Implementierungsempfehlungen für Manager Self-Services

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1 Panta Rhei – Alles fließt

2 Grundlagen – Manager Self-Services
2.1 Vorteile, Definition und Abgrenzung
2.2 Management Self-Services im Überblick
2.3 Implementierungsstand bei E.ON IS
2.3.1 Systemlandschaft
2.3.2 Implementierte Manager Self-Services bei E.ON IS

3 Erhebung: Betroffene zu Beteiligten machen
3.1 Zielsetzung
3.2 Methodik
3.2.1 Grund- und Erhebungsgesamtheit
3.2.2 Erhebung durch Interviews
3.2.3 Repräsentativität
3.2.4 Technische Unterstützung der Befragung
3.3 Durchführung

4 Auswertung: Vom Gewünschten zum Möglichen
4.1 Auswertung und Aggregation
4.2 Testung und Filterung
4.3 Ergebnisse
4.3.1 Persönliche Daten eines Mitarbeiters und digitale Personalakte
4.3.2 Verbesserung des Reports – Abwesenheiten
4.3.3 Antrag auf Überprüfung der Vergütung
4.3.4 Stellenausschreibung und Personalbeschaffungsantrag

5 Bewertung: Kosten und Nutzen im Vergleich
5.1 Bewertungsmaßstab Wirtschaftlichkeit
5.2 Aspekte der Kostenkalkulation
5.3 Aspekte der Nutzenkalkulation
5.4 Anwendung am Beispiel

6 Umsetzung: Implementierungsempfehlungen für Manager Self-Services
6.1 Beispiel – Antrag auf Überprüfung der Vergütung
6.2 Beispiel – Stellenausschreibung und Personalbeschaffungsantrag

Management Summary

Anhang

Quellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 2.1 – Vorteile der Self-Services (eigene Darstellung)

Abbildung 2.2 – Startseite in der Rolle Manager Self-Services [PLAU08]

Abbildung 2.3 – Startseite in der Rolle Manager Self-Services, Ausschnitt [PLAU08]

Abbildung 2.4 – Struktur des Bereiches Team im MSS [SAPL08]

Abbildung 2.5 – HCM Systemlandschaft der E.ON IS (eigene Darstellung)

Abbildung 2.6 – Startseite MSS bei E.ON IS (Screen shot E.ON IS System)

Abbildung 2.7 – Startseite MSS bei E.ON IS, Ausschnitt (Screen shot E.ON IS System)

Abbildung 4.1 – Auswertung, Aggregation und Filterung (eigene Darstellung)

Abbildung 4.2 – Filterstufen 1 bis 5 (eigene Darstellung)

Abbildung 4.3 – Report Abwesenheiten IST (Screen Shot E.ON IS System)

Abbildung 5.1 – Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen (eigene Darstellung)

Abbildung 5.2 – Kosten- und Nutzenverlauf (vgl. BRUG05 S. 11)

Abbildung 5.3 – IT-Kostenwürfel (vgl. GADA06 S. 159)

Abbildung 5.4 – Wirkungsdimensionen (vgl. DURS07 S. 91)

Tabellenverzeichnis

Tabelle 2.1 – Employee Self-Services und Manager Self-Services im Vergleich (eigene Darstellung)

Tabelle 4.1 – Beispiel Filterstufe 1 (eigene Darstellung)

Tabelle 4.2 – Beispiel Eins Filterstufe 2 (eigene Darstellung)

Tabelle 4.3 - Beispiel Zwei für Filterstufe 2 (eigene Darstellung)

Tabelle 4.4 – Beispiel Filterstufe 3 (eigene Darstellung)

Tabelle 4.5 – Beispiel Filterstufe 4 (eigene Darstellung)

Tabelle 4.6 – Beispiel Filterstufe 5 (eigene Darstellung)

Tabelle 5.1 – Nutzenmatrix (eigene Darstellung)

1 Panta Rhei – Alles fließt

Diese Kurzform der Äußerung Heraklits von Ephesus hat selbst nach über 2500 Jahren als treffende Beschreibung der beständigen Veränderung der Welt nicht an Gültigkeit verloren [HIRSoJ S. 29].

