Gemeinkostenwertanalyse im Detail und als Konzept eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses

Inhalt

I. Abkürzungsverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Definitionen
2.1. Verwaltung
2.2. Gemeinkosten

3. GWA
3.1. Historie der GWA
3.2. Begriffsanalyse
3.3. Einordnung der GWA/Theoretische Konzepte
3.4. Ziel der GWA
3.5. Phasen der Gemeinkostenwertanalyse
3.5.1. Phase 1: Planung, Kickoff
3.5.2. Phase 2: Datenerhebung, Ermittlung des Ist-Zustands
3.5.3. Phase 3: Datenanalyse, Entwicklung der Verbesserungspotenziale
3.5.4. Phase 4: Evaluierung der Verbesserungspotenziale
3.5.5. Phase 5: Auswahl, Umsetzung, Kontrolle
3.6. Praxisbeispiel
3.7. Beurteilung der Gemeinkostenwertanalyse

4. Konzept zur Integration von GWA und KVP
4.1. Relevanz
4.2. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
4.3. Integration der GWA und KVP
4.3.1. Integration der Struktur und Organisation
4.3.2. Integration der Phasen und Systematik
4.4. Beurteilung des Konzeptes

5. Ausblick, Alternative Instrumente

6. Fazit

III. Literaturverzeichnis

IV. Anhang

I. Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

II. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Aufbauorganisation des Projektes GWA

Abbildung 2: Möglichkeiten der Personalanpassung

Abbildung 3: Effektivität und Effizienz

Abbildung 4: Kriterien zur Bewertung von Verbesserungspotenzialen

Abbildung 5: Kostenverlauf (GWA, GWA&KVP)

Abbildung 6: PTCA-Zyklus

1. Einleitung

Wertewandel, zunehmende Marktsättigung, Globalisierung und der technologische Wandel beeinflussen die Umwelt von Unternehmen in zunehmendem Maß. Damit Firmen in diesem Umfeld bestehen können, müssen sie sich dieser zunehmenden Komplexität stellen und Lösungen entwickeln. Unternehmen reagieren, indem sie ihre Aktivitäten in den Bereichen Planung, Steuerung, Koordinierung und Kontrolle erhöhen. Diese Aktivitäten bewirken eine Zunahme des Aufwandes in den Verwaltungen der Unternehmen und somit eine überproportionale Zunahme der dort anfallenden Kosten. Verwaltungskosten weisen Gemeinkostencharakter auf, die folgende Probleme mit sich bringen:

- Nicht verursachungsgerecht zurechenbar
- Erschwerte und ungenaue Kalkulation von Leistungen und Produkten
- Kurzfristig unabhängig von der Ausbringungsmenge (fix)
- Schwer reduzier- und anpassbar.

Die oben beschriebene Entwicklung birgt hohe Risiken in sich, denen Unternehmen begegnen müssen, damit ihre Kostensituation sie nicht am Markterfolg hindert.

Ziel dieser Seminararbeit ist es daher, mit der Gemeinkostenwertanalyse ein Verfahren zu erläutern, das sich dem Problem der steigenden Kosten im Verwaltungsbereich annimmt und darüber hinaus ein Konzept zu entwickeln, das die Verwaltungsgemeinkosten nachhaltig auf einem niedrigen Niveau halten kann.

Nachdem zunächst eine Betrachtung und Einordnung der GWA erfolgt, wird das konkrete Vorgehen des Verfahrens dargelegt. Da es sich bei er GWA um keine dauerhafte Einrichtung handelt, sondern sie fallweise durchgeführt wird, entwickelt der Autor im Anschluss ein Konzept, um die Gemeinkostenwertanalyse in den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzubetten. In dieser Verbindung erlangt die GWA eine strategische Bedeutung im Hinblick auf eine dauerhaft wettbewerbsfähige Kostensituation des Unternehmens.

