Personalwirtschaft in mittelständischen Unternehmen

INHALTSVERZEICHNIS

1. Aktuelle Problemstellung und geschichtlicher Überblick

2. Ziele der Personalwirtschaft im mittelständischen Unternehmen
2.1 Wirtschaftliche Ziele
2.2 Soziale Ziele

3. Funktionen der Personalwirtschaft im mittelständischen Unternehmen
3.1 Bedarfsplanung und Beschaffung
3.2 Personaleinsatzplanung
3.3 Personalentwicklung
3.4 Personalfreisetzung

4. Personalorganisation im mittelständischen Unternehmen
4.1 Grundsätzlich möglich Organisationsformen
4.2 Die geeignete Organisationsform für den Mittelstand

5. Weitere Aufgaben der Personalwirtschaft im mittelständischen Unternehmen
5.1 Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
5.2 Kommunikative Aufgaben für soziale Beziehungen am Arbeitsplatz
5.3 Medium der Unternehmensleitung

6. Abschließende Bemerkungen

ANLAGENVERZEICHNIS

Anlage I: Wahrnehmung personalpolitischer Aufgaben

Anlage II: Die Kennzahlen

Anlage III: Kurzfristige quantitative Personalbedarfsplanung

Anlage IV: Zeitwertmethode

Anlage V: Zeitstudien

Anlage VI: Direkte Zeitmessung

Anlage VII: Stichprobenverfahren

Anlage VIII: Kennzahlenmethode

Anlage IX: Langfristig quantitative Personalbedarfsplanung

Anlage X: Elementarzeitverfahren

Anlage XI: Strategische Erfolgspositionen (SEP)

Anlage XII: Der Qualitätszirkel

Anlage XIII: Beispiel für eine Linienorganisation

Anlage XIV: Beispiel für eine Stablinienorganisation

Anlage XV: Beispiel für eine Matrixorganisation

Anlage XVI: Beispiel für eine funktionale Organisation der Personalabteilung

Anlage XVII: Beispiel für eine objektbezogene Organisation der Personalabteilung

Anlage XVIII: Die geeignete Organisation für mittelständische Unternehmen

Anlage XIX: Beispiel für Mischformen der Personalabteilungsorganisation

Anlage XX: Cafeteria- System

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

LITERATURVERZEICHNIS

- Ackermann, Karl-Friedrich / Blumenstock, Horst: Personalmanagement in mittelständischen Untenehmen; Verlag Schäffer Poeschel, Stuttgart, 1. Auflage 1993

- Arbeitsgesetze, 60. Auflage 2002, Beck-Texte im dtv

- Berthel, Jürgen: Personal- Management; Verlag Schäffer Poeschel, Stuttgart; 4. Auflage 1995

- Bürgerliches Gesetzbuch; 49. Auflage 2000; Beck-Texte im dtv

- Gaugler, Eduard: Mitunternehmer in der mittelständischen Wirtschaft; Mannheim; Personal; Heft 6 / 2001

- Hager, Edith: Ein Personalbereich im Wandel von der Verwaltung zu Dienstleistung und Beratung; Osnarbrück; Personal, Heft 5 / 2000

- Hentze, Joachim; Kammel, Andreas: Personalwirtschaftslehre 1; Verlag Paul Haupt; Bern, Stuttgart, Wien; 7. Auflage 2001

- Kailer, Norbert; Walger, Gerd: Perspektiven der Unternehmensberatung für kleine und mittlere Betriebe; Linde Verlag, Wien; 1. Auflage 2000

- Mank, Peter: Personalpolitik in mittelständischen Unternehmen; Verlag der Frankfurter allgemeinen Zeitung, Verlagsbereich Wirtschaft; 1. Auflage 1991

- Oechsler, Dr. Walter A.: Personal und Arbeit; Verlag Oldenbourg, München, Wien; 7. Auflage, 2000

- Schanz, Dr. Günther: Personalwirtschaftslehre; Verlag Franz Vahlen, München; 2. Auflage1993

- Schanz, Dr. Günther: Personalwirtschaftslehre; Verlag Franz Vahlen, München; 3. Auflage 2000

- Schindler, Ulrich; Brunn, Susan: Professionelle Personalarbeit im Mittelstand durch Outsourcing; Personal; Heft 10/ 1998

- Stargardt, Hans-Joachim: Grundlagen, Ziele und Methoden der Personalwirtschaft; Maximilian-Verlag Herford; 2. Auflage 1992

- Stiefel, Rolf Th.: Personalentwicklung in Klein- und Mittelbetrieben; Rosenberger Fachverlag Leonberg, 2. Auflage 1999

- Wunderer, Rolf; Kuhn, Thomas: Zukunftstrends in der Personalarbeit; Verlag Paul Haupt; Bern, Stuttgart, Wien; 1. Auflage 1992