Neben den bekannten Herausforderungen von Globalisierung, beschleunigter technologischer Entwicklung und divergenter Populationsentwicklung, unterstreichen aktuelle Weltmarktpreise auf Höchstständen für Bodenschätze, insbesondere für Rohöl, aber auch bei Wechselkursen einmal mehr die Unvorhersehbarkeit und Dynamik der weltweiten Entwicklung – alles fließt.

Die sich in diesem Rahmen bewegenden Wirtschaftssubjekte sind zur ständigen Anpassung herausgefordert. Für Erlangung oder das Erreichen von Wettbewerbsvorteilen sind die Unternehmen gehalten, ihre taktischen, strategischen und operativen Ziele zu prüfen und gegeben falls zu adaptieren. Die darauf ausgerichteten Geschäftsprozesse sind ebenso dieser Anpassungsherausforderung unterworfen, wie die unterstützenden Formen der Organisation sowie der Informations- und Kommunikationstechnologie [SCHM08 S. 42; THOM06 S. 163].

Skaliert finden diese Anpassungsvorgänge auch an der Unternehmenssoftware statt. Handelt es sich dabei um eine integrierte betriebswirtschaftliche Standardsoftware, wird der Begriff ‘Enterprise Resource Planning‘-System (ERP-System) verwendet. ERP-Systeme ermöglichen die IT-gestützte Bearbeitung von betriebswirtschaftlichen Aufgabenstellungen in vielfältigen Bereichen der Unternehmen und ermöglichen über eine integrierte Datenbasis eine hohe Prozessintegration. Neben den Marktgrößen SAP, Oracle und Microsoft gibt es sowohl für Komplettlösungen als auch für Einzelkomponenten von ERP-Systemen eine Vielzahl von Anbietern [HESS07 S. 2; JACO08 S. 1; GRON04 S. 12f.; SCHM08 S. 31; TEIC08 S. 17].

Diese Arbeit fokussiert auf eine Anwendung des SAP ERP aus der ‘SAP Business Suite‘ des Marktführers SAP AG. Das Modul ‘Human Capital Management (HCM)‘ bietet integrierte Self-Services für Manager und Angestellte. Besonders die Manager Self-Services (MSS) tragen dabei einer weiteren Tendenz als Folge der genannten Herausforderung Rechnung. Schnell verfügbare, fundierte Informationen als Produktionsfaktor und als Werkzeug vor allem für Entscheider in Unternehmen sind in ihrer Wichtigkeit erkannt worden, ihrer Bereitstellung wird Priorität beigemessen [BRUG05 S. 91; MUIR08 S. 49; S. 110f.].

An der Schnittstelle der beiden Tendenzen – kontinuierliche Anpassung an Erfordernisse und Informationsbereitstellung – setzt diese Arbeit an.

Nach einer halbjährlichen Nutzungsphase der MSS fand innerhalb des Unternehmens E.ON IS GmbH (E.ON IS) im Zeitraum April und Mai 2008 eine Datenerhebung statt. Führungskräfte aller Ebenen wurden zum aktuellen Bedarf an Anpassungen und Erweiterungen der Manager Self-Services befragt. Nicht die genaue und umfangreiche Darstellung der Ergebnisse ist das Ziel der folgenden Darlegungen, sondern ein exemplarisches Aufzeigen des Vorgehens und dessen Fundierung mit wissenschaftlichen Grundlagen auf dem aktuellen Stand der Forschung. Dabei dienen die praktischen Erfahrungen der E.ON IS Erhebung der Illustration und Verdeutlichung.

Mit einer Einführung in die Manager Self-Services, derer Definition und Zielsetzung sowie dem Implementierungstand bei der E.ON IS bildet Kapitel Zwei die Grundlage für die Folgekapitel.

Bedarf dort zu erfragen, wo er entsteht bedeutet auch, die Betroffenen zu Beteiligten zu machen. Die Zielsetzung und das Vorgehen der Erhebung mit in diesem Fall qualitativer Fragestellungen sind Inhalt des dritten Kapitels, ebenso die Grundlagen zur Methodik und die Durchführung selbst. Eine Weiterverwendung der Ergebnisse, des ermittelten Bedarfes erfolgt innerhalb eines Kontextes, der durch legale, unternehmensinterne und technische Restriktionen geprägt ist. Die Berücksichtigung diese Größen werden für das Beispiel E.ON IS im Kapitel Vier aufgezeigt, ein IST und SOLL Vergleich verdeutlicht die Adaption an den Bedarf der Führungskräfte.

