Arbeitszeugnisse - ein kleiner Leitfaden

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Zeugnisarten

3. Rechtsansprüche

4. Formsache

5. Aufbau und Inhalt des qualifizierten Zeugnisses
5.1. Aufgabenbeschreibung
5.2. Mitarbeiterbeurteilung
5.2.1. Leistungsbeurteilung
5.2.2. Führungsverhalten
5.2.3. Zusammenfassende Gesamtbeurteilung
5.3. Abschlussfloskeln

6. Verschlüsselte Zeugnis-Codes

7. Fazit

8. Anlagen
8.1. Beispielkatalog Formulierungen Allgemeine Leistungsbeurteilung
8.2. Beispielkatalog Formulierungen Differenzierte Leistungsbeurteilung
8.3. Beispielkatalog Formulierungen Allgemeines Führungsbeurteilung
8.4. Beispielkatalog Formulierungen Differenziertes Führungsverhalten
8.5. Beispielkatalog Formulierungen Zusammenfassende Gesamtbeurteilung
8.6. Beispielkatalog Abschlussfloskeln
8.7. Beispielkatalog Zeugnissprache – Was muss draußen bleiben

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

Der Wechsel zwischen Arbeits-, Lern- und Freizeitphasen und der damit einhergehende Berufswechsel nimmt immer mehr zu. Die Vorstellung, nach erfolgreich absolvierter Ausbildung bis zur Rente in ein und demselben Unternehmen tätig zu sein, ist heutzutage schon fast obsolet. Somit sind Flexibilität, lebenslanges Lernen und laufend neue Qualifikationsanforderungen an Arbeitnehmer/-innen Inhalte heutiger Arbeitszeugnisse. Sie stellen die persönliche Bilanz eines Arbeitsverhältnisses dar.

Zudem ist ein Arbeitszeugnis eine Form der Personalbeurteilung - im Rahmen der Freisetzung als Leistungsbeurteilung und im Rahmen der Personalauswahl um das Potential zu beurteilen. Es ist zwar nicht sicher, dass Arbeitszeugnisse valide Indikatoren für zukünftige Leistungsfähigkeit darstellen,^[1] jedoch setzen 86 % der Unternehmen die Zeugnisanalyse als zweithäufig genutzte Methode nach der Lebenslaufanalyse mit 94 % als Vorauswahlkriterium ein.^[2]

Arbeitszeugnisse haben somit eine große Bedeutung für den Erfolg einer Bewerbung – sie Stellen Weichen und können Chance, aber auch Risiko sein. Daher ist es umso bedenklicher, dass für die Sichtung einer Bewerbungsmappe in Deutschland lediglich ca. 10 Minuten veranschlagt werden.^[3]

Insbesondere wenn man beachtet, dass immer noch große Unsicherheiten zu Inhalt, Form und juristischer Basis sowohl auf Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberseite bestehen. Zwar existieren eine Fülle einschlägiger Urteile zum Zeugnisrecht und demnach könnte man meinen, dass eigentlich schon über jedes Detail eine Präzedenz­entscheidung vorliegen müsste - wer dies glaubt, wird durch neue Urteile des Bundesarbeitsgerichts eines Besseren belehrt.^[4]

Weiterhin ist zu beachten, dass jede Branche ihre eigene „Sprache“ hat und somit sind Arbeitszeugnisse immer individuell.

So ergab eine Befragung von Personalern, dass diese ein und dasselbe Zeugnis unterschiedlich beurteilten. I. d. R. lagen deren Analysen durchschnittlich zwar im Rahmen von Plus-Minus einer Note,^[5] es verwundert jedoch nicht, dass es ca. 15.ooo Streitigkeiten im Jahr vor deutschen Arbeitsgerichten gibt.^[6]

Im Folgenden soll ein Überblick gegeben werden, welche Zeugnisarten es gibt, welchen Formalien diese unterliegen und welche inhaltlichen Aspekte Beachtung finden sollten. Dabei liegt der Fokus zwar auf der Betrachtung einer juristisch korrekten Ausstellung, jedoch soll auch die personalpolitische Praxis dabei nicht außer Acht gelassen werden. So liegt ein Hauptaugenmerk dabei auf den in der Praxi anerkannten Beurteilungskriterien, aber auch auf unzulässigen Zeugniscodes.

