreich Belgien über die Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 13.05.1975 (BGBl. 1980 II, S. 815). ⁵² vgl. Deutsch-Dänisches Beglaubigungsabkommen vom 17.06.1936 (RGBl. 1936 II, S. 213). ⁵³ vgl. Abkommen zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Französischen Republik über die Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 13.09.1971 (BGBl. 1974 II, S. 1100). ⁵⁴ vgl. Deutsch-griechisches Abkommen über die gegenseitige Rechtshilfe in Angelegenheiten des bürger- lichen und Handels-Rechts vom 11.05.1938 (RGBl. 1939, S. 848).

⁵⁵ vgl. Vertrag zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Italienischen Republik über den Ver- zicht auf die Legalisation von Urkunden vom 07.06.1969 (BGBl. 1974 II S. 1069).

⁵⁶ vgl. Deutsch-österreichischer Beglaubigungsvertrag vom 21.06.1923 (RGBl. 1924 II, S. 61).

⁵⁷ vgl. Bundesnotarkammer: Internationaler Rechtsverkehr, Grenzüberschreitende Anerkennung als öf- fentliche Urkunde, c) Befreiung von Legalisation und Apostille. http://www.bnotk.de/Notar/ Internationaler_Rechtsverkehr/Urkunde+Ausland.html, Zugriff am 16.07.2006.

⁵⁸ vgl. Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05.10.1961 (BGBl. 1965 II 875).

⁵⁹ vgl. Faßbender/Grauel, a.a.O., S. 167 Rn. 361.

⁶⁰ vgl. HCCH, HAGUE CONFERERENCE ON PRIVATE INTERNATIONAL LAW, CONFÉRENCE DE LA HAYE DE DROIT INERNATIONAL PRIVÉ: Member States. http://www.hcch.net/index_ en.php?act=states.listing, Zugriff am 19.11.2006.

⁶¹ vgl. Faßbender/Grauel u.a., a.a.O., S. 166 Rn. 360, S. 169 Rn. 362.

⁶² vgl. Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.02.1997 (BGBl I S. 418, 1804) zuletzt geändert durch Artikel 5 des Gesetzes vom 01.09.2005 (BGBl I S. 2676). ⁶³ vgl. § 18 GrEStG

⁶⁴ vgl. Erbschaftssteuer- und Schenkungsgesetz (ErbStG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 27.02.1997 (BGBl I S. 378), zuletzt geändert durch Artikel 13 des Gesetzes vom 29.12.2003 (BGBl I S. 3076).

⁶⁵ vgl. Erbschaftsteuer-Durchführungsverordnung (ErbStDV) vom 08.09.1998 (BGBl. I S. 2658), zuletzt geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 02.11.2005 (BGBl. I S. 3126).

⁶⁶ vgl. §§ 1, 3, 7, 8 und 34 ErbStG sowie § 7, 8 ErbStDV

⁶⁷ vgl. Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) in der Fassung der Bekanntmachung vom 10.05.2000 (BGBl. I S. 717), zuletzt geändert durch die Verordnung vom 29.12.2004 (BGBl. I S. 3884).⁶⁸ vgl. § 54 EStDV

⁶⁹ vgl. Benachrichtigung in Nachlasssachen AV d. JM (3804 - I D. 5) und RdErl. d. IM (I A 3/14 - 66.18) vom 02.01.2001 - JMBl. NRW S. 17 - in der Fassung vom 08.11.2005.

⁷⁰ vgl. § 1597 Abs. 2 BGB i.V.m. § 29a PerStdG; Personenstandsgesetz (PerStdG) in der im Bundesge- setzblatt Teil III, Gliederungsnummer 211-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Artikel 14 G. vom 21.08.2002 (BGBl. I S. 3322).

⁷¹ vgl. § 29b PerStdG

⁷² vgl. § 1626 d Abs. 2 BGB

⁷³ vgl. § 58 a SGB VIII; Sozialgesetzbuch (SGB) - Achtes Buch (VIII) - Kinder- und Jugendhilfe - (Artikel 1 des Gesetzes v. 26.06.1990, BGBl. I S. 1163) in der Fassung der Bekanntmachung vom 08.12.1998 (BGBl. I S. 3546), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 08.09.2005 (BGBl. I S. 2729).