Der Beitrag zum Unternehmenserfolg entscheidet über die Realisierung eines IT-Projektes. Die Wirtschaftlichkeit über Kosten und Nutzen zu bestimmen ist aus verschiedenen Gründen schwierig. Das fünfte Kapitel zeigt Ansätze und Möglichkeiten, wie dies für MSS erfolgen kann. Ein ausführliches Beispiel aus der Erhebung der E.ON IS zur Nutzenanalyse zeigt die praktische Anwendung. Auf der Basis der Wirtschaftlichkeit können Empfehlungen zur Implementierung von neuen Funktionen und Verbesserung gegeben werden, weitere Aspekte wie Einbindung von Entscheidungsträgern und Hilfestellung zur Projektierung sind Inhalt des sechsten Kapitels.

Die beschriebenen Maßnahmen enden nicht mit ihrer Umsetzung sondern stellen die Ausgangslage für eine erneute Prüfung zur Verbesserung der Unterstützung dar, denn – alles fließt.

2 Grundlagen – Manager Self-Services

Führungskräfte bewältigen ein breites Spektrum an Aufgaben. Sie führen einen Bereich, eine Abteilung oder ein Team; sie verwalten und verantworten Ausgaben von Kostenstellen. Ebenso müssen sie Entscheidungen treffen, die im Sinne der Unternehmensziele sind und im Einklang mit den Zielen der Mitarbeiter stehen. Dafür benötigen sie eine Fülle von aktuellen Informationen in der richtigen Aufbereitung und zur richtigen Zeit [GOET08 S. 188; EDIN08 S. 33].

Für einige Bereiche lassen sich dieses Informationsbeschaffungs-, Bearbeitungs- und Bereitstellungsprozesse durch Softwarelösungen automatisieren und im Sinne eines Selbstbedienungsangebots realisieren. Dieser Ansatz wird bei der Lösung von SAP zum Teil durch die Manager Self-Services umgesetzt, die in diesem Kapitel vorgestellt werden.

2.1 Vorteile, Definition und Abgrenzung

Der Begriff Self-Services im Kontext von Unternehmenssoftware wird in dieser Arbeit als der Ansatz verstanden, Informationen und Anwendungen ohne Einbindung von weiteren personellen Ressourcen über einen rollenbasierten Zugriff zu erreichen. Dabei werden die Funktionalitäten webbasiert über ein Portal angeboten, das verschiedene Ausprägungen haben kann, vom einfachen Personalportal bis hin zum vollintegrierten Unternehmensintranet. Viele der dafür notwendigen Prozesse der Generierung, Bereitstellung, Verbuchung und Kontrolle werden dabei vom System automatisiert abgewickelt [GRON04 S. 199; MUIR08 S. 311; GROS05 S. 66].

Self-Services allgemein und damit eingeschlossen die Manager Self-Services bieten dem Unternehmen und den beteiligten Nutzern hauptsächlich drei Vorteile, wie in Abbildung 2.1 veranschaulicht. Diese werden im Anschluss näher erläutert, lassen sich letztlich aber alle auf die Reduzierung von Kosten oder Freisetzung von Ressourcen hinführen [BROC05 S. 388; MUIR08 S. 110f.; EDIN08 S. 45].

Obwohl diese Vorteile für Self-Services allgemein gelten, eingeschlossen sind auch Supplier und Customer Self-Services, liegt der Fokus dieser Arbeit auf den unternehmensinternen Prozessen, besonders auf personalbezogenen Funktionalitäten. Betrachtet wird der selbstständige Zugriff durch Mitarbeiter auf Informationen auch aus anderen Fachbereichen und Abteilungen in einem Unternehmensportal. Die Herausforderungen sowie die Vor- und Nachteile der Portalrealisierung sind ein eigener, großer Themenkomplex und werden hier nicht näher behandelt. Zur Vertiefung seien [NICO08] und [BANN08] empfohlen [GOET08 S. 173].