Diese Arbeit soll sowohl Arbeitnehmern, als auch Personalern / Arbeitgebern einen Leitfaden für die korrekte Erstellung eines Arbeitszeugnisses in der Privatwirtschaft bieten.

2. Zeugnisarten

Zeugnisse werden sowohl zeitlich, als auch inhaltlich differenziert.

So ist bezüglich des zeitlichen Aspektes zwischen dem Beendigungszeugnis, dem Zwischenzeugnis, dem Berufsausbildungszeugnis und dem Praktikums-, Ferien-, Aushilfs- und Nebenjobzeugnis zu unterscheiden.^[7]

Das Beendigungszeugnis wird regulär zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt.

Das Zwischenzeugnis ist gesetzlich nicht eindeutig geregelt, ein Anspruch auf die Ausstellung wird jedoch sowohl von der Rechtsprechung, als auch der Literatur nahezu geschlossen bejaht.^[8] Anlässe für die Ausstellung^[9] können im Kündigungsvorhaben des Arbeitnehmers, einer in Aussicht stehende Arbeitsverhältnisbeendigung (Befristung), oder auch drohender Konkurs des Unternehmens gesehen werden. Aber auch Spezielle Fortbildungs- und Aufstiegsvorhaben /-wünsche sowie der Wechsel des Arbeitsplatzes, Verantwortungsbereiches oder des Vorgesetzten, ebenso wie die Unterbrechung des normalen Arbeitsverhältnisses auf absehbare Zeit (Schwangerschaft, Wahl zum BR, Einberufung zum Wehr-/Zivildienst etc.) sind häufig Anlässe zur Ausstellung eines Zwischenzeugnisses. Teilweise wird diese Möglichkeit auch von Arbeitnehmern genutzt um den eigenen Marktwert zu testen oder eine Gehaltserhöhung durchzusetzen. Dies kann jedoch die Arbeitsatmosphäre belasten und formaljuristisch gesehen kann aus der Bitte nach einem Zwischenzeugnis auch ein Abkehrwillen des Arbeitnehmers dokumentiert werden. Andererseits wird der Arbeitgeber das Zeugnis sehr wohlwollend ausstellen um den Mitarbeiter zu binden. Dies stellt für den Arbeitnehmer einen Vorteil dar, da der Arbeitgeber bei der Erstellung des Endzeugnisses relativ stark an das Zwischenzeugnis gebunden ist und nicht plötzlich einen anderen Tenor wählen kann.

Das Berufsausbildungszeugnis wird zum Ende der Ausbildung ausgestellt, es ist jedoch nicht an eine bestandene Abschlussprüfung geknüpft.^[10] Inhalte dieser Zeugnisse sind die durchlaufenden Ausbildungsbereiche, Ort und Art der erfolgreich abgelegten Abschlussprüfung, aber auch die Beurteilung von Leistungs-/Verhaltensmerkmalen (z.B. Lernfähigkeit, Auffassungsgabe, Engagement, Arbeitsquantität und –qualität, Sozialverhalten, Teamfähigkeit).

Für Praktikums-, Ferien-, Aushilfs- und Nebenjobzeugnisse ist i. d. R. eine halbe Seite ausreichend.^[11] Der Inhalt richtet sich grundsätzlich an jenen der qualifizierten Zeugnisse, auf welche im Folgenden noch eingegangen wird.

Inhaltlich differenziert man zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Zeugnis.