1. Aktuelle Problemstellung und geschichtlicher Überblick

Ein Großteil der mittelständischen Unternehmen haben ihre Anfänge zu Beginn des letzten Jahrhunderts. Die Industrialisierung war schon weit fortgeschritten, die Menschen hatten Kapital, welches sich zu investieren lohnte. Etliche Familien gründeten Unternehmungen, denn die neue Wirtschaftlage barg genug Geschäftsideen in Handel, Handwerk und Industrie. Bis zu den Kriegen waren diese relativ erfolgreich, der große Boom kam allerdings nach dem 2. Weltkrieg zu Zeiten des Wirtschaftswunders. Bis in die späten achtziger Jahre hinein hielt dieser Boom an, wenn von kurzen Unterbrechungen, wie den beiden Ölkrisen, abgesehen wird. In den achtziger Jahren zeigte sich allerdings eine Trendwende, die den kompletten Mittelstand beherrschte, auf. Diese Wende der Geschehnisse hat zu einem großen Teil auch mit den veränderten Werten in der Personalwirtschaft zu tun, denn die personalwirtschaftlichen Entwicklungen sind zu großen Teilen vom Mittelstand ignoriert worden. So ist, einer empirischen Studie zufolge, die Wahrnehmung personalpolitischer Aufgaben zu 65% entweder der Unternehmensleitung oder anderen Abteilungen in Verbindung mit der Unternehmensleitung zuzuordnen. Nur die verbleibenden 35% der befragten Unternehmen haben eine Personalabteilung oder einzelne Personalsachbearbeiter. (vgl. Anhang I)^[1]

An diesem Beispiel lässt sich gut erkennen, dass in mittelständischen Unternehmen die Personalwirtschaft meist dem Geschäftsleiter vorbehalten ist. Daher befinden sich auch heute noch ein Großteil der mittelständischen Unternehmen im sogenannten personalpolitischen Pionierbereich. Nur wenige mittelständischen Unternehmen waren in der Lage, in den personalpolitischen Verwaltungs- bzw. Professionalisierungsbereich zu gelangen. Die Unternehmen, die diesen Schritt vollzogen haben, zeichnen sich meist durch ihre Größe (> 100 Mitarbeiter) und durch das Vorhandenseins eines Betriebsrates aus, dessen Gründung in mittelständischen Unternehmen meist nicht gefördert, bzw. sogar verhindert wird, um den Unternehmern nicht die Autorität zu entziehen.

Wie im weiteren gezeigt wird, ist es dringend notwendig, dass die Personalwirtschaft aus dem Bereich der Geschäftsführung aus-gegliedert wird. Denn oftmals wird der Bereich der Personalwirtschaft als „Nebensache“ gesehen, wofür die Opportunitätskosten für die Geschäftsleitung zu hoch sind. Außerdem ist die Personalwirtschaft von enormer strategischer Bedeutung, weswegen dies nicht als Randbereich betrachtet werden darf.

Mit dieser Arbeit soll ein Überblick über die diversen Bereiche der Personalwirtschaft gegeben werden, und verdeutlicht werden, dass die Gründung einer Personalabteilung in den mittelständischen Unternehmen unumgänglich ist.

2. Ziele der Personalwirtschaft im mittelständischen Unternehmen

2.1 Wirtschaftliche Ziele

Gerade in mittelständischen Unternehmen gehören die wirtschaftlichen Ziele zu den Primärzielen, zu welchen sich erbrachte Arbeitsleistung mit den Zielkriterien Arbeitsproduktivität und Leistungs- Kosten- Relation der menschlichen Arbeit zählen. Weiterhin lassen sich die wirtschaftlichen Ziele in Sach- und Formalziele unterteilen. „Während im Rahmen der Festlegung der Sachziele der Personalwirtschaft determiniert wird, was erreicht werden soll (angestrebter materieller Zustand), geht es bei der Formulierung von personalwirtschaftlichen Formalzielen um das „Wie“ der Zielerreichung, d.h. um die Auswahl von sachzieldienlichen Handlungsalternativen“^[2]

Gerade in mittelständischen Unternehmen sind liquide Mittel meist knapp, daher ist der Ansatz über die kostenorientierten Formalziele geeigneter als der ergebnisorientierte Ansatz. So bietet es sich im Personalbereich an, nachfolgende Kosten genau zu überprüfen und diese zu minimieren, gegebenenfalls auch zu eliminieren. Um aus den vorhandenen humanen Ressourcen einen möglichst großen wirtschaftlichen Nutzen zu ziehen, kann auf drei verschiedene Weisen vorgegangen werden.

1. „Senkung der Personalkosten pro Ausbringungseinheit im Wert- und/oder Mengengerüst

a) Senkung im Wertgerüst durch
- Senkung des Lohnsatzes
- Senkung der Personalzusatzkosten
- Senkung der indirekten Personalkosten

b) Senkung im Mengengerüst durch
- Erhöhung der Arbeitsproduktivität durch Steigerung der menschlichen Arbeitsleistung/ oder durch eine Verbesserung der Arbeitsorganisation
- Anpassung der Beschäftigten
- Gegebenenfalls Substitution von Arbeit durch Kapital

2. Senkung aller Kosten, die durch Personal beeinflusst werden können (z.B. Ausschuss, Maschinenverschleiß und

3. Nutzung des bei den Mitarbeitern vorhandenen Leistungs- und Verbesserungspotentials sowie der Flexibilität (z.B. Einrichtung eines betrieblichen Vorschlagswesens)“^[3]

Gerade in den mittelständischen Unternehmen ist es sinnvoll, eine optimale Mischung aus den drei vorgeschlagenen Weisen zu wählen, um den individuellen, maximalen Nutzen daraus zu ziehen.