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2.1 – Vorteile der Self-Services (eigene Darstellung)

Zeitersparnis wird bei Self-Services durch eine verstärkte Integration der Datenverarbeitung erreicht. Neben der beschleunigten Datenpflege direkt im System ohne papiergebundene Formulare wirkt sich vor allem das Entfallen von Transportzeiten der Papiere für Genehmigungsprozesse und zur Fachabteilung zeitsparend aus. Die Daten werden nur einmal erfasst, eine zeitintensive, manuelle Weiterverarbeitung wird überflüssig, die Durchlaufzeiten verkürzen sich zum Teil erheblich. Ein weiterer Vorteil ist die zeitlich unbeschränkte Erreichbarkeit der Informationen unabhängig von den Bürozeiten anderer Abteilungen, ohne Wartezeiten und Verzögerungen [BROC05 S. 388; MUIR08 S. 111; EDIN08 S. 45].

Eine höhere Datenqualität entsteht hauptsächlich durch die Wirkung zweier Effekte. Zum einem pflegt der Informationsträger die Daten selber, die Vermeidung von Zwischenstufen und Übermittlungsprozessen verringert die Fehlerquote und ermöglicht aktuelle und korrekte Daten im System. Zum anderen ruft der Abfragende die Daten direkt im System ab, wodurch diese fehlerfrei und auf neuestem Stand verfügbar sind. Softwareseitige Aggregations- und Auswertungsprozesse ermöglichen ferner eine bedarfsgerechte Aufbereitung und Darstellung, womit sich der Wert der Informationen für den Empfänger weiter erhöht. Auch eine Reduktion des Informationsumfangs basierend auf der Portalrolle des Abrufenden beschleunigt für diesen die Informationserfassung, die benötigten Daten sind bedarfsgerecht schnell verfügbar [BROC05 S. 388; MUIR08 S. 111; GOET08 S. 75].

Durch den Wegfall von Vermittlung und mehrstufigen manuellen Datenverarbeitungsprozessen werden personelle Ressourcen freigesetzt. So werden für Routineabfragen und Teile der Stammdatenpflege nicht mehr Mitarbeiter der Personalabteilung benötigt, da der Mitarbeiter z. B. den Stand seines Resturlaub oder der Manager den Krankenstand des aktuellen Monats selbst im System abfragen kann. Freie Ressourcen können zur Konzentration auf die jeweiligen Kernaufgaben verwendet werden, insbesondere für strategische Aufgaben wie Personalplanung und -entwicklung [MUIR08 S. 110f.; GOET08 S. 174; EDIN08 S. 35].

Zusätzlich binden die Self-Service Prozesse den Mitarbeiter durch die Verantwortungsübertragung, ebenso wie durch die aktive Einbindung und eine erhöhte Attraktivität enger an das Unternehmen und erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit [GOET08 S. 74; S. 173; EDIN08 S. 35].

Die SAP Self-Services bieten damit die Möglichkeit, einige Grundsätze gut organisierter Personaladministration umzusetzen [EDIN08 S. 78f.]:

- Datenerfassung möglichst nach an der Entstehung,
- Informationsausgabe möglichst nah am Informationsbedarf,
- Minimierung der Zahl der Bearbeiter pro Vorgang,
- Minimierung der Zahl der Informationsträger je Vorgang (Papier, Email, Telefon, Personalsystem etc.),
- Minimierung der Unterbrechungen eines Vorgangs.

SAP bietet bei den Businesspaketen unterschiedliche Self-Services an. Erstens für Mitarbeiter allgemein und zweitens speziell für Manager. Die Manager Self-Services definieren sich sowohl durch die Anwendergruppe als auch durch die Art und Reichweite der verfügbaren Inhalte. Sie lassen sich dadurch von den Funktionen der zunächst ähnlich erscheinenden Employee Self-Services (ESS) abgrenzen [GOET08 S. 75f.; MUIR08 S. 74; S. 111]:

Tabelle 2.1 – Employee Self-Services und Manager Self-Services im Vergleich (eigene Darstellung)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Wie in Tabelle 2.1 ersichtlich, sind die ESS einfach zu bedienende Anwendungen für die Mitarbeiter und die sie selbst betreffenden Daten, während die MSS speziell auf die Bedürfnisse von Führungskräften zugeschnitten wurden. Die entsprechende Zuordnung einer Leiterplanstelle im Organisationsmanagement definiert dabei im System die Führungskraft [EDIN08 S. 46; MUIR08 S. 314; BROC05 S. 387].

