Brainstorming: Vorbereitung und Durchführung - ein Fallbeispiel

Inhaltsverzeichnis

1. Einführende Betrachtung
1.1 Aktueller Anlass
1.2 Abgrenzung
1.3 Gang der Untersuchung

2. Was ist „brainstorming“?
2.1 Individuelles „brainstorming
2.1.1 Vorbereitung - Durchführung - Resultat
2.1.2 Typische Probleme
2.2 „brainstorming“ in der Gruppe
2.2.1 Vorbereitung - Durchführung - Resultat
2.2.2 Typische Probleme
2.3 „brainwriting“
2.4 Exkurs: Moderation

3. Fallbeispiel eines „brainstorming“ im Einkauf eines IT-Dienstleisters
3.1 Situationsbeschreibung und Durchführung
3.1.1 Problemstellung
3.1.2 Entschluss zur Anwendung eines „brainstorming“
3.1.3 Vorbereitung
3.1.4 Durchführung
3.1.5 Resultat
3.2 Analyse
3.2.1 Vorbereitungsanalyse
3.2.2 Durchführungsbewertung
3.2.3 Ergebnisbewertung
3.2.4 Verbesserungsvorschläge

3.3 Zusammenfassung und Ausblick

Literatur- und Abbildungsverzeichnis

1. Einführende Betrachtung

1.1 Aktueller Anlass

Diese Seminararbeit befasst sich mit dem Thema „Vorbereitung und Durchführung eines „brainstorming“ in einem Unternehmen - ein Fallbeispiel -’’ und basiert auf meinen Erfahrungen von zweieinhalb Jahren Arbeit als Einkäufer eines ITDienstleistungsunternehmens, sowie weiterer vier Jahre Berufserfahrung, einer kaufmännischen Ausbildung und des Studiums.

Kreativität, Ideen und Innovationen bilden heute ein, wenn nicht das wichtigste, Gut, das ein Unternehmen auf den Märkten dieser Welt Erfolge bringen kann. Eingesetzt in allen Bereichen eines Unternehmens bringen neue Abläufe und Weiterentwicklungen den Wettbewerbsvorteil, der ausschlaggebend sein kann, um aus der Menge an Mitbewerbern herauszuragen. Dies erstreckt sich über interne Prozesse und Produkte in technischen und kaufmännischen Abteilungen, als auch in externen Einflüssen, wie in Absatzmärkten, bei Kunden und Lieferanten.

Um dieses, für ein Unternehmen, lebenswichtige Potential abzurufen, gilt es Mitarbeiter zu motivieren und Ihre Kreativität und geistiges Potential zu fördern. Kreativitätstechniken, wie das noch zu erläuternde „brainstorming“, dienen dabei als Mittel und Methode die Ideen eines Einzelnen oder einer Gruppe zu visualisieren und dem Unternehmen zugängig zu machen. Die Gewinnung dieser Resultate, die abgeschöpft und umgesetzt werden können, liegt also im ureigensten Interesse eines gewinnorientierten Unternehmens.

1.2 Abgrenzung

Im Abschnitt 2 dieser Arbeit werden nur die beiden Arten „individuelles brainstorming“ und „brainstorming in einer Gruppe“ betrachtet. Auf andere, nicht so bekannte und nicht übliche, Methoden und deren Erläuterung wird verzichtet, z.B. des „anonymen brainstorming“.

Der Exkurs (Abschnitt 2.4) soll nur kurz die wichtige Funktion der Moderation beleuchten. Hier wird nur auf die, betreff des „brainstorming“, wichtigsten Aspekte eingegangen.

Im dritten Abschnitt, besonders bei der Erläuterung des Fallbeispieles, wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Bereiche von mir praxisnah erläutert werden und kein Recht auf Vollständigkeit besitzen. In anderen Unternehmen mögen mehr, weniger oder andere Arbeitsschritte vorkommen.

1.3 Gang der Untersuchung

Die nun folgende Untersuchung lässt sich grob in zwei Abschnitte gliedern: einen theoretischen und einen praktischen Ansatz.

Der erste Teil befasst sich mit dem Skizzieren von zwei Methoden des „brainstorming“. Ziel ist die Darstellung, Erklärung und Definition der beiden Methoden, sowie deren Abgrenzung voneinander. Besonderes Augenmerk soll auch auf den möglichen Problemen liegen. Am Ende dieses Abschnittes werden zwei Sonderaspekte die Methode des „brainwriting“ und die wichtige Funktion der Moderation, erläutert.

Der zweite Abschnitt wendet sich der praktischen Umsetzung eines „brainstorming“ zu. Am Beispiel einer Situation deren Vorbereitung, Durchführung und Resultatsbeschreibung, soll gezeigt werden, wie die theoretischen Kenntnisse in die Praxis transformiert wurden. Eine Analyse der Ist-Situation mit Verbesserungsvorschlägen rundet das Fallbeispiel ab.

Eine Zusammenfassung aller dargestellten Elemente mit Aussicht auf zukünftige Möglichkeiten beschließt diese Hausarbeit.

2. Was ist „brainstorming“?

Ein modernes Unternehmen in unserer heutigen Gesellschaft ist mit einer Reihe von Problemen konfrontiert, die sowohl interne als auch externe Bezugspunkte betreffen. So müssen, zum Beispiel interne Arbeitsabläufe optimiert Informationen ausgetauscht und Produktionsprozesse angepasst und verbessert werden. Auch Problemen mit Marktveränderungen, Kunden- und Lieferantenbeziehungen oder Umweltfaktoren muss sich ein Unternehmen extern stellen.

