PIS - Personalinformationssysteme

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Definitionen und Grundlagen
2.1 Bestimmungsmerkmale
2.2 Ziele von PIS
2.3 Aufgaben von PIS

3. Bestandteile eines PIS am Praxisbeispiel SAP R/3 – HR
3.1 Personalmanagement
3.2 Personalzeitwirtschaft
3.3 Personalabrechnung
3.4 Veranstaltungsmanagement
3.5 Ist SAP R/3 - HR ein Personalinformationssystem?

4. Einführungsprobleme

5. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

6. Entwicklungstrends und Zusammenfassung

7. Literaturverzeichnis

8. Anhang

1. Einleitung

Personal steht schon lange nicht mehr nur für Arbeitskraft. Das Wissen der Mitarbeiter wurde in den letzten Jahren verstärkt als erfolgskritischer Faktor in den Unternehmen erkannt. Zudem verursachen Mitarbeiter aber auch hohe laufende Kosten. Ausgehend von dieser Basis verwundert es nicht, dass personalwirtschaftliche Prozesse stark an Bedeutung gewonnen haben. Unterstützung findet das Management in entsprechenden Managementkonzepten und Softwarelösungen. Als hilfreiche Komponente haben sich im Personalbereich die Personal-informationssysteme (PIS) etabliert. Im Rahmen der vorliegenden Arbeit soll diese Kategorie von Managementinformationssystemen genauer betrachtet werden.

Um ein Personalinformationssystem in seiner Gesamtheit verstehen zu können, reicht

es bei weitem nicht aus, einfach nur zu wissen was es kann. Vielmehr muss man bei

der Betrachtung neben der ökonomischen Seite eines PIS auch die soziale Komponente berücksichtigen. Grade bei der Einführung von Personal informationssystemen sind viele Menschen betroffen, im positiven wie auch teilweise im negativen Sinne. Daher erschien

es angebracht, neben den Grundlagen, Aufgaben, Zielen und Entwicklungen auch Probleme

und mögliche Fragestellungen genauer zu untersuchen. Diese Aspekte haben wir bei der Ausarbeitung berücksichtigt.

Zum besseren Verständnis und zur Verdeutlichung des möglichen Umfangs eines Personalinformationssystems stellen wir als Praxisbeispiel die personalwirtschaftlichen Anwendungen der Softwarelösung SAP R/3 vor.

2. PIS - Definition und Grundlagen

Eine Definition nach Domsch, 1980:

Ein Personalinformationssystem (PIS) ist

- ein System der geordneten Erfassung, Speicherung, Transformation (Umwandlung) und Ausgabe
- von für die Personalarbeit relevanten Informationen über das Personal und deren Tätigkeitsbereiche / Arbeitsplätze
- mit Hilfe organisatorischer und methodischer Mittel (inklusive EDV)
- unter Berücksichtigung des Bundesdatenschutzgesetzes, des Betriebs-verfassungsgesetzes sowie anderer relevanter Gesetze, Verordnungen, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen
- zur Versorgung der betrieblichen und überbetrieblichen Nutzer des Systems mit denjenigen Informationen,
- die sie zur Wahrnehmung ihrer Planungs- , Entscheidungs-, Durchführungs- und Kontrollaufgaben
- unter Berücksichtigung von sozialen und wirtschaftlichen Zielen benötigen.

Diese schon recht alte Definition von PIS ist, so räumt Domsch selbst ein, eine sehr ideal-typische Vorstellung. Dennoch lässt sich diese Definition, auch trotz ihres Alters, problemlos auf die heute gängigen Personalinformationssysteme übertragen. Am Aussagewert der Definition hat sich in den Jahren seit 1980 nichts verändert, lediglich die Technik der Systeme ist immer weiter verbessert worden. Somit hat die zentrale Aussage des Satzes auch heute noch große Bedeutung.

