Informalität in Videokonferenzen

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Einführung in das Thema
1.2 Begriffsklärung

2. Der ungewollte Alleskönner – Die Entwicklung des Mediums Videokonferenz

3. Eine Gleichwertige Kopie? – Interaktion in Videokonferenzen

4. Interaktionsprobleme
4.1 Das Tagesschauproblem – Eye-contact-dilemma
4.2 Ich bin so gut – Selbstbild und Selbstdarstellung

5. Die Raumdimension – Wie Videokonferenzen Informalität steigern können

6. Zusammenfassung und Ausblick

7. Literaturverzeichnis.

1. Einleitung

1.1 Einführung in das Thema

Die rasant voranschreitende technische Entwicklung der letzten Jahre und Jahrzehnte bescherte nicht nur privaten Nutzern enorme Vorteile. Gerade große Unternehmen und Verwaltungen profitierten von neu geschaffenen informationstechnischen Möglichkeiten. So bieten Videokonferenzen national und global tätigen Unternehmen die Möglichkeit der effektiveren Nutzung der Kernressource Zeit bei gleichzeitigen finanziellen Einsparungen. Die Abteilungsleiter in verschiedenen Ländern können durch diese „technische Variante herkömmlicher face-to-face-Konferenzen“¹ allmorgendliche Konferenzen abhalten, ohne ihren originären Standort zu verlassen und so Reise- bzw. Übernachtungskosten zu verursachen und Zeit zu verlieren. Nicht zu vernachlässigen sind hierbei ebenfalls die positiven Auswirkungen auf den gesamtwirtschaftlichen Energieverbrauch und damit die CO2-Bilanz.

Warum konnten sich Videokonferenzsysteme trotz all dieser Vorteile bis heute nicht durchsetzen?² Als Ansatz für diese Hausarbeit dient die These eines Dezernatsleiters des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg), welcher behauptete, dass in den täglichen Videokonferenzen zwischen den Dienstsitzen Berlin und Bonn keine Informalität zu finden sei. Auch in der Literatur findet sich diese These wobei die Abnahme der „Häufigkeit der informellen Kommunikation“³ sogar als „zentraler Unterschied“⁴ zwischen Videokonferenzen und Vis-à-vis- Konferenzen⁵ bestimmt wird. Im Folgenden soll versucht werden diese These zu widerlegen, da nach Luhmann „ein voll formalisiertes System gar nicht lebensfähig“ ist. Ich will also aufzeigen, wo auch in Videokonferenzen Raum für Informales bleibt, wobei einer extremen Formalisierung⁶ mit all ihren negativen Konsequenzen, als Antwort auf die einleitende Frage nicht widersprochen werden wird.

Dazu sollen nach einer Begriffsklärung und einer kurzen Beschreibung der historischen Entwicklung des Mediums Videokonferenz, typische Abläufe dargestellt werden. Daran anschließend will ich auf zwei Interaktionsprobleme eingehen, welche nur in Videokonferenzen auftreten. Schlussendlich werde ich die Auswirkungen auf die Informalität aufzeigen. Ich werde mich nicht auf eine bestimmte Organisation beziehen, jedoch beispielhaft die angesprochenen Konferenzen im Bundesministerium der Verteidigung anführen, welche dadurch gekennzeichnet sind, dass alle Teilnehmer die gleiche Position einnehmen, es also keine Vorgesetzten gibt und, dass sie von nur zwei Orten geführt werden.

Die Quellenlage zum Thema Videokonferenz ist aus rein soziologischer Sicht sehr defizitär, da sich bisherige Abhandlungen über Videokonferenzen meist auf die kommunikationswissenschaftliche bzw. psychologische Sichtweise konzentrierten. Auch mir wird es nicht gelingen solche Aspekte völlig auszublenden, denn das Thema Videokonferenz kann aufgrund der Vermischung von systemzentrierten und individuenzentrierten Faktoren nur interdisziplinär erfasst werden.

1.2 Begriffsklärung

„Hintergrund und Zweck [von Konferenzen] ist entweder die Vorbereitung oder idealerweise die Realisierung einer Entscheidung, eines Beschlusses“ ⁷. Diese Zielsetzung dient als wesentliches Abgrenzungskriterium zu anderen Interaktionsformen. Im Gegensatz zu face-to-face-Konferenzen, bei denen direkte unvermittelte Interaktion mit einer räumlichen Übereinstimmung aller beteiligten Gesprächspartner möglich ist⁸, ist eine Videokonferenz laut offizieller Definition der Conférence Européenne des Administrations des Postes et des Télécommunications (CEPT), ein „bidirektionaler vollduplexfähiger audiovisueller Echt-Zeit- Kommunikationsdienst zwischen Benutzergruppen in zwei oder mehr örtlich getrennten Standorten. Er beinhaltet sowohl eine adäquate Sprechverbindung zwischen allen Teilnehmern als auch die Übertragung von bewegten Bildern .“⁹