Lösungen zu diesen Herausforderungen können auf der einen Seite durch externe Kräfte eingekauft werden. So können Unternehmensberater ihr Wissen auf die Probleme fokussieren und eine Lösung finden, die, abgeleitet aus Wissen und Erfahrung, noch nicht angedacht war. Wissen wird als Transferleistung eingekauft.

Auch Soft- und Hardwarelösungen können einem Unternehmen Probleme abnehmen. Der Einkauf solcher, teilweise sehr teurer, Kapazitäten, stellen eigentlich nur eine Transferleistung von Wissen dar, da die meisten Systeme bereits in anderen Unternehmen eingesetzt werden und nur noch unternehmens- und branchenspezifisch abgeändert werden müssen.

Eine Alternative zum Einkauf von Know-how (extern) ist die Suche und Entwicklung eigener Lösungsvorschläge im Unternehmen (intern). Diese, in der Praxis häufig nicht genutzte, Ressource ist bereits durch Mitarbeiter und ihre Erfahrungen vorhanden. Es gilt nun diese zu nutzen.

Diese Hausarbeit beschäftigt sich mit einer Kreativitätstechnik, dem „brainstorming“, welches eine Methode zur Nutzung dieser Ressource darstellt.

Kreativitätstechniken definiert Gabler als „Ideenfindungsmethode“, die die Wahrscheinlichkeit zur Findung von Ideen bei innovativen Problemstellungen erhöht1. Dabei ist das „brainstorming“ nur eine von vielen Techniken, die eingesetzt werden können. Da in den meisten Unternehmen diese aber besonders häufig eingesetzt wird und von allen Techniken am meisten bekannt ist, soll nun im Folgenden diese herausgearbeitet werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Grafik 1: Kreativitätstechniken

Dabei wird unterschieden zwischen dem „individuellen brainstorming“ und dem „brainstorming in der Gruppe“. Das erste dient der Sammlung und Strukturierung eigener Ideen, das zweite und bekanntere der Mitvisualisierung der Ideen anderer. Das „brainwriting“ ist eine Unterart des „brainstorming“, kann jedoch auch als eigenständig angesehen werden. Die „Moderation“ ist einer der wichtigen Aspekte in diesen Techniken, wenn es um Gruppen und deren Zusammenarbeit geht. Dies gilt auch für andere Bereiche, soll im Folgenden bezüglich des „brainstorming“ besonders herausgestellt werden.¹

2.1 Individuelles „brainstorming“

2.1.1 Vorbereitung - Durchführung - Resultat

Das individuelle „brainstorming“ dient der Findung und Strukturierung von eigenen Ideen, ist folglich eine Methode, die eine Person für sich selbst nutzen kann und entsprechend auch nur von einer Person durchgeführt werden kann.

Diese Methode bedarf keiner großen Vorbereitung. Eine Möglichkeit der Erfassung von Ideen ist die Beschriftung von Karteikarten². Jede Idee soll auf eine Karteikarte geschrieben werden. Dafür benötigt man eine ausreichende Anzahl Karten und einige Stifte. Das Problem oder Thema, um das es geht, wird auf eine Karte geschrieben und dick unterstrichen. Anschließend wird diese Karte auf dem Tisch in der Mitte platziert. Bevor man sich auf Ideenfindung begibt, sollte man versuchen sich mit anderen Tätigkeiten von dem Thema abzulenken. Dies soll ein ständiges Denken verhindern und ein Freimachen der Gedanken schaffen. Möglich wäre es zum Beispiel im Abwarten von ein oder zwei Stunden/Tagen bis man sich an das eigentliche „brainstorming“ begibt.

Hat man sich für die Durchführung entschieden, sollte man sich an den Tisch begeben, die Karteikarten und Stifte zur Hand nehmen und sich auf die Themen- Karteikarte konzentrieren. Alles was einem dazu einfällt, sollte nun einzeln auf die Karten geschrieben werden und wahllos um das Thema positioniert werden. Dabei ist wichtig, auch vielleicht banales, unwichtig oder unrealisierbares zu notieren und zu positionieren. Gehen einem die Ideen aus, kann man sich Inspirationen auch aus dem Umfeld besorgen, von Kollegen, aus Zeitungen oder dem Internet. Der gesamte Prozess sollte einen Zeitrahmen von 30 Minuten nicht überschreiten.

Hat man di]ese „kreative“ Phase abgeschlossen, geht es daran, die aufgeschriebenen Ideen zu überarbeiten und zu ordnen. Manche Ideen kann man zusammenfassen oder abkürzen. Vielleicht sind auch welche doppelt, die dann aussortiert werden können. Gleichzeitig sollte man versuchen zu ordnen, in dem man Überschriften oder Kategorien findet, wenn dies möglich ist. Bei dieser Arbeit fallen einem möglicherweise auch noch neue Ideen ein, die ebenfalls notiert werden sollten.

In der letzten Phase sollten nun ein oder zwei Resultate herausgepickt werden, die einem bei dem Problem als beste oder anscheinend sehr gute Lösung in Betracht kommen. Man kann diese weiter konkretisieren und sich als Ziele setzen, diese möglichst bald umzusetzen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2.1.2 Typische Probleme

Als typisches Problem bei dem individuellen „brainstorming“ kann die Konzentrationsunterbrechung während der Durchführung genannt werden. Man konzentriert sich auf das Problem, hat vielleicht eine Idee und möchte diese zu Papier bringen, kann es aber nicht, weil einem die passende Formulierung fehlt.

[...]

¹ Vgl. Gabler, Wirtschafts-Lexikon, Band 3, 12. Aufl., Wiesbaden 1988, S. 3047 5

² Vgl. Nückles / Gurlitt / Pabst / Renkl, Mind Maps & Concept Maps, 1. Aufl., München 2004, S 42ff