Das einfache Zeugnis enthält Angaben zur Person, der Art der Beschäftigung, der Dauer des Arbeitsverhältnisses und Beendigungsgründe /-modalitäten.^[12] Es ist typisch für weniger qualifizierte bzw. kurzfristig ausgeübte Tätigkeiten und beinhaltet keinerlei bewertende Aussagen über die Leistung und Führung des Mitarbeiters. Die bloße Berufsbezeichnung reicht jedoch nicht aus (z. B. Verkäuferin). Der Tätigkeitsbereich muss konkret benannt sein (z. B. Verkäuferin in der Herrenschuhabteilung).^[13] Die Dauer bezieht sich dabei auf den rechtlichen und nicht den tatsächlicher Zeitraum.^[14] So ist als Beginn der 1.1. zu benennen, auch, wenn das Feiertag war ebenso wie das Enddatum auf dem 31.12. liegen muss, obwohl der Arbeitnehmer zuletzt 2 Wochen im Urlaub war. Einfache Zeugnisse können den potentiellen Arbeitgeber allerdings misstrauisch machen.

Das qualifizierte Zeugnis ist der gängigste Zeugnistyp und beinhaltet zusätzliche Informationen zum einfachen Zeugnis. So wird dort neben der Beschreibung der Aufgaben auch eine Beurteilung der Leistung und Führung, insbesondere der Belastbarkeit, der Initiative und Bereitschaft zum Engagement, das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern und ggf. das Führungsverhalten des Arbeitnehmers während der gesamten Dauer des Beschäftigungsverhältnisses vorgenommen.^[15] Diese Aspekte werden in Kapitel 5 näher betrachte. Ein qualifiziertes Zeugnis wird jedoch nur auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers erteilt.

3. Rechtsansprüche

Einen Anspruch auf Erstellung eines Zeugnisses haben alle Arbeitnehmer/-innen gleich der Beschäftigungsform oder Hierarchiestufe. Dazu zählen auch Leiharbeitnehmer, freie Mitarbeiter, Praktikanten, Sudenten, Azubis, etc.^[16] Die Anspruchsgrundlagen sind dabei in § 630 BGB und § 109 GewO bzw. für Auszubildende in § 16 BBiG geregelt.^[17] Beamte haben Anspruch auf ein Dienstzeugnis nach § 61 BAT. Diese und weitere Sonderregelungen z. B. für Seemänner werden im Folgenden aber nicht näher erörtert.

Der Anspruch entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, welchem das Datum auf dem Zeugnis kongruent sein muss.^[18] Ein späteres Ausstellungsdatum ist ein Indiz für Zeugnisstreitigkeiten. Denn entspricht das Datum nicht den ordentlichen Kündigungsterminen (15. oder Monatsende) ist dies ein Indiz für eine fristlose Kündigung. Somit sollte bei nachträglichen Berichtigungen auf das ursprüngliche Ausstellungsdatum zurückdatieren werden, es sei denn, der Arbeitnehmer verlangt erst einige Zeit nach der Beendigung des Anstellungsverhältnisses ein Zeugnis.^[19] Der Arbeitgeber hat dieses unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern i. S. v. § 121 BGB auszustellen. Als angemessener Zeitraum wird dem Arbeitgeber dabei ein Zeitraum von maximal 2 Wochen zugestanden.^[20] Sofern der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz mittlerweile nicht weit außerhalb verlegt hat, eine außerordentliche Kündigung mit Hausverbot ausgesprochen wurde oder aber der Arbeitgeber das Zeugnis beim Ausscheiden des Arbeitnehmers nicht „parat“ hat, besteht eine Holschuld des Arbeitnehmers.^[21]

Der Zeugnisanspruch unterliegt der allgemeinen gesetzlichen Verjährungsfrist von 3 Jahren.^[22] Ebenso kann der Anspruch, wie alle schuldrechtlichen Ansprüche, verwirken wenn der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum kein Zeugnis eingefordert hat, so dass der Arbeitgeber davon ausgehen konnte, dass der Arbeitnehmer kein Zeugnis verlangt. Dies kann je nach Einzelfall bereits nach einem Zeitraum von 3-6 Monaten nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers vorliegen, da es dem Arbeitgeber unmöglich und unzumutbar sein kann, sich an das Leistungs- und Führungsverhalten des Arbeitnehmers zu erinnern.^[23]