Als Manager Self-Services im Rahmen dieser Arbeit gelten die Portalapplikationen der SAP-Software, die nur Inhabern einer Leiterplanstelle zur Verfügung stehen und auf ein selbstständiges Abrufen und Bearbeiten von Informationen abzielen.

Eine kurze Übersicht zu den aktuell in SAP ERP 6.0 enthaltenen MSS bietet das nächste Kapitel.

2.2 Management Self-Services im Überblick

Die MSS binden die Führungskräfte im System an die Bereiche Human Capital Management (HCM, ehemals HR) und Finanz/Controlling (FI/CO) sowie ggf. das Business Intelligent System (SAP NetWeaver BI) an. Sie ermöglichen Abfragen nahezu aller im System gespeicherten Informationen, bieten die elektronische Abbildung von Antrags- und Genehmigungsvorgängen unter anderem als Workflow und ermöglichen somit den regelmäßigen Austausch mit der Personalabteilung und den Mitarbeitern [GOET08 S. 188].

Die Bandbreite der Anwendungsbereiche der MSS ist entsprechend groß, eine Übersicht bietet folgende Zusammenfassung von Goetsch, ergänzt um zwei Funktionen nach Muir [GOET08 S. 188f.; MUIR08 S. 74; S. 314f.]:

- Aufruf von Mitarbeiterinformationen,
- Performance Management, Beurteilungen durchführen und Anforderungen an die Planstelle des Mitarbeiters hinterlegen,
- Anstoßen von Personalprozessen,
- Überwachung, Planung und Anpassung von Vergütungen,
- Übersicht der Arbeitszeiten von Mitarbeitern und Genehmigungsprozess für An- und Abwesenheiten,
- Personalbeschaffungsinstrumente, wie z. B. Personalanforderung, Beurteilung potentieller Kandidaten und Status der Stellenbesetzung verfolgen,
- Kostenstellen-Controlling, wie z. B. Beobachtung und Steuerung von Kosten, Zugriff auf Analysen, Abweichungen nachzuvollziehen, Korrekturen an gebuchten Budgetnummern ,
- Projektmanagement,
- Personalplanung,
- Nutzung des Kennzahlen-Berichtswesens,
- Equipment-Management, sogenannte Leihgaben .

Diese Funktionalitäten in der Standardausführung der SAP Software bereits abgedeckt.

Bei einer Implementierung von MSS empfiehlt sich daher zunächst stets eine Abbildung durch den Standard und innerhalb der gegebenen Customizingmöglichkeiten geprüft werden, was unter Umständen eine Überprüfung und Anpassung der Unternehmensprozesse einschließt. Erst in Bereichen wo dies nicht ausreichend die Aufgabenstellung löst, ist eine Realisierung mit Modifikation oder Eigenentwicklungen sinnvoll [GOET08 S. 325-328; THOM06 S. 155-159; TEIC08 S. 2; S. 60-62; GADA06 S. VII].

Wegen dieser Bedeutung ist ein ausführliches Wissen um die Möglichkeiten des SAP Standards essentiell, eine vertiefende Ausführung ist jedoch aufgrund des Umfangs selbst für den Teilbereich MSS im Zuge dieser Arbeit nicht möglich. Die Self-Services fanden bisher bereits in verschiedenen SAP-HCM-bezogenen Publikationen unterschiedlich ausführliche, meist marginale Darstellungen. Für eine Vertiefung des Themas sei daher auf das im November 2008 erscheinende Werk ‘Implementing Employee and Manager Self Services in SAP ERP HCM‘ verweisen, das sich erstmalig explizit mit diesem Thema befasst [MAST08].

Die folgende, kleine Übersicht über die Umsetzung der MSS durch SAP im System und die tiefere Darstellung zweier Bereiche als Beispiele sind für das Verständnis im Rahmen dieser Arbeit ausreichend.