2.2 Soziale Ziele

Den sozialen Ziele werden gerade in mittelständischen Unternehmen oft nur marginale Bedeutung zugestanden. Zu diesen Zielen zählen die Erwartungen, die Interessen, die Bedürfnisse und die Forderungen der Mitarbeiter an das Unternehmen, also die jeweiligen individuellen Ziele. „Der Personalwirtschaft fällt die Aufgabe zu, aus den betrieblichen Oberzielen operationale Unterziele abzuleiten, die Handlungsziele für den Personalbereich darzustellen.“^[4] Diese Unterziele müssen allerdings gerade im Mittelstand von den wirtschaftlichen Zielen, den Oberzielen abgeleitet sein, daher entstehen oftmals Interessenkonflikte, weshalb die Unterziele je nach Situation immer wieder neu definiert werden müssen. „Dies gilt aber nicht nur für diesen Konfliktbereich, sondern grundsätzlich sind Entscheidungs- und Ausführungsprozesse in Organisationen als Rückkoppelungsprozesse zwischen Basis und Leitung zu begreifen, die entscheidungsbildende und –beeinflussende Wirkung zeigen.“^[5]

Wie schon obern erläutert, stehen die relevanten sozialen Ziele in mittelständischen Unternehmen oftmals im Hintergrund oder werden ignoriert. In großen Unternehmen gehört es zur Normalität, dass sich die Mitarbeiter zu einem Betriebsrat zusammenschließen und sich für die Vermehrung der sozialen Ziele einsetzen. Die mittelständischen Arbeitnehmer beanspruchen dieses Instrument tendenziell nicht, denn ein Betriebsrat wird einerseits von den Unternehmern meist nicht erwünscht, andererseits wird dessen Bildung auch oft gehemmt. Aber nicht nur die Mitarbeiter eines einzelnen Unternehmens, stehen für die sozialen Ziele ein, sondern auch externe Bezugsgruppen, wie staatliche Organisationen, Arbeitgeberverbände und Gewerkschaften.^[6]

3. Funktionen der Personalwirtschaft im mittelständischen Unternehmen

3.1 Bedarfsplanung und Beschaffung

Das Ziel der Personalbedarfsplanung ist, die Personalausstattung zu bestimmen, welche zur Erreichung der betrieblichen Zielsetzung erforderlich ist, sowie die Deckung des Sollzustandes auszuweisen. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen viele verschiedene Faktoren beachtet werden, gerade mittelständische Unternehmen haben unter den diversen Einflussfaktoren zu leiden, denn durch deren Größe und Organisation sind sie meist nur unzureichend in der Lage, auf die beeinflussenden Faktoren zu reagieren. Zu diesen Faktoren gehören neben den konjunkturellen und saisonalen Einflüssen auch branchentypische Sachverhalte, technologische Tatbestände, die spezifischen Wettbewerbsbedingungen und, nicht zuletzt die demo-graphischen und die politischen Entwicklungen, welche gerade derzeit dem Mittelstand große Probleme bereiten. Wegen dieser Einflussfaktoren darf sich das Unternehmen nicht nur auf die nachgenannten Formeln verlassen, sondern muss sich auch eine gewisse äußere Flexibilität aneignen, die es möglich macht, schnell und gezielt auf Veränderungen zu reagieren.

Um den Personalbedarf zu ermitteln, sollte eine bestehende Organisationsstruktur vorhanden sein. Daraus lassen sich der Bruttobedarf, der tatsächliche Personalbestand und die in der Planungsperiode liegenden Personalbewegungen ableiten. Wenn in einem mittelständischen Unternehmen eine Organisationsstruktur vorhanden ist, ist es möglich, aus den daraus hervorgehenden Stellenplänen über die sogenannte Stellenplanmethode, den Bruttopersonalbedarf für eine vorher festgelegte Periode zu bestimmen. Um nun den Nettopersonalbedarf zu ermitteln, ist folgendermaßen vorzugehen:

[...]

^[1] Vgl. Mank, Peter; Personalpolitik in mittelständischen Unternehmen

^[2] Hentze, Kammel, Personalwirtschaftslehre 2000. S.58

^[3] Hentze, Kammel: (Eckardstein, Schnellinger 1978, S.16 f)

^[4] Hentze, Kammel, Personalwirtschaftslehre 2000. S.58

^[5] Hentze, Kammel, Personalwirtschaftslehre 2000. S.59

^[6] vgl. Hentze, Kammel, Personalwirtschaftslehre 2000