Einsatz der Methoden des strategischen IT-Controlling im Unternehmen

Abbildungsverzeichnis

Abkurzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Begriffe und theoretische Einfuhrung
2.1 Ziele und Aufgaben des Controllings
2.2 Ziele und Aufgaben des IT-Controllings
2.3 Strategisches IT-Controlling
2.4 Organisatorisches IT-Controlling

3 Einsatz der Methoden des strategischen IT-Controlling im Unternehmen
3.1 IT-Strategie im IT-Controlling
3.1.1 Inhalte von IT-Strategie
3.1.2 Entwicklung und Umsetzung der IT-Strategie
3.1.3 Praxisbeispiele
3.2 IT-Standardisierung
3.2.1 Einfuhrung
3.2.2 Total Cost of Ownerships von Informationssystemen
3.2.3 Fallstudie zur IT-Standardisierung
3.3 IT-Balanced Scorecard
3.3.1 Prinzip der IT-Balanced Scorecard
3.3.2 Einsatz der IT-Balanced Scorecard im IT-Controlling-Konzept
3.3.3 Bewertung der IT-Balanced Scorecard im IT-Controlling- Konzept
3.4 IT-Portfoliomanagement
3.4.1 Einfuhrung in das IT-Portfoliomanagement
3.4.2 Bewertung von IT-Sicherheitsprojekten
3.4.3 Praxisbeispiele zum Projektportfoliomanagement

4 Schlussbetrachtung

Quellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Strategische und operative Ziele des IT-Controllings

Abbildung 2: IT-Strategien entwickeln

Abbildung 3: Auswahl Informations- Kommunikationstechnik ( IKT)-

Kostenarten

Abbildung 4: Klassische BSC

Abbildung 5: Ursache-Wirkungskette in der IT-BSC

Abbildung 6: Integration der IT-BSC

Abbildung 7: Schema einer IT-BSC

Abbildung 8: Beispiel der Finanzperspektive fur IT-BSC

Abbildung 9: Beispiel der Markt- und Kundenperspektive fur IT-BSC

Abbildung 10: Beispiel der Interne Prozessperspektive fur IT-BSC

Abbildung 11: Beispiel der Lern- und Entwicklungperspektive fur

IT-Balanced Scorecard

Abbildung 12: Projekttypen in der IT-Sicherheit

Abbildung 13: Portfoliogestutzte Projektauswahl

Abbildung 14: Projekt-Priorisierung bei der Deutschen Lufthansa

Abkurzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Die zunehmende Globalisierung gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Prozesse eroffnet fur Unternehmen zusatzliche Chancen. Die Unternehmen stehen aber auch unter wachsendem Kosten- und Konkurrenzdruck. Sie sind deshalb zur ef- fektiven und effizienten Steuerung der einzelnen Unternehmensbereiche gezwun- gen, um wettbewerbsfahig zu bleiben. Um die einzelnen Unternehmensbereiche zu dem gesetzten Unternehmensziel steuern zu konnen, ist eine moderne Infor- mationstechnik (IT) aus den Betrieben nicht mehr wegzudenken und stellt somit einen wesentlichen Produktionsfaktor dar. Die Entwicklung der Informationsbe- schaffung und Informationsbereitstellung durch die Entwicklung der Informations- technik hat den Betrieben viele neue Moglichkeiten eroffnet. Die Nutzung der In- formationsmoglichkeiten hat viele Auspragungen erfahren und entwickelt sich standig in neuen Richtungen weiter. Die vorliegende Arbeit zeichnet einige dieser Entwicklungen nach. Letztlich geht es um die Steigerung der Effizienz und der Ef­fektivitat im gesamten Unternehmen sowie in den einzelnen Unternehmensberei- chen. Um die Effizienz und die Effektivitat steigern zu konnen, sind die strategi- schen Methoden des IT-Controllings in der Informationstechnologie anzuwenden. Die in dieser Arbeit vorgestellten Instrumente leisten die notige Informationsbe- schaffung und Informationsbereitstellung, um das Unternehmensziel zu erreichen. Desweiteren dienen sie der moglichen Steigerung der Effizienz und der Effektivitat von Betriebsablaufen, der Aktivierung des Potenzials im Unternehmen bzw. in den Unternehmensbereichen. Sie bieten die Moglichkeit, Entscheidungshilfen fur stra- tegische Unternehmensziele festzulegen und diese auf der operativen Ebene um- zusetzen. Die Arbeit beschreibt die unterschiedlichen strategischen IT- Controllinginstrumente und zeigt dabei die moglichen Potentiale bei der Verwen- dung dieser Instrumente im Unternehmen auf.