Um die oben genannten, verschiedenen Anwendungsbereiche dem Nutzer leicht zugänglich zu machen, werden diese im Portal in entsprechende Navigationsbereiche gegliedert und eingebunden. Diese Module weisen im SAP Standard folgende Notation auf [GOET08 S. 189]:

- Arbeitsübersicht,
- Team,
- Budget,
- Projekte und
- Planung.

Die Detaillierte Navigation oben links in Abbildung 2.2, in Abbildung 2.3 näher gezeigt, bietet einen schnellen Zugriff auf die genannten Module und ist unabhängig von der ausgewählten Seite immer unverändert verfügbar [PLAU08].

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2.2 – Startseite in der Rolle Manager Self-Services [PLAU08]

Die jeweiligen Bereiche sind weiter untergliedert und beinhalten verschiedene Möglichkeiten und Informationen für die Führungskräfte, unter anderem in Listenform, grafischen Darstellungen oder weiterführenden Links. SAP verwendet dafür den Begriff Workset [GOET08 S. 79f.].

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2.3 – Startseite in der Rolle Manager Self-Services, Ausschnitt [PLAU08]

Die in Abbildung 2.2 gezeigte Startseite Arbeitsübersicht enthält den zentralen Arbeitsvorrat (Universal Work List, UWL), die Abwesenheitsübersicht und eine Terminerinnerung. Diese bietet den Führungskräften direkt beim Einstieg in die MSS durch klare Gliederung und graphischer Elemente einen schnellen Überblick. Das Customizing erlaubt in diesem Workset sowohl die Anpassung der bestehenden thematisch zusammengehörenden Ausschnitte (iViews), als auch die Einbindung eigener Zusammenstellungen (BSP in iView). Bedarfsgerecht können so den Managern schnell erfassbar beispielsweise die offenen Workflows, die Zahl der abwesenden Mitarbeiter oder auch ein anstehender Geburtstag (Terminerinnerung) angezeigt werden. Der Name des Mitarbeiters ist zudem ein Link zu detaillierteren Informationen [GOET08 S. 190-192; SAPL08].

Vertiefende Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern gemäß Zuordnung im Organisationsmanagement erreicht der Manager unter dem Link Team. Erneut wird eine Vorauswahl an Daten sofort übersichtlich bereitgestellt, wobei besonders der Teamkalender hervorzuheben ist. Die Abwesenheiten der Mitarbeiter werden darin kalendarisch und graphisch schnell erfassbar abgebildet, der Zeitraum ist frei wählbar. Die Übersicht umfasst ferner je zwei weitere Tabellen zum Personalbestand und zur Personalbeschaffung sowie eine Listung offener Änderungsanträge. Bei Abbildung 2.4 stehen links oben im Menü Services umfangreiche Inhalte zur Auswahl, deren Tiefe dem Umfang einer digitalen Mitarbeiterakte nahe kommt. Es können neben den Stammdaten zur Einzelperson auch deren Beurteilungs- und Vergütungshistorie angezeigt werden. Ist die SAP Learning Solution in Nutzung, sind Abrufe von Qualifikationen und Trainingsplanung möglich [GOET08 S. 192-197].

Die Abbildung zeigt die Grundstruktur des Worksets. Auch hier sind im Customizing umfangreiche Adaptionen möglich [SAPL08].

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2.4 – Struktur des Bereiches Team im MSS [SAPL08]

Neben der oben erwähnten Literatur bietet die SAP Onlinehilfe eine einführende Beschreibung für die weiteren Worksets der MSS, auf die hier nicht weiter eingegangen wird [SAPL08].

Voraussetzung für den beschriebenen Umfang an Services sind installierte und konfigurierte Portalkomponenten. Für die Verwendung von Formularen müssen die Adobe Document Services verfügbar sein. Desweiteren werden für die graphischen Elemente (z. B. Teamkalender) der Internet Graphics Server sowie für einige Berichte und Auswertungen der SAP NetWeaver BI benötigt. Für die Zugriffe müssen sowohl das Organisationsmanagement, die Berechtigungen und die Kontextberechtigungen korrekt gepflegt, als auch der Mitarbeiterstammsatz mit dem SAP-Benutzer verknüpft sein [GOET08 S. 189].

