Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Personaldienstleistungskaufmann/-kauffrau)

Inhaltsverzeichnis

Situationsdarstellung

Richtlernziel

Groblernziel

Feinlernziel

Mikrolernziel

Unterweisung nach der 4-Stufen-Methode

Unterweisungsformen

Lernzielbereiche

Kognitiver Bereich

Operationalisierung

Affektiver Bereich

Operationalisierung

Psychomotorischer Bereich

Operationalisierung

Wissensbereiche

Grundwissen = allgemeine Theorie

Arbeitstechnisches Wissen = Fachtheorie

Begleitendes Wissen = zusätzliches Wissen

Arbeitszergliederung 7-

Lern- und Lösungshilfen

Nachbereitung

Ausgangssituation

Die Umschülerin Frau L., 40 Jahre alt, bis dato Beamtenlaufbahn mittlerer nichttechnischer Postdienst, Schulbildung mittlere Reife, soll zur Personaldienstleistungskauffrau umgeschult/ausgebildet werden.

Frau L. hat die ersten grundlegenden Erkenntnisse im Betrieb vermittelt bekommen. Im Ausbildungsrahmenplan ist das Anlegen bzw. Führen einer Personalakte im Rahmen der Personalsachbearbeitung vorgesehen.

In einer bereits durchgeführten Unterweisung hat Frau L. das Bundesdatenschutzgesetz unter § 5 durch den Datenschutzbeauftragten unseres Unternehmens ausführlich erläutert bekommen und verfügt über die Kenntnisse mit vertraulichen Unterlagen umzugehen.

Die Unterweisung findet im Büro des Personalreferenten statt. Es ist von Mitarbeitern anderer Arbeitsbereiche nicht zugänglich. Der Raum ist sehr hell und der Geräuschpegel sehr niedrig. Um bei der Unterweisung ungestört zu sein, wird das Telefon per Rufumleitung an einen Personalsachbearbeiter des Unternehmens umgeleitet. Der Schreibtisch ist ordentlich und alle für die Unterweisung benötigten Ausbildungsmittel sind griffbereit.

Richtlernziel

Personalsachbearbeitung

Groblernziel

Anlegen/Führen von Personalakten

Feinlernziel

Anlegen von Personalakten nach betrieblichen Vorgaben und unter Berücksichtigung des Bundesdatenschutzgesetztes.

Unterweisungsmethode

Die Unterweisung des Umschülers/Auszubildenden erfolgt nach der

Vier-Stufen-Methode.

Unterweisungsformen

- vortragende à die Umschülerin wird in einem kurzen Vortrag über das Thema der Unterweisung informiert

- vormachende à der Umschülerin werden die zu vermittelnden Arbeitsabläufe gezeigt und erklärt

- wiederholende und fragend-entwickelnde à die Umschülerin soll das soeben gezeigt bekommene wiederholen. Bei Schwierigkeiten soll durch gezielte Fragen des Ausbilders der Erfolg herbeigeführt werden

- übende à die Umschülerin soll den unterwiesenen Arbeitsvorgang selbständig üben und vertiefen

- besprechende à ob die vorgemachte Unterweisung verstanden wurde, wird im Rahmen Lernerfolgskontrolle überprüft. Hier nutzt der Ausbilder die besprechende Form

Lernzielbereiche

Kognitiver Bereich

Die Umschülerin

- lernt die sachliche Aufteilung nach dem Inhaltsverzeichnis der Personalakte zu nennen
- lernt Sinn und Zweck des Datenschutzes zu kennen
- lernt Kenntnisse über die Unfallverhütungsvorschriften beim Umgang mit den Unterweisungsmitteln

Operationalisierung

Die Umschülerin ist nach der Unterweisung in der Lage den Inhalt der Personalakte nach der sachlichen Gliederung zu nennen

Affektiver Bereich

Die Umschülerin lernt darauf zu achten:

- beim Anlegen einer Personalakte die Hygienevorschriften einzuhalten
- die Vorschriften des Datenschutzes, insbesondere der Personaldaten einzuhalten
- Umweltvorschriften einzuhalten

Operationalisierung

Der Umschülerin ist bewusst, dass sie beim Anlegen einer Personalakte die entsprechenden Vorgaben und Anweisungen einzuhalten und ordentlich zu arbeiten hat

Psychomotorischer Bereich

Die Umschülerin lernt die einzelnen Personalunterlagen abzulegen und die Akte zu

beschriften.

Operationalisierung

Die Umschülerin kann nach erfolgter Unterweisung die Personalakte anlegen.

Wissensbereiche

Grundwissen à vermitteln der allgemeinen Theorie

Die Personalakte dient als Mittel zur Ordnung und Aufbewahrung der verschiedensten Schriftstücke eines Mitarbeiters im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis. Die Personalakte wird im Rahmen der Personalsachbearbeitung in der zuständigen Personalabteilung des Unternehmens angelegt und geführt. Durch die verschiedenen Ordnungsmerkmale im Rahmen eines Sachregisters werden die einzelnen Schriftstücke eines Mitarbeiters bzw. über den Mitarbeiter dort abgelegt. Zur Ablage muss das korrekte Sachregister geöffnet werden. Im einzelnen Sachregister sind Metalltaschen angebracht, die vor der Einsortierung hochgeklappt und herausgenommen werden und nach Ablage wieder geschlossen werden müssen.

Ein weiteres wichtiges Ordnungsmerkmal zum schnellen Zugriff auf die Personalakte, ist der Reiter auf dem der Namen des jeweiligen Mitarbeiters angegeben ist und alphabetisch im Personalaktenschrank abgelegt wird. Die Personalakte begleitet einen Mitarbeiter vom Eintritt in das Unternehmen, bis hin zum Austritt.

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