Im ersten Teil werden Begriffe im Zusammenhang mit strategischem IT-Controlling geklart und Ziele und Aufgaben des strategischen IT-Controllings dargelegt. Der Hauptteil setzt sich mit Methoden des strategischen IT-Controllings in Unterneh­men auseinander. Hierbei werden die Methoden des strategischen IT-Controllings wie IT-Standardisierung, die IT-Balanced Scorecard und das IT- Portfoliomanagement naher beleuchtet. Die einzelnen Methoden des strategi- schen IT-Controllings in Unternehmen werden zum Teil durch Beispiele aus der Praxis illustriert . Die Schlussbetrachtung beschaftigt sich mit dem Implementie- rungsstand des IT-Controllings in der Praxis von Unternehmen.

2 Begriffe und theoretische Einfuhrung

2.1 Ziele und Aufgaben des Controllings

Im Allgemeinen kann Controlling als Fuhrungskonzept fur eine zukunftsorientierte Unternehmens- und Gewinnsteuerung aufgefasst werden, aber auch als ein funk- tionsubergreifendes Instrument der ergebnisorientierten Planung, Steuerung, Ko- ordination und Informationsversorgung. Controlling ist ein komplexer Sachverhalt, der durch seine Ziele, seine Abgrenzung, seine Komponenten, seine innere Struk- tur und sein Verhalten definiert wird.¹Eine andere Definition versteht Controlling als einen Stelleninhaber, der fur Manager ein bestimmtes Set an Aufgaben er- bringt, z.B. die Bereitstellung von Kosteninformationen, Obernahme der Ergebnis- kontrolle und vieles andere mehr.²Gadatsch und Tiemeyer erklaren: “[...D]ie Sichtweise und Bedeutung des Controllings hat sich in den letzten Jahren gravie- rend geandert: Controlling ist mittlerweile nicht nur ein zentrales Instrument der Unternehmensfuhrung, sondern auch ein wichtiges Fuhrungskonzept fur ausge- wahlte Unternehmensbereiche. Es integriert das bewahrte Rechnungswesen und die erprobte Unternehmensplanung zu einem ganzheitlich orientierten Fuhrungs- instrument, das die Leitung sowie die nachgeordneten Fuhrungskrafte bei ihren Entscheidungen unterstutzen soll. Die Spezialisierung hat sich mittlerweile dahin entwickelt, dass Controlling als wichtiger Aufgabenbereich fur alle betrieblichen Teilfunktionen etabliert ist.“³

2.2 Ziele und Aufgaben des IT-Controllings

Der Begriff IT-Controlling wird sehr unterschiedlich benutzt. In der Literatur und Praxis tauchen zahlreiche Begriffe aus dem IT-Controlling auf. Der Begriff IT- Controlling wird als Sammelbegriff fur alle MaRnahmen und Instrumente ange- wendet, welche dem Zweck der Oberprufung und Forderung von Effektivitat und Effizienz der computergestutzten Informationsverarbeitung im Unternehmen die- nen. Der Begriff umfasst die Anwendung einzelner Instrumente oder auch ein ganzes System von Zielen, MaRnahmen, Prozessen und Instrumenten, welche diese Ziele unterstutzen⁴. “Die jungeren Begriffsdefinitionen betrachten IT- Controlling als Instrument zur Entscheidungsvorbereitung im Rahmen der wirt- schaftlichen und unternehmenszielorientierten Nutzung von IT-Ressourcen.“⁵Nach Gadatsch und Mayer versteht man unter IT-Controlling folgendes: “IT- Controlling ist ein System der Unternehmensfuhrung, das die Planung, Oberwa- chung und Steuerung aller IT-Aktivitaten unterstutzt und insbesondere die not- wendige Transparenz herbeifuhrt.“⁶

IT-Controlling hat zahlreiche Synonyme wie IV-Controlling, Informatik-Controlling (IC), IS-Controlling, DV-Controlling, Controlling der Informationsverarbeitung und Informationssystem-Controlling.