Schuldner des Zeugnisses ist der arbeitsvertragliche Partner, also der Arbeitgeber.^[24] Üblicherweise wird es durch die Geschäftsführung ausgestellt, einen Anspruch darauf hat der Arbeitnehmer jedoch nicht, da der Arbeitgeber die Verpflichtung zur Zeugnisausstellung durch einen Betriebsangehörigen oder die Personalabteilung wahrnehmen lassen kann – anerkannt sind dabei insbesondere Personalleiter, Personalabteilungsleiter, Betriebsleiter und Prokuristen.^[25] Ebenso hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf, dass eine bestimmte gewünschte Person das Zeugnis unterschreibt^[26]

Nach einschlägiger Rechtsprechung muss der Aussteller in der betrieblichen Hierarchie höher stehen als der Empfänger, welches auch aus Zeugnis hervorgehen muss. Steht der Unterzeichner hierarchisch nicht höher gibt dies Anlass zur abwertenden Interpretation.^[27] Nichts desto trotz bleibt der Arbeitgeber nach wie vor verantwortlich für den Zeugnisinhalt.^[28] Für gewöhnlich trägt ein Zeugnis zwei Unterschriften. Unterschreibt der Personalleiter wird die Kenntnis der gängigen Zeugnissprache vorausgesetzt.

Beurteilungsgrundsätze sind maßgeblich für die Zeugniserstellung, daher unterliegt die durch Beurteilungsfragebögen und durch entsprechende Textbausteine standardisierte Zeugniserstellung der Mitbestimmung des Betriebsrats.^[29] Denn nach § 82 Abs. 2 BetrVG kann ein Arbeitnehmer verlangen, dass die Beurteilung der Leistung sowie die Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung im Betrieb erörtert werden – dazu zählen auch Erläuterungen der Zeugnisse. Weiterhin hat jeder Arbeitnehmer nach § 84 BetrVG das Recht, sich bei der zuständigen Stelle im Betrieb zu beschweren, wenn er sich vom Arbeitgeber benachteiligt oder in sonstiger Weise beeinträchtigt fühlt – auch diesem Grundsatz unterliegt die Zeugnisbeurteilung.

Weiterhin muss ein Zeugnis der Wahrheit entsprechen^[30] und von verständigem Wohlwollen für den Arbeitnehmer getragen sein.^[31] Es dürfen demgemäß nur Tatsachen und keine Behauptungen, Annahmen oder Verdachtsmomente erwähnt werden. Ein Zeugnis, welches jedoch Straftaten verschweigt und das persönliche Führungsverhalten beschönigt, widerspricht dem Wahrheitsgrundsatz. Ebenso darf das Zeugnis das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht ungerechtfertigt erschweren. Einmaliges Zuspätkommen oder Abmahnungen dürfen somit nicht benannt werden. Die Forderung nach einer wohlwollenden Beurteilung bei zeitgleicher Wahrheitspflicht birgt für Unternehmen jedoch u. U. einen gewissen Konflikt. In der Praxis führt dies zwar oftmals zu augenscheinlich positiven Formulierungen und dem Auslassen von Negativem, mittels diverser Geheimcodes, auf welche insbesondere in Kapitel 6 noch eingegangen wird, hat sich der Zeugnisaussteller mittlerweile gleichwohl einen Weg geschaffen auch negative Anmerkungen im Zeugnis zu „verstecken“. Nach ständiger Rechtsprechung sind diese Geheimcodes jedoch per se nicht zulässig.

Überdies hinaus besteht für den Zeugnisaussteller die Pflicht zur Kontinuität von Beurteilungsgrundsätzen.^[32] Wurde ein Zwischenzeugnis erstellt, muss sich das Abschlusszeugnis bei der Leistungsbeurteilung daran halten. Einen etwaigen Widerspruch in der Bewertung hat der Arbeitgeber aufzuklären und nachzuweisen.

