Kostenlose Lieferungen

Inhaltsverzeichnis

1. Worum geht es ?

2. Planung der Vorgehensweise und Vorraussetzungen

3. Gefahrenpotenziale und Schlussfolgerungen daraus

4. Mögliche Sicherungsmaßnahmen

1. Worum geht es ?

Das Augenmerk der meisten Prüfungen im Bereich der Fakturierung richtet sich aus­schließlich auf den Prozess der Rechnungserstellung, die Korrektheit der einzelnen Rechnungspositionen, den zugehörigen Zahlungseingang, sowie etwaige Gutschrif­ten oder Stornos.

Es wird dabei leicht übersehen, dass es auch Lieferungen an Kunden geben kann, die aufgrund ihrer Auftragsart erst gar nicht zu einer Fakturierung führen.

Neben dem reinen Wertvolumen solcher Lieferungen (hier dürfte es die eine oder andere Überraschung geben), ist für den Prüfer auch von Interesse, ob - und wenn ja - wie diese Buchungen organisatorisch geregelt sind und wer im Unternehmen die Berechtigung für diese Buchungen hat (auch hier drohen wieder Überraschungen). Solche Buchungen sind nicht unüblich und es wird sie daher in den meisten Firmen geben (Versand von Mustern, Gewährleistungs- und Garantiesendungen, Werbe­sendungen etc.). Allerdings können derartige Lieferungen auch dolosen Charakter haben, insbesondere dann, wenn sie nicht einer regelmäßigen Kontrolle unterliegen. Eine ungewöhnliche Häufung kostenloser Lieferungen, zum Beispiel beim Projektge­schäft, kann wiederum ein Indiz für Abwicklungs- und Vertragsprobleme mit Unterlie­feranten sein.

2. Planung der Vorgehensweise und Voraussetzungen

Der Versand-/Fakturierungsprozess beginnt normalerweise mit der Anlage eines Kundenauftrags (SAP-Transaktion VA01). Hierdurch wird ein sog. Liefervorrat er­zeugt wird, der durch die Logistikmitarbeiter zu bearbeiten ist. Mit der Warenaus­gangsbuchung wird automatisch ein sog. Fakturavorrat erzeugt, womit innerhalb SAP systemseitig sichergestellt ist, dass alle Lieferungen auch zu einer entspre­chenden Faktura führen.

Eine Rechnung wird nur dann nicht erstellt, wenn es sich um eine kostenlose Liefe­rung handelt. Da eine nachträgliche Änderung eines kostenpflichtigen Auftrags hin zu einer kostenlosen Lieferung systemseitig nicht möglich sein sollte, ist bereits zum Zeitpunkt der Anlage des Kundenauftrags anzugeben, ob die Lieferung kostenlos erfolgen soll. Hierzu ist im Kundenauftrag eine spezielle Auftragsart (SAP-Standard KL) auszuwählen.

Im SAP-Standard könnte eine Analyse der kostenlosen Lieferungen über die Trans­aktion VA05 (Liste Aufträge) erfolgen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Da diese Transaktion prinzipiell alle Aufträge (also auch kostenpflichtige) auswertet, sollte aus Übersichtlichkeitsgründen zunächst im Einstiegsbild auf Verkaufsbelegar­ten (z.B. KL¹ ) eingeschränkt werden.

Hierzu ist auf den Button „weitere Selektionskritieren“ zu klicken und das Feld „Ver­kaufsbelegart“ auszuwählen. Unter den Selektionsbedingungen sind dann die jewei­ligen Verkaufsbelegarten für kostenlose Lieferungen (z.B. KL) einzugeben.

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Bevor die Auswertung gestartet werden kann, sind noch die Organisationsdaten (Verkaufsorganisation, Vertriebsweg) anzugeben.

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Wie aus vorigem Bild erkennbar, werden durch diese Abfrage bereits zahlreiche In­formationen, wie Kundennummer, Materialnummer mit Bezeichnung, Menge usw. geliefert. Die erzeugte Liste kann zur weiteren Bearbeitung (bspw. in IDEA) als Ex- cel-Datei gespeichert werden. Hierzu ist in der Menüleiste die Funktion „Liste [Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten] Si­chern [Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten] Datei“ auszuwählen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Um allerdings eine Aussage über das Wertvolumen an kostenlosen Lieferungen tref­fen zu können, ist eine Preisangabe notwendig, welche über diese Abfrage allerdings nicht angezeigt wird.

Als Richtgröße könnte der Standardpreis aus dem Materialstamm herangezogen werden. Hierbei handelt es sich um einen konstanten Preis, mit dem ein Material oh­ne Berücksichtigung von Warenbewegungen und Rechnungserfassungen bewertet wird. Der Standardpreis ist in der Tabelle MBEW hinterlegt und kann, bezogen auf den Bewertungskreis², analysiert werden. Eine Tabellenauswertung ist über den Da­ta Browser (Transaktion SE16) möglich.

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¹ unternehmensspezifisch können weitere angelegt werden.

² In der Regel ist der Bewertungskreis identisch mit dem Werk, wobei in SAP das Werk als Organisa­torische Einheit definiert ist, die ein Unternehmen aus der Sicht der Produktion, Beschaffung, In­standhaltung und Disposition gliedert. In einem Werk werden Materialien gefertigt bzw. Waren und Dienstleistungen bereitgestellt.