Die Ziele des IT-Controllings konnen definiert werden als Wirtschaftlichkeit und Effektivitat der Planung, Steuerung und Kontrolle aller Informationsverarbeitungs- prozesse, deren Ressourcen und der Infrastruktur im Unternehmen.⁷Nach

Schmid-Kleemann ist ein wichtiges Ziel des IT-Controllings, das Management in seinen Fuhrungs- und Steuerungsaufgaben bezuglich Fragestellungen und Her- ausforderungen im IT-Bereich zu unterstutzen.⁸

Ziel des IT-Systems ist es, die Informationen zur richtigen Zeit, im richtigen Um- fang, in angemessener Qualitat und Form sowie am richtigen Ort zur Verfugung zu stellen. Es ist daher das wesentlichste Ziel des IT-Controllings, das erforderliche IT-System angemessen und wirtschaftlich zu verwenden. IT-Controlling hat so- wohl strategische als auch operative Zielorientierungen.⁹

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Strategische und operative Ziele des IT-Controllings¹⁰

Die strategische und operative Zielorientierung wird nach Gernert und Ahrend wie folgt beschrieben: „Das strategische IT-Controlling verfolgt als wichtigstes Ziel die Ausrichtung der IT an den langfristigen Unternehmenszielen. Die Effektivitat des IT-Systems steht im Vordergrund. Aufgabe des strategischen IT-Controllings ist es, die Erfolgspotentiale des IT-Einsatzes herauszufiltern, ihre Nutzung optimal zu gestalten sowie darauf zu achten, dass ein weiterer Ausbau der Potentiale initi- iert wird.“¹¹So leistet das strategische IT-Controlling auch einen Beitrag dazu, die Erfolgspotentiale des Unternehmens zu entwickeln und zu erkennen. „Das Haupt- augenmerk des operativen IT-Controllings liegt auf der wirtschaftlichen Nutzung der IT-Ressourcen. Das IT-System muB effizient gestaltet sein.“¹²

Das operative IT-Controlling ist die Frage nach der Effizienz: „to do the things ringht?“¹⁴Gernert und Ahrend beschreiben das operative IT-Controlling so: “Inhalt des operativen IT-Controlling ist somit die effiziente Umsetzung der strategischen Ziele. Die allgemeinen Ziele lassen sich fur das operative IT-Controlling wie folgt formulieren: die Senkung der Kosten, die Steigerung der Effizienz, die Verringe- rung des Kapitaleinsatzes. Die aus den strategischen Vorgaben und den Vergan- genheitswerten des Rechnungswesens abgeleiteten Prognosen und Trendaussa- gen bilden die Grundlage fur die kurzfristige Planung und die operative Ge- winnsteuerung.¹⁵

Es gewahrleistet eine wirtschaftliche Durchfuhrung der IT-Prozesse im gesamten Unternehmen¹⁶.

Die Aufgabengebiete von operativem IT-Controlling werden in IT-Projekt-, IT- Produkt- und IT-Infrastrukturcontrolling unterteilt. Die spezielle Aufgabe des Pro- jektcontrollings definiert uberwachende Wirtschaftlichkeit, Qualitat, Funktionalitat und Termine, die mit jeder einzelner MaRnahme verknupft werden. Die Qualitat und Funktionalitat der Systeme uber die gesamte Nutzungszeit wird durch das Produktcontrolling uberwacht. Mit Hilfe des Infrastruktur-Controllings wird die Ver- fugbarkeit und Weiterentwicklung einer geeigneten Plattform fur jedes Produkt gesteuert¹⁷.

Eine weitere wichtige Differenzierung ist zwischen dem zentralen und dezentralen Controlling zu treffen. Das zentrale IT-Controlling umfasst die systemgestaltenden und strategisch systembetreuenden Aufgaben. Es koordiniert die strategische IT- Planung und den Abgleich mit der Unternehmensstrategie. Demgegenuber wer­den systembetreuende operative Aufgaben, wie beispielsweise Projekt-, Produkt-, und Infrastruktur-Controlling dem dezentralen IT-Controlling zugeordnet. Hierbei stehen die Aufgaben der Planung, Steuerung und Kontrolle der Projekte sowie sonstige dezentrale IT-Aktivitaten im Mittelpunkt. Es umfasst auch die Auslegung und Prazisierung der strategischen Vorgaben des zentralen IT-Controllings.¹⁸

2.3 Strategisches IT-Controlling

Das strategische IT-Controlling setzt sich eine spezifische Aufgabe im Manage­ment in der Informationstechnologie (IT). Es orientiert sich an mittel- und langfristi- gen Zielen des Gesamtunternehmens. Das strategische IT-Controlling unterstutzt die Steigerung der Effektivitat des Unternehmens. Hierfur lautet die Kernfrage: „ Welche Aufgaben mussen wir fur die Zukunft losen?“¹⁹