Nimmt man diese Erklärung als Grundlage für eine sozialwissenschaftliche Definition, dann handelt es sich bei der Videokonferenz um eine Interaktion, in der

- „wenigstens zwei lediglich räumlich getrennte Individuen
- ihre sprachlichen, parasprachlichen und nonverbalen Handlungen
- in technisch vermittelter, potentiell gleichzeitiger und wechselseitiger auditiver und visueller Wahrnehmungs- und Steuerungstätigkeit vollziehen und
- die in der technischen Vermittlung auftretenden [...] Verzögerungen und Störungen für die beteiligten Individuen noch handhabbar sind .“¹⁰

Dies ist auf verschiedenste Weise möglich¹¹. Im Folgenden soll jedoch ausschließlich auf Videokonferenzen innerhalb von Organisationen eingegangen werden, bei denen die Teilnehmer auf nur zwei verschiedene Orte verteilt sind.

Videokonferenzen schaffen es trotz eines fehlenden gemeinsamen räumlichen Kontextes in einem gewissen Maße Anwesenheit herzustellen und erlauben so die Verwendung des soziologischen Begriffes Interaktion.

Als informal sollen die Verhaltensweisen gelten, welche laut offiziellen (formalen) Regeln nicht vorgesehen sind und diese bewusst oder unbewusst umgehen. Als Synonym für informal steht dabei informell.

2. Der ungewollte Alleskönner – Die Entwicklung des Mediums Videokonferenz

Um die Frage beantworten zu können, warum sich Videokonferenzsysteme trotz großer objektiver Vorteile aus ökonomischer (Reisekosten/ Zeitersparnis etc.) und ökologischer (Verkehrsentlastung/ CO2-Minderung) Sicht bis heute nicht durchsetzen konnten, lohnt sich ein Blick in die Entwicklungsgeschichte dieses Mediums. Noch heute gelten Videokonferenzen als relativ neue und moderne Kommunikationsalternative.

Dabei sind erste Ansätze schon im 19. Jahrhundert beim französischen Autor Albert Robida zu finden, der in seinem Roman Le vingtième siècle ein der audiovisuellen Kommunikation dienendes Téléphonoscope schildert¹². Diese Vision wurde bereits 1929 durch die Deutsche Reichspost realisiert und die erste „Konferenz“ mit einer Fernseh-Sprechanlage wurde 1936 zwischen Berlin und Leipzig geführt. Der Dienst wurde öffentlich angeboten, verschwand aber aufgrund fehlender Nachfrage schnell wieder vom Markt¹³.

Nach der Präsentation 1964 auf der Weltausstellung in New York wurde der zweite Versuch Videokonferenzsysteme zu etablieren in den 80er-Jahren unternommen. In Deutschland betrieb die Deutsche Bundespost (später Telekom) seit 1984 Videokonferenzstudios. Trotz großer Investitionen in Entwicklung und Vermarktung konnte keine „nennenswerte Nachfrage“¹⁴ erzeugt werden, die meisten Studios in Deutschland wurden, „teilweise nicht ein einziges Mal genutzt“¹⁵, wieder geschlossen.

Erst mit der Krise des Flugverkehrs nach den Anschlägen des 11. September 2001 stieg die Nachfrage nach Videokonferenzsystemen signifikant.

Mit diesen kurzen Ausführungen konnte das Vorurteil des erfolgreichen Einsatzes der Videokonferenztechnik in der Unternehmenskommunikation widerlegt werden. Große Organisationen zeigen nur sehr bedingt Interesse an der Nutzung dieser Technik. Erst durch das Wachsen der Risiken bei Flugreisen und des damit verbundenen Zwang der Suche nach Alternativen erfolgte ein Umdenken. Es stellt sich also die Frage nach dem Grund für die Ablehnung dieser Technik. Um diesen herauszufinden, soll im folgenden Kapitel die Interaktion während Videokonferenzen mit der face-to-face-Interaktion verglichen werden.

3. Eine Gleichwertige Kopie? – Interaktion in Videokonferenzen

Laut Definition dienen Konferenzen im Allgemeinen, also auch Videokonferenzen, der Vorbereitung oder Realisierung einer Entscheidung oder eines Beschlusses. Daraus ergibt sich, dass nicht ein Teilnehmer monologisch auftreten kann. Vielmehr setzen Konferenzen wechselseitige Gespräche voraus¹⁶. Im Folgenden soll untersucht werden, ob das Ziel verschiedener Forschergruppen, „Kommunikation unter Medienvermittlung [...] der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht anzugleichen“¹⁷ mit Videokonferenzsystemen erreicht wurde oder überhaupt erreichbar ist¹⁸.

