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Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Bürokaufmann / -kauffrau)

Unterweisung / Unterweisungsentwurf 2009 9 Seiten

AdA Kaufmännische Berufe / Verwaltung

Leseprobe

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Ausgangssituation

In den ersten vier Wochen der Ausbildungszeit war der Auszubildende zum Grundlehrgang in der Generalverwaltung. Dort wurden ihm die Aufgaben der Generalverwaltung im Perso- nalwesen und die Zusammenarbeit mit den einzelnen Instituten vermittelt. Zudem wurde er in den einschlägigen Datenschutzbestimmungen unterwiesen.

Seit Beginn der Woche befindet sich der Auszubildende in der Personalabteilung des Max- Planck-Institutes für Biochemie. In diesem Ausbildungsabschnitt lernt er die Personalverwal- tung des Instituts kennen und bestimmte Verwaltungsmaßnahmen auszuführen.

Operationales Lernziel

Nach der Unterweisung ist der Auszubildende in der Lage, selbständig Personalakten anzu- legen. Ziel der Unterweisung ist, dass der Auszubildende den Personalordner ordnungsge- mäß anlegt, die Unterlagen korrekt einsortiert und die Personalakte entsprechend den Da- tenschutzbestimmungen verwahrt.

Stufe 1: Vorbereitung & Heranführung des Auszubildenden

1. Zunächst bereite ich den Unterweisungsplatz vor und lege die notwendigen Hilfsmittel bereit:
- 2 Personalakten (DIN A4 Ordner)
- 2 Rückenschilder (beschriftet),
- 2 x 4 beschriftete Einlageregister
- Personalunterlagen zweier zukünftiger Angestellter
(Neueintritt in das Institut zum 1. Januar 2010)
- 1 Checkliste über die Einteilung der Personalakte
- 1 Locher
2. Durch eine freundliche Begrüßung und meine eigene Vorstellung nehme ich dem Auszu- bildenden die Befangenheit (Augenkontakt herstellen, verbindlicher Gesichtsausdruck).
3. Mit einem kurzen lockeren Gespräch stelle ich den persönlichen Kontakt zum Auszubil- denden her und schaffe somit eine persönliche Atmosphäre und ein angenehmes Lern- klima.
4. Anschließend stelle ich dem Auszubildenden das Thema der folgenden Unterweisung vor.
5. Mit einem kurzen Ausblick, wann und wo das Erlernte in der Praxis zur Anwendung kommt, wecke ich das Interesse des Auszubildenden. Der Hinweis, dass er das heute Gelernte zukünftig selbst anwenden darf, da er ab sofort für die neu eintretenden Mitar- beiter/innen die Personalakten anlegen darf, steigert seine Motivation zusätzlich.
6. Bevor die Unterweisung startet, frage ich den Auszubildenden, ob er bereits eine Perso- nalakte angelegt hat und weise darauf hin, dass er anhand der Checkliste die Einsortie- rung der Personalunterlagen in die Personalakte vornehmen soll.

Unterweisungsentwurf zur Ausbildereignungsprüfung Matthias Kettl

Das Anlegen der Personalakte

Stufe 2: Vorführung und Erklärung durch den Ausbilder

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Titel: Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Bürokaufmann / -kauffrau)