⁷⁴ vgl. § 195 BauGB; Baugesetzbuch in der Fassung der Bekanntmachung vom 23.09.2004 (BGBl. I S. 2414), zuletzt geändert durch Artikel 3 des Gesetzes vom 05.09.2006 (BGBl. I S. 2098).⁷⁵ vgl. § 15 Abs. 3 GmbHG

⁷⁶ vgl. § 40 Abs. 1 Satz 2 GmbHG

⁷⁷ vgl. § 840 ZPO

¹ vgl. Bundesnotarkammer: Elektronischer Rechtsverkehr, A. Der Begriff des elektronischen Rechts- verkehrs. http://www.bnotk.de/Service/Elektronischer_Rechtsverkehr/elektronischer_ Rechtsverkehr.html, Zugriff am 09.07.2006.

² vgl. Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach: Allgemeine Rechtliche Grundlagen. (Hrsg. Bundesfinanzhof und Bundesverwaltungsgericht) http://www.egvp.de/grundlagen/allgemein.htm, Zugriff am 22.07.2006.

³ vgl. Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr (Formvorschriftenanpassungsgesetz) vom 13.07.2001 (BGBl. I S. 1542).

⁴ vgl. Gesetz zur Reform des Verfahrens bei Zustellungen (Zustellungsreformgesetz) vom 25.06.2001 (BGBl. I S. 1206), geändert durch Schuldrechtsmodernisierungsgesetz vom 26.11.2001, (Art. 5 Abs. 4, BGBl. I 2001 S. 3137, 3138, 3181).

⁵ vgl. Gesetz über die Verwendung elektronischer Kommunikationsformen in der Justiz (Justizkommunikationsgesetz) vom 22.03.2005, BGBl. I 2005, S. 837).

⁶ vgl. § 126a Abs. 1 BGB i.V.m. § 2 SigG; Signaturgesetz (SigG) vom 16.05.2001 (BGBl. I S. 876), zuletzt geändert durch Artikel 3 Absatz 9 des Gesetzes vom 07.07.2005 (BGBl. I S. 1970). ⁷ vgl. Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach: Allgemeine Rechtliche Grundlagen. a.a.O.

⁸ vgl. Erstes Gesetz zur Änderung des Signaturgesetzes vom 04.01.2005, BGBl. I S. 2.

⁹ vgl. Signaturverordnung (SigV) vom 16.11.2001 (BGBl. I S. 3074), geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 04.01.2005 (BGBl. I S. 2).

¹⁰ vgl. Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach: Allgemeine Rechtliche Grundlagen. a.a.O.

¹¹ vgl.Registerverfahrensbeschleunigungsgesetz vom 20.12.1993 (BGBl. I 2182).

¹² vgl. § 133 GBO i.V.m. §§ 12 und 12a GBO; Grundbuchordnung (GBO) in der Fassung der Bekannt- machung vom 26.05.1994 (BGBl. I S. 1114), zuletzt geändert durch Artikel 88 des Gesetzes vom 19.04.2006 (BGBl. I S. 866).

¹³ vgl. Bundesnotarkammer: Elektronischer Rechtsverkehr. a.a.O.

¹⁴ vgl. Bundesnotarkammer: Elektronisches Grundbuch, Tabellarische Übersicht zum Einführungs- stand in den Bundesländern, Stand: 21.08.2006. http://www.bnotk.de/Service/Elektronischer_ Rechtsverkehr/elektronisches_Grundbuch.html, Zugriff am 19.11.2006.

¹⁵ vgl. Bundesnotarkammer: Elektronisches Handelsregister, Tabellarische Übersicht zum Einführungs- stand in den Bundesländern, Stand: 13.03.2006. http://www.bnotk.de/Service/Elektronischer_ Rechtsverkehr/elektronisches_Handelsregister.html, Zugriff am 19.11.2006. ¹⁶ vgl. § 9 Abs. 1 HGB

¹⁷ vgl. § 8 HGB i.V.m. § 125 FGG; Gesetz über die Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FGG) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 315-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Artikel 6 des Gesetzes vom 14.08.2006 (BGBl. I S. 1911). ¹⁸ vgl. § 3 HRV; Handelsregisterverordnung (HRV) vom 12.08.1937 (RMBl 1937, 515), zuletzt geändert durch Artikel 98 des Gesetzes vom 19.04.2006 (BGBl. I S. 866).