Luhmann beschreibt die hochgradige Gegenwartsabhängigkeit von Kommunikationssystemen¹⁹. Herausragendes Kennzeichen von Videokonferenzen ist aber gerade die räumliche Trennung. Durch diese Trennung entfällt die Möglichkeit, sich im Raum des Gegenübers zu orientieren. Dies bedeutet einen großen Einschnitt, vor allem in die Möglichkeit informal zu handeln. Informale Ansätze können etwa durch die Unsicherheit, wer sich außer den sichtbaren Personen (im Aufnahmebereich der Kamera) noch im Raum aufhält, im Keim erstickt werden. Wäre dieser „unsichtbare Konferenzteilnehmer“ ein Vorgesetzter, könnte beispielsweise ein Vorstoß zur Umgehung des Dienstweges schwere Konsequenzen nach sich ziehen²⁰. Er wird deshalb unterbleiben. Die „Unsicherheit über das, was [...] in wechselseitiger Wahrnehmung zugänglich oder unzugänglich ist“²¹ erzeugt gleichzeitig Unsicherheit in der umgekehrten Richtung, da die Seite auf welcher der Vorgesetzte sich „versteckt“ im Unklaren über dessen Sichtbarkeit ist und nicht adäquat handeln kann.

Gleiche Unsicherheit ist auch verantwortlich für das Sinken von Spontaneität in Videokonferenzen, verglichen mit face-to-face-Konferenzen²². Auch die Erwartbarkeit von Situationen und der damit verbundenen Regeln ist eng an den räumlichen Kontext gebunden. Sie wird durch die unbekannte Umgebung, in die geblickt wird, gestört²³. Beide Partner befinden sich in einer vertrauten Umgebung, in welcher zum Beispiel das Spiel mit Requisiten kontrolliert werden kann. Sie interagieren dabei mit Menschen in genau der gleichen Situation und so ist es beiden Seiten möglich, Informationen über die andere Seite zu erhalten. Trotzdem bleiben sie in ihrer Freiheit bezüglich der Räumlichkeit sehr eingeschränkt, können etwa nicht ohne Aufwand mit den Worten „das da“ auf ein Objekt zeigen²⁴. Verschiedene Technologien wurden entwickelt „um ein Gefühl einer geteilten Präsenz oder eines geteilten Raumes unter den räumlich voneinander getrennten Mitgliedern einer Gruppe zu erreichen“²⁵, welche jedoch bis heute keine Abhilfe schaffen konnten.

[...]

¹ Weinig; S. 57.

² Trotz gegenteiliger verbreiteter Meinung nutzten im Bereich der Wirtschaft im Jahre 2003 nur ca. 6-8% der Betriebe Videokonferenzsysteme. (Vgl. Kerkau; S. 57.)

³ Schütze; S. 7.

⁴ Ebd.

⁵ Der Begriff Vis-à-vis-Konferenz soll synonym zum Begriff face-to-face-Konferenz stehen.

⁶ In der nicht technisch vermittelten Interaktion innerhalb von Organisationen können nur ca. 12% der Gespräche als formal eingestuft werden (Vgl. Schütze; S. 20.)

⁷ Weinig; S. 41.

⁸ Vgl. Weinig; S. 15.

⁹ Weinig; S. 15.

¹⁰ Gotthelf; S. 34.

¹¹ Z.B. Desktop-Konferenz für Heimanwender, ICQ, etc.

¹² Vgl. Schulte; S. 43.

¹³ Vgl. Weinig; S. 61.

¹⁴ Schulte; S. 47.

¹⁵ Ebd.

¹⁶ Vgl. Weinig; S. 43.

¹⁷ Schütze; S. 6.

¹⁸ Immer wieder verwendetes Schlagwort für dieses Ziel der „möglichst vollständigen Rekonstruktion der informalen FtF-Kommunikationssituationen“ ist die „Telepräsens“ (Vgl. Schütze; S. 29.).

¹⁹ Vgl. Luhmann 1984; S. 560ff.

²⁰ Aber auch die Anwesenheit anderer Außenstehender wirkt formalisierend (Vgl. Luhmann 1976; S. 117.).

²¹ Loenhoff; S. 26.

²² Vgl. Gotthelf; S. 249.

²³ Vgl. ebd. S. 57ff.

²⁴ Vgl. Schütze; S. 26.

²⁵ Schütze; S. 29.