2. Definitionen

2.1. Verwaltung

„Durch die Verwaltung werden die anderen Leistungen des Betriebes gesichert, geschützt, betreut, geordnet, überwacht und geprüft. Administrative Leistungen sind damit Innenleistungen, die die primären, d.h. direkt auf die Marktleistungen bezogenen Leistungen, unterstützt.“^[1]

Zu den Abteilungen der Verwaltung gehören beispielsweise die Buchhaltung, das Marketing, die Personalabteilung und das Controlling.

2.2. Gemeinkosten

„(…) Bei den Gemeinkosten (handelt es sich, TM) um einen abrechnungstechnischen Terminus der Kostenrechnung (…), der jene Kosten umfasst, die sich im Gegensatz zu den Einzelkosten nicht eindeutig auf eine bestimme Bezugsbasis (Kostenträger, TM) zurechnen lassen.“^[2]

„(…) Die Gemeinkosten (werden, TM) mit Hilfe von Kostenverteilungsschlüsseln über sog. Kalkulationssätze auf die einzelnen Kostenträgereinheiten weiterverrechnet.“^[3]

3. GWA

3.1. Historie der GWA

Die Gemeinkostenwertanalyse wurde Anfang der 1970er Jahre von der Unternehmensberatung McKinsey in den USA unter dem Namen Overhead- Value Analysis entwickelt. Sie war ursprünglich als Kostensenkungswettbewerb unter den Abteilungs- bzw. Bereichsleitern konzipiert.^[4] Im Jahr 1973 wurde die OVA in der Schweiz eingeführt und 1974 öffentlich vorgestellt. Die Bezeichnung Gemeinkostenwertanalyse trat erstmalig 1975 auf, nachdem das Verfahren in Fachzeitschriften einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurde. Seither wurde die GWA kontinuierlich verfeinert^[5], so dass sie noch heute von großen und bekannten Unternehmen eingesetzt wird.

3.2. Begriffsanalyse

Zunächst nähern wir uns der Gemeinkostenwertanalyse durch eine Betrachtung der Begrifflichkeit. Zur näheren Beleuchtung zerlegen wir den Gesamtbegriff in die Komponenten Gemeinkosten und Wertanalyse, die jeder für sich genommen im Folgenden untersucht werden.

Wie in Unterkapitel 2.2 bereits definiert liegt das Wesen der Gemeinkosten darin, dass sie sich nicht auf einen Kostenträger zurechnen lassen. Zur Spezifizierung in Hinsicht auf die GWA nehmen wir an dieser Stelle den Begriff der Verwaltung hinzu und Stellen einen Bezug zu den Gemeinkosten her. Da in der Verwaltung, wie in Abschnitt 2.1 definiert, anders als beispielsweise in der Produktion, Tätigkeiten ausgeführt werden, die unterstützenden Charakter haben und nur indirekt auf den Unternehmensgegenstand, also das Produkt, gerichtet sind entstehen dort im Allgemeinen nahezu ausschließlich Gemeinkosten. Deren Höhe ist in Bezug auf die Gesamtkosten eines Unternehmens erheblich. Die Begriffskomponente Gemeinkosten im Sinne der GWA bezieht sich also auf die in der Verwaltung anfallenden Gemeinkosten und stellt somit den Gegenstand der Gemeinkostenwertanalyse dar.

Die zweite Begriffskomponente Wertanalyse ist auf ein Konzept von L.D. Miles zurückzuführen, das er 1947 im Auftrag von General Electric zu entwickeln begann und vier Jahre später fertigstellte. Miles umschrieb sein Konzept wie folgt: “Value analysis is a philosophy implemented by the use of a specific set of techniques, a body of knowledge and a group of learned skills. It is an organized creative approach which has for its purpose the efficient identification of unnecessary cost, i.e., cost which provides neither quality, nor use nor life nor appearance nor customer features (…).”^[6] Das Konzept der Wertanalyse wurde von Miles mit dem Ziel entwickelt, trotz der damaligen ständigen Steigerung der Einkaufspreise die Kosten bei gleicher Leistung zu senken. Übertragen auf die GWA stellt die Begriffskomponente Wertanalyse somit das angewandte Verfahren dar.