Diese Grundvoraussetzungen sind bei dem betrachteten Unternehmen gegeben. Eine Darstellung der entsprechenden Systemlandschaft und der zum Zeitpunkt der Befragung bereits in Nutzung befindlichen Manager Self-Services bietet das folgende Kapitel.

2.3 Implementierungsstand bei E.ON IS

Die E.ON IS ist der IT-Dienstleister für den E.ON-Konzern und einer der führenden Full Service IT-Provider für die Energiewirtschaft in Europa. Sie konzipiert und implementiert den Einsatz von IT-Lösungen und verantwortet den Betrieb und Service. Dabei betreut die E.ON IS über 160 Kunden - überwiegend aus der E.ON Energie Gruppe und beschäftigt mehr als 3.000 Mitarbeiter in 9 Ländern.

Ausgangspunkt für die Evaluation war der Stand der Systemlandschaft und das Implementierungslevel der Produktivsysteme der E.ON IS im Zeitraum Mai und Juni 2008. Beides wird im folgenden Abschnitt vorgestellt. Die Informationen sind aus dem System selbst entnommen worden oder stammen von IT-Verantwortlichen der E.ON IS.

2.3.1 Systemlandschaft

Den relevanten Ausschnitt der Systemlandschaft zum Zeitpunkt der Erhebung zeigt Abbildung 2.5 in vereinfachter Darstellung der technisch-logischen Gliederung (vgl. [HOFM08 S. 13]).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2.5 – HCM Systemlandschaft der E.ON IS (eigene Darstellung)

Die Mitarbeiter der E.ON IS GmbH haben Zugriff auf die Funktionen der Manager Self-Services unter der internen Bezeichnung ‘myTeam’ im Intranet-Portal. Eine Zugangsbeschränkung findet durch eine Identifikation mit einem persönlichen Zertifikat der firmeninternen Public Key Infrastructure (PKI) statt. Das Zertifikat wird über Smartkartenleser aus den Mitarbeiterausweisen eingelesen und ist durch eine PIN geschützt. Die Kennung wird verarbeitet und das Portal entsprechend der Rolle des Mitarbeiters angezeigt. Dieser muss sich somit nur einmal Anmelden und nicht einzeln an jeder Systemkomponente (Single Sign On, SSO). Während auf der Seite des Mitarbeiters (Frontend) also nur ein Computer mit Webbrowser und Kartenleser benötigt wird, gestaltet sich die Systemlandschaft im Hintergrund (Backend) erheblich komplexer. Sachbearbeiter können neben dem Portalzugang auch direkt über die graphische Nutzerschnittstelle von SAP (SAP graphic user interface, SAP GUI) auf das System zugreifen.

2.3.2 Implementierte Manager Self-Services bei E.ON IS

Aus den im Kapitel 2.2 beschriebenen Portfolio der Manager Self-Services wurden bei der E.ON IS gemäß den Vorgaben und Wünschen der Fachabteilungen einige Funktionen im Portal implementiert und zum Teil durch Eigenentwicklungen ergänzt. Eine Selektion und Parametrisierung erfolgte dabei auf dem entsprechenden Fachkonzept der zentralen Personalabteilung. Eine Einbindung der betroffenen Führungskräfte fand nicht statt.

Die im Folgenden beschriebenen Bereiche stellten somit den Ausgangszustand, das IST zum Zeitpunkt der durchgeführten Evaluation dar.

Der Aufruf der MSS unter dem Link ‘MyTeam’ bot den Führungskräften unterhalb der Hauptnavigation (oben) zunächst links ein Menü von MSS-Worksets und einen großen, ungenutzten Bereich rechts, wie Abbildung 2.6 veranschaulicht. Diese Einstellung war ein direkter Wunsch der Fachabteilung, die den einzelnen Bereichen Hilfeseiten vorschalten ließ und daher keinen Direkteinstieg an dieser Stelle wünschte.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2.6 – Startseite MSS bei E.ON IS (Screen shot E.ON IS System)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2.7 – Startseite MSS bei E.ON IS, Ausschnitt (Screen shot E.ON IS System)

Soweit als Grundlage und zum Verständnis benötigt, werden die Worksets kurz erläutert, die durch Aufruf der in Abbildung 2.6 und 2.7 gezeigten Links aufgerufen werden.