Gernert und Ahrend definieren strategisches IT-Controlling wie folgt:“ [D]as strate­gische IT-Controlling setzt sich mit den Potentialen der IT auseinander und be- trachtet die Erfolgspotentiale des Unternehmens hinsichtlich ihrer Abhangigkeit von IT. Es untersucht den Einfluss, den die IT auf die Erfolgspotentiale des Unter- nehmens hat und leitet daraus die Ziele und Strategien fur das Management der IT im Unternehmen ab. Das strategische IT-Controlling gewahrleistet, dass die IT ihren Beitrag zur langfristigen Erfolgssicherung des Unternehmens leistet, der IT Einsatz also optimal auf den Aufbau und die Nutzung der Erfolgspotentiale ausge- richtet ist.“²⁰Mit dem strategischen IT-Controlling konnen Chancen und Risiken der Informationstechnologie fur ein Unternehmen fruhzeitig erkannt werden.

Nach Schmid-Kleemann gliedert sich strategisches IT-Controlling in zwei Teile: Der eine ist Technologiemanagement, das sich mit den strategischen Erfolgspo- tentialen des IT-Bereichs sowie ihrem Einsatz in dem Unternehmen auseinander- setzt. Insbesondere untersucht er den Einfluss der Erfolgspotentiale auf die stra­tegischen Erfolgspositionen der Unternehmen. Daraus leiten sich die strategische StoRrichtung und ein zentrales Ziel fur die mittel- und langfristige IT-Planung ab. Der andere Teil des strategischen IT-Controllings unterstutzt die optimale Abstim- mung der strategischen Erfolgspotentiale mit den strategischen Erfolgpositionen der Unternehmung.²¹Die Kernaufgaben des strategischen IT-Controllings sind die Bewertung, Auswahl und Steuerung der IT-Strukturanderungen. Die richtige Werkzeugauswahl ist bedeutend, sie wird am Unternehmenswert und der Wett- bewerbsfahigkeit des Unternehmens gemessen.²²Eine weitere zentrale Aufgabe ist die Bereitstellung strategisch relevanter Informationen fur das IT-Management bzw. die Koordination der IT-Strategie mit der Unternehmensstrategie im Rahmen der Unternehmensplanung²³.

Das strategische IT-Controlling muss mit der Unternehmensstrategie abgestimmt werden, indem die notigen Prozesse, Rollen und Tools festgelegt werden. Hierzu ist eine kritische IST-Analyse der IT-Leistungen notwendig. Es ist dann moglich, den IT-Service an der Unternehmensstrategie auszurichten.²⁴

2.4 Organisatorisches IT-Controlling

Grundsatzlich beschaftigt sich die Organisation des IT-Controllings mit den zu lo- senden Aufgaben, der Eingliederung in die Gesamtorganisation und Beziehungen zu anderen Stellen des Unternehmens. Die Ziele der Organisation sind in Effektivitat, Effizienz und Flexibilitat gegliedert. Hinsichtlich der organisatorischen Effektivitat ist zu sagen, dass das IT-Controlling im Aufbau und in den Prozessen auf die Unternehmensstrategie und IT-Strategie ausgerichtet sein muss. Unter organisatorischer Effizienz ist zu verstehen, dass die Aufgaben wirtschaftlich erfullt werden. Der letzte Punkt - Flexibilitat - beinhaltet, dass die Anpassungs- und Neu- erungsfahigkeit gesichert ist. Die Organisation des IT-Controllings muss sich also entlang der Aufgaben, der Eingliederung in die Gesamtorganisation und den Be­ziehungen zu anderen Stellen der Unternehmen organisieren. Fur die organisato- rische Eingliederung des IT-Controllings bietet sich eine Kombination aus einer Anbindung an zentrales und dezentrales Controlling an.²⁵“Je starker ein Unter­nehmen dezentral organisiert ist, desto eher wird sich auch eine Dezentralisierung des IT-Controllings anbieten. Auch je zentralisierter die Gesamtorganisation ist, desto eher ist auch das IT-Controlling zentral organisiert.“²⁶

GroRe Unternehmen mit einer IT-Organisation pflegen und organisieren meist eine eigene Abteilung fur das Risikomanagement. Mit dieser Abteilung wird eine spezi- alisierte Organisationseinheit zur Verfugung gestellt, die fur die Risikobewaltigung bei der Planung, Entwicklung und beim Betrieb von produktiven IT-Systemen ver- antwortlich ist.²⁷

[...]