Zusammenfassend lässt sich aufgrund der begrifflichen Betrachtung festhalten, dass die GWA die Verwaltungsgemeinkosten zum Gegenstand hat, dort unter Anwendung des Verfahrens der Wertanalyse unnötige Kosten identifiziert und abbaut, ohne die Leistung der Verwaltung zu beeinträchtigen.

3.3. Einordnung der GWA/Theoretische Konzepte

Nachdem wir uns durch die begriffliche Betrachtung der GWA angenähert haben wird sie im Folgenden näher spezifiziert, indem eine Einordnung in die Teilbereiche der Betriebswirtschaftslehre und in den internen Unternehmenszusammenhang erfolgt. Außerdem werden Kernelemente sowie Charakteristika der GWA benannt.

Die GWA ist in ihrer Konzeption der Organisationslehre zuzuordnen. Die charakterisierenden Phasen praktischer Organisationsarbeit, also Erhebung des Ist-Zustandes, Analyse des Ist-Zustandes, Erarbeitung eines anzustrebenden Soll-Zustandes, Implementierung des Soll-Zustandes und eine anschließende Kontrolle treffen bei der GWA zu.^[7] Dieser Prozess kann als Reorganisationsprozess bezeichnet werden. Des Weiteren ist die GWA durch ihren Projektcharakter gekennzeichnet. „Ein Projekt ist (…) ein zeitlich befristetes Vorhaben mit definiertem Anfang und Abschluss, das sich auszeichnet durch die Einmaligkeit der Durchführung sowie die besondere Komplexität des Vorhabens. Weitere Charakteristika sind die Interdisziplinarität (…) der Aufgabenstellung, die eine projektspezifische Organisationsform erfordert und die relative Neuartigkeit (…).“^[8] Auch diese Merkmale treffen bei der GWA zu. Somit kann die GWA als Reorganisationsprojekt beschrieben werden, ein Kernelement der OL. Darüber hinaus kommen verschiedenste Techniken und Methoden, die in der OL Anwendung finden zum Einsatz. Genannt seien Kernelemente der GWA wie Kreativitätstechniken, workshops, Selbstaufschreiben, Beobachtung und REFA Methodik. Ferner sind Änderungswiderstände bei Durchführung der GWA ein immanenter Bestandteil, der größter Aufmerksamkeit bedarf, um das Verfahren zum Erfolg zu führen.

Gleichwohl bedient sich die GWA verschiedenster Applikationen aus anderen Disziplinen der Wirtschaftswissenschaften insbesondere aus den Bereichen Controlling und Finanzen. Hier sei die Hinzuziehung von Investitionskennzahlen, wie der Return on Investment (ROI) genannt. Die Kostenrechnung liefert die notwendigen Informationen zur exakten wertmäßigen Bestimmung der analysierten Tätigkeiten (Ist-Zustand) und Auswirkungen von Veränderungen (Soll-Zustand). Das Controlling ist zudem bei der Überprüfung der finanziellen Ziele nach einer durchgeführten GWA gefragt. Auch die Personalabteilung und der Betriebsrat sind unmittelbar in das Verfahren eingebunden, da eine abgeschlossene GWA in aller Regel Maßnahmen zur Anpassung des Personals nach sich zieht.

[...]

^[1] (Hardt, 2002, S. 61)

^[2] (Huber, 1987, S. 15)

^[3] (Wöhe & Döring, 2008, S. 936)

^[4] Vgl. (Helfrich, 1980, S. 99)

^[5] Vgl. (Helfrich, 1980, S. 99)

^[6] (Huber, 1987, S. 21)

^[7] Vgl. (Weidner & Freitag, 1998, S. 272)

^[8] (Bergmann & Garrecht, 2008, S. 208)