Bei einem mangelhaft ausgestellten Zeugnis hat der Arbeitnehmer einen Berichtigungsanspruch, sofern es sich nicht um unbedeutende Änderungen handelt.^[33] Die Korrektur einfacher Schreibfehler, wie „integren“ statt „integeren“, die Ersetzung von Worten gleichen Sinngehalts, wie „stets“ statt „immer“ oder die Erwähnung unwesentlicher Einzelleistungen, wie das „Tanken des LKW“ bei Kraftfahrern muss ein Arbeitgeber somit nicht vornehmen.^[34] Gleichermaßen obliegt dem Arbeitgeber die Pflicht einer Ersatzausstellung beim Verlust des Zeugnisses durch den Arbeitnehmer oder bei Beschädigungen. Diese Kosten hat dann allerdings der Arbeitnehmer zu tragen.^[35]

Weiterhin können Mängel und Formfehler auch zu Schadensersatzansprüchen gegen das Unternehmen führen. So entsteht eine Haftung wegen formal oder inhaltlich nicht ordnungsgemäßer sowie verspäteter Zeugniserteilung, wenn dem Arbeitnehmer hierdurch Schäden, z. B. infolge erfolgloser Bewerbungen aufgrund des fehlenden Zeugnisses, entstehen.

[...]

^[1] Huesemann, Arbeitszeugnisse aus personalpolitischer Perspektive, S. 107

^[2] Huesemann, Arbeitszeugnisse aus personalpolitischer Perspektive, S. 108

^[3] Huesemann, Arbeitszeugnisse aus personalpolitischer Perspektive, S. 105

^[4] RA Esther Quednau, Vorsicht bei einer Zeugnisberichtigung, PersonalmagazinHeft 09/2005

^[5] Huesemann, Arbeitszeugnisse aus personalpolitischer Perspektive, S. 105

^[6] Hesse/Schrader, Das perfekte Arbeitszeugnis, S. 6

^[7] Hesse/Schrader, Das perfekte Arbeitszeugnis, S. 6

^[8] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 64 ff.

^[9] Huber, Mein Arbeitszeugnis, S. 14

^[10] Hesse/Schrader, Das perfekte Arbeitszeugnis, S. 11

^[11] Hesse/Schrader, Das perfekte Arbeitszeugnis, S. 11

^[12] Hesse/Schrader, Das perfekte Arbeitszeugnis, S. 7

^[13] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 125

^[14] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 128

^[15] Hesse/Schrader, Das perfekte Arbeitszeugnis, S. 7 f.

^[16] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 28

^[17] RA Esther Quednau, Vorsicht bei einer Zeugnisberichtigung, PersonalmagazinHeft 09/2005

^[18] Höfers, Arbeitszeugnisse, S. 10

^[19] RA Esther Quednau, Vorsicht bei einer Zeugnisberichtigung, PersonalmagazinHeft 09/2005

^[20] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 60

^[21] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 82

^[22] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 84

^[23] Höfers, Arbeitszeugnisse, S. 10

^[24] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 34

^[25] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 35

^[26] RA Esther Quednau, Vorsicht bei einer Zeugnisberichtigung, PersonalmagazinHeft 09/2005

^[27] RA Esther Quednau, Vorsicht bei einer Zeugnisberichtigung, PersonalmagazinHeft 09/2005

^[28] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 41

^[29] Höfers, Arbeitszeugnisse, S. 60

^[30] BAG, Urt. v. 23.6.1960, 5 AZR 560/58; Höfers, Arbeitszeugnisse, S. 16; Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 156

^[31] BAG, Urt. v. 26.11.1963, VI ZR 221/62, Höfers, Arbeitszeugnisse, S. 16; Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 163

^[32] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 71

^[33] Höfers, Arbeitszeugnisse, S. 42 f.

^[34] RA Esther Quednau, Vorsicht bei einer Zeugnisberichtigung, PersonalmagazinHeft 09/2005

^[35] Schulz, der arbeitsrechtliche Zeugnisanspruch, S. 78, 80