Das Berichtswesen ist an das MSS Reporting angelehnt. Der Nutzer wählt zunächst einen Report aus, selektiert dann über die ihm rollenbasiert angezeigten Mitarbeiter einen, mehrere oder alle sowie einen Zeitraum und bekommt im dritten Schritt die Daten des Reports angezeigt. Einfachstes Beispiel ist eine Geburtstagsliste der Teammitglieder; deutlich komplexer ist die Anzeige der Bezüge eines Mitarbeiters (Anhang 1). Implementiert bei E.ON IS wurden 21 Reports (Anhang 2), darunter unter anderem:

- Ein- / Austritte,
- Geburtstage,
- Abwesenheitsübersicht,
- Jahresurlaubsübersicht,
- Reisen oder
- Zielvereinbarungen.

Bei den beiden Auswahlschritten kommt teilweise der SAP-Standard zum Einsatz (Roadmap). Die Masse der Reports entstammt allerdings dem kundeneigenen Namensraum. Diese sogenannte Z-Reports wurden selbst erstellt. Eine bildliche Beispieldarstellung vom Abruf der Abwesenheitsübersicht zeigt Abbildung 4.3.

Unter der Bezeichnung Mitarbeitergespräch finden sich das E.ON IS Performance-Management. Ein Katalog von Zielen, deren Gewichtung und Skalen zur Bewertung der Erreichung in der vergangenen Periode ermöglichen der Führungskraft, die Leistungen des Mitarbeiters standardisiert zu beurteilen und zu erfassen. Zielsetzungen für die kommende Periode erfolgen teils auf höherer Ebene (Unit-Ziele), werden aber zu 80% von der Führungskraft, meist unter Einbezug der Mitarbeiter, selbst formuliert. Das Dokument hat ein Länge von acht DIN A4 Seiten. Das Workset ist an den SAP-Standard angelehnt, hat aber mehrere Modifikationen erfahren. Es ist sehr spezifisch auf das Unternehmen zugeschnitten.

Der Zeugnismanager bietet nach Auswahl von Mitarbeiter und Zeitraum die Erstellung eines der folgenden Zeugnisarten:

- Zwischenzeugnis (bei Wechsel der Führungskraft, auf Anforderung des Mitarbeiters, bei Wechsel des Mitarbeiters in eine andere Unit),
- Abschlusszeugnis (bei Austritt des Mitarbeiters) und
- Praktikanten/Werksstudenten/Diplomanden/Aushilfezeugnis.

Mittels vorformulierter Textbausteine zu verschiedenen Leistungsbereichen und ordinaler Abstufung nach den Noten 1 bis 5 kann ein Zeugnisvorschlag erstellt werden. Eine Vorschaufunktion ermöglicht abschließend eine übersichtliche Vorschau des Gesamttextes.

Der Link Personalbeschaffung ermöglicht den Überblick über die offenen Planstellen gegliedert nach Organisationseinheiten und den aktuellen Status der Personalbeschaffungsmaßnahmen. Der Manager kann einen Personalbeschaffungsantrag auslösen. Angaben zur Stelle und den geforderten Qualifikationen sind dabei in eine Maske einzutragen sowie der Antrag zu begründen. Die weitere Bearbeitung erfolgt durch die HR-Abteilung. Dieser dient in erster Linie der Planstellenschaffung im System, der Entscheidungsvorgang findet bereits im Vorfeld statt. Es kommt der SAP-Standard ohne Modifikationen zum Einsatz. Da die Funktionen des E-Recruiting mit Software eines anderen Anbieters umgesetzt sind, besteht derzeit keine Schnittstelle zum Personalbeschaffungsauftrag.

Die genannten Worksets standen allen Führungskräften mit Zugriff auf die MMS im System zur Verfügung und waren die Basis, auf der die Erhebung Ergänzungen und Verbesserungen ermittelte. Das dabei gewählte Vorgehen und dessen wissenschaftliche Fundierung werden im Kapitel 3 beschrieben.

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