¹⁹ vgl. Richtlinie 2003/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15.07.2003 zur Änderung der Richtlinie 68/151/EWG des Rates in Bezug auf die Offenlegungspflichten von Gesellschaften bestimmter Rechtsformen, Amtsblatt Nr. L 221 vom 04.09.2003 S. 0013 - 0016). ²⁰ vgl. Deutscher Bundestag, 16. Wahlperiode: Drucksache 16/960, 15.03.2006, Gesetzentwurf der Bun- desregierung, Entwurf eines Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregis- ter sowie das Unternehmensregister (EHUG). http://dip.bundestag.de/btd/16/009/1600960.pdf, Zugriff am 22.07.2006.

²¹ vgl. Justiz in Baden-Württemberg: Elektronisches Handelsregister, Einführung des Elektronischen Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregisters in Baden-Württemberg, Stand 1. Juni 2006. (Hrgs.: Justizministerium Baden-Württemberg), http://justiz.baden-wuerttemberg.de/servlet/ PB/menu/1194952/index.html?ROOT=1155174, Zugriff am 22.07.2006.

²² vgl. Deutscher Bundestag: Plenarprotokoll 16/54, Stenografischer Bericht, 54. Sitzung, Berlin, Don- nerstag, den 28.09.2006. Tagesordnungspunkt 13, http://dip.bundestag.de/btp/16/16054.pdf, Zu- griff am 19.11.2006.

²³ vgl. Deutscher Bundesrat: Plenarprotokoll 826, Stenografischer Bericht, 826. Sitzung, Berlin, Frei- tag, den 13.10.2006. Tagesordnungspunkt 43, http://dip.bundestag.de/brp/826.pdf, Zugriff am

19.11.2006.

²⁴ vgl. Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregis- ter (EHUG) vom 10.11.2006 (BGBl. I, 2553).

²⁵ vgl. Website der Justizregister der Bundesländer: Gemeinsames Internet-Portal der Bundesländer zur „Internet-Registerauskunft“.(Hrgs.: Entwicklerverbund Elektronisches Handelsregister der deut- schen Bundesländer im Auftrag der Bund-Länder-Kommission für Datenverarbeitung und Ra- tionalisierung in der Justiz.), Verantwortung: Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen, http://www.handelsregister.de/, Zugriff vom 23.07.2006.

²⁶ vgl. Justizregister der Bundesländer, a.a.O.

²⁷ vgl. § 905 BGB

²⁸ vgl. § 6 bis 8 GBV; Grundbuchverfügung (GBV) in der Fassung der Bekanntmachung vom 24.01.1995 (BGBl. I S. 114), zuletzt geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 18.03.1999 (BGBl. I S. 497).

²⁹ vgl. § 2 Abs. 2 GBO

³⁰ vgl. § 4 GBV

³¹ vgl. § 9 GBV

³² vgl. § 10 GBV

³³ vgl. § 11 GBV

³⁴ vgl. §§ 12 und 12a GBO

³⁵ vgl. § 133 GBO

³⁶ vgl. Bundesnotarkammer: Zentrales Vorsorgeregister. http://www.bnotk.de/Bundesnotarkammer/ ZVR.html, Zugriff am 23.07.2006.

³⁷ vgl. Bundesnotarkammer: Zentrales Vorsorgeregister, Jahresbericht 2005. http://www.bnotk.de/ _PDF-Dateien/ZVR/ZVR_Jahresbericht_2005.pdf, Zugriff am 23.07.2006.

³⁸ vgl. § 78a BNotO

³⁹ vgl. § 78a Abs. 2 BNotO

⁴⁰ vgl. § 2 SigG

⁴¹ vgl. § 18 Abs. 1 BNotO

⁴² vgl. § 15 Abs. 1 SigG

⁴³ vgl. Bundesnotarkammer: Zertifizierungsstelle. http://www.bnotk.de/Bundesnotarkammer/ Zertifizierungsstelle/Zertifizierungsstelle_Info.html, Zugriff am 04.11.2006.

⁴⁴ vgl. Bundesnotarkammer: Welche Funktion erfüllt die Signaturkarte?. http://www.bnotk. de/Bundesnotarkammer/Zertifizierungsstelle/funktion_signaturkarte_zs.html, Zugriff am 04.11.2006.

⁴⁵ vgl. Bundesnotarkammer: Angebote der Zertifizierungsstelle, Die Signaturkarte als zentrales Sicherheitselement der notariellen Internetnutzung. http://www.bnotk.de/Bundesnotarkammer/ Zertifizierungsstelle/angebote.html, Zugriff am 04.11.2006.

⁴⁶ vgl. NotarNet GmbH: Was sind „SigNotar“ und „XNotar“?. http://www.notarnet.de/, Zugriff am 04.11.2006.