¹Vgl. Gernert C. /Ahrend, N. (2001): IT-Management:System statt Chaos, S.6.

² Vgl.Weber, J.;Schaffer, U. (2006): Einfuhrung in das Controlling, S.1

³ Gadatsch, A.; Tiemeyer, E. (2007): IT-Controlling. In: Gadatsch, A.; Tiemeyer, E. (Hrsg.): Betriebswirtschaft fur Informati- ker und IT-Experten. S. 332.

⁴Vgl. Bauknecht, K.: Informatik - Controlling - Vertiefung IS-Controlling. (2001): http://www.ifi.unizh.ch/ikm/Vorlesungen/IM2/SS01/IM2 files/Vorlesung/controlling 6.pdf, , S. 5-3 , Stand: 01.08.2008.

⁵Gadatsch, A. ( 2007): IT-Controlling - operative und strategische Werkzeuge nutzen. In: Tiemeyer, E. (Hrsg.): Handbuch IT-Management, S.386.

⁶Gadatsch, A.; Mayer, E. (2006): Masterkurs IT-Controlling, S.32.

⁷ Vgl. Krcmar, H.; Buresch, A. (2000): IV-Controlling - Ein Rahmenkonzept. In: Krcmar, H.; Buresch, A.; Reb, M. (Hrsg.): IV- Controlling auf dem Prufstand, S. 4-5

⁸Vgl. Schmid-Kleemann, M. (2004): Balanced Scorecard im IT-Controlling: Ein Konzept zur Operationalisierung der IT- Strategie bei Banken, Band 174, S.22.

⁹ Vgl. Gernert, C.; Ahrend, N. (2001): IT-Management: System statt Chaos, S.54.

¹⁰Eigene Darstellung in Anlehnung an Gernert,C.; Ahrend, N.( 2001): IT-Management: System statt Chaos, S. 55.

¹¹Gernert, C.; Ahrend, N. (2001): IT-Management: System statt Chaos, S. 55.

¹²Gernert, C.; Ahrend, N. (2001): Ebd. S. 55.

¹⁴Tiemeyer, E. (2007): Organisation und Fuhrung im IT-Bereich. In: Tiemeyer, E. (Hrsg.): Handbuch IT-Management, S. 387.

¹⁵Gernert, C.;Ahrend, N. (2001): IT-Management: System statt Chaos. S.245.

¹⁶Vgl. Gernert, C.;Ahrend, N. (2001): IT-Management: System statt Chaos. S.56.

¹⁷ Vgl. Krcmar, H. (2003): Informationsmanagement, S.347.

¹⁸ Vgl. von Dobschutz, L. (2000): Organisation des IV-Controlling. In: von Dobschutz, L.; Barth, M.; Jager-Goy, H.; Kutz, M.; Moller, H.-P. (Hrsg.): IV-Controlling; Konzepte-Umsetzungen-Erfahrungen, S. 17.

¹⁹Tiemeyer, E. (2007): Organisation und Fuhrung im IT-Bereich. In: Tiemeyer, E. (Hrsg.): Handbuch IT-Management, S. 387.

²⁰Gernert, C.;Ahrend, N. (2001): IT-Management: System statt Chaos. S. 76-77

²¹ Vgl.Schmid-Kleemann, M. (2004): Balanced Scorecard im IT-Controlling. S. 33-34.

²²Vgl. Gadatsch, A.;Mayer, E.(2006): Masterkurs IT-Controlling. S.44.

²³Vgl. Schmid-Kleemann, M. (2004): Balanced Scorecard im IT-Controlling. S. 34.

²⁴Vgl. DI Schnetzer, H. (2004): Seminar: Controlling der IT-Kosten, S.2 . Stand : 05.07.2004 http://74.125.39.104/search?q=cache:xfCfuSKqG9MJ:www.future- network.at/files/events/2004/controlling.pdf+04048+se+controlling&hl=de&ct=clnk&cd=1&gl=de

²⁵Vgl. Schmid-Kleemann, M. (2004): Balanced Scorecard im IT-Controlling S.38.

²⁶Schmid-Kleemann, M. (2004): Ebd. S.38.

²⁷Vgl. Schmid-Kleemann, M. (2004): Ebd. S. 40.