Die zentrale Aussage ist im Wesentlichen:

- geordnete Erfassung, Speicherung und Ausgabe,
- Erhalt relevanter Informationen über Personal und Arbeitsplätze,
- Hilfe organisatorischer und methodischer Mittel,
- Berücksichtigung geltender Gesetze,
- Versorgung der Nutzer mit Informationen,
- Hilfe bei Planung, Entscheidung, Durchführung und Kontrolle,
- Berücksichtigung von sozialen und wirtschaftlichen Zielen.

Natürlich gibt es noch zahlreiche andere Definitionen. In den meisten Punkten ähneln sich diese Definitionen stark, weswegen es wenig zweckmäßig ist, sie hier alle anzusprechen.

Dennoch sei, um die Ähnlichkeiten hervorzuheben, hier eine weitere angeführt:

Ein PIS ist ein…

«[...] System zur Gewinnung, Speicherung, Verarbeitung, Auswertung und Übertragung personal- und arbeitsplatzbezogener Informationen mit Hilfe technischer, methodischer und organisatorischer Mittel zur Versorgung der Führungskräfte, Personalsachbearbeiter und Arbeitnehmervertreter mit denjenigen relevanten Informationen, die eine zielorientierte Bewältigung der Führungs- und Administrationsaufgaben im Personalbereich unterstützen.» (nach Hentze, 1994)

In dieser Definition von Hentze ist zum Beispiel die soziale Komponente, die in Domsch´s

Definition angesprochen wird, gar nicht angeführt.

Weitere Grundlagen:

Das Personalinformationssystem ist als integrierter Bestandteil des gesamten Management-Informationssystems zu sehen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 „Managementinformationssystem und Subsysteme“ (nach Domsch, 1980)

PIS sind integrative Systeme, die im Allgemeinen nicht als erstes System, sondern zusammen mit anderen betrieblichen Informationssystemen und in Abstimmung mit diesen entwickelt werden. In der Gesamtbetrachtung eines Managementinformationssystems ist ein PIS jedoch ein selbständig funktionierender Teilbereich.

2.1 Bestimmungsmerkmale

- Wie hoch ist der Automatisierungsgrad ?

Bei einer großen Anzahl Beschäftigter innerhalb eines Unternehmens lohnt es sich, Teile des PIS zu automatisieren. Durch formale Einheitlichkeit in der Erfassung von Personaldaten (z.B. durch standardisierte Eingabemasken oder automatische Stundenabrechnung) kann ein hoher Grad an Formalisierbarkeit in PIS erreicht werden. Automatisierung und Formalisier-barkeit stehen in einem engen Abhängigkeitsverhältnis.

- Wie hoch ist der Entwicklungsgrad ?

Hier unterscheidet man zwischen administrativen Berichts- und Auskunftssystemen und dispositiv-strategischen Planungs-, Entscheidungs- und Prognosesystemen.

Administrative PIS erledigen vorwiegend vergangenheitsbezogene, abrechnungstechnische und verwaltungsmäßige Aufgaben, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechung mit einfachen Statistik- und Suchfunktionen. Diesen Entwicklungsgrad können fast alle PIS aufweisen. Von einem „echten“ PIS kann man erst bei einem dispositiven (oder strategischen) PIS sprechen. Die Leistung dieser Informationssysteme geht über die Einfache Lohn- und Gehaltsabrechung hinaus. Sie geben Auskunft über wiederholbare (dispositive) oder ein-malige, unvorhersehbare (strategische) Personal- oder Arbeitsplatzentscheidungen und helfen bei der Personalplanung, zum Beispiel bei der Einteilung (Disposition) von Arbeitskraft auf freie Stellen. Mit ihrem meist großen Datenbestand dienen sie auch als Entscheidungshilfen für zukünftige Problembereiche.

- Wie hoch ist der Zentralisierungsgrad ?

Hierbei wird zwischen zentralen und dezentralen PIS unterschieden. Gemeint ist die zentrale Datenerfassung über ein Hauptsystem oder die dezentrale Erfassung über mehrer Clients, die an ein Hauptsystem angeschlossen sind.

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