Geschäftsprozessvergleich in SAP und Navision

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Ziel der Arbeit
1.2 Vorgehen
1.3 Teamzusammenstellung und Aufgabenverteilung

2. Grundlagen
2.1 Geschäftsprozeß
2.2 Standardsoftware
2.3 Referenzmodell
2.4 Ereignisgesteuerte Prozeßkette

3. Beschreibung
3.1 SAP
3.1.1 Das Unternehmen
3.1.2 Die Grundidee
3.1.3 R /
3.1.4 IDES
3.2 Navision
3.2.1 Das Unternehmen
3.2.2 Navision Financials

4. Geschäftsprozeß Rechnungserstellung
4.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschäftsprozesses Rechnungserstellung
4.2 SAP
4.2.1 Systemzugang
4.2.2 Beschreibung des Geschäftsprozesses Rechnungserstellung
4.2.3 Geschäftsprozeßkette
4.3 Navision
4.3.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Rechnungserstellung

5. Geschäftsprozeß Zahlungseingang
5.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungseingang
5.2 SAP
5.2.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungseingang
5.2.2 Graphische Beschreibung
5.3 Navision
5.3.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungseingang
5.3.2 Graphische Beschreibung

6. Fazit

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Geschäftsprozeß

Abb.2: Einloggen im SAP

Abb.3: Erzeugen von Modi Abb.4: Debitorenbuchhaltung

Abb.5: Erstellen einer Rechnung

Abb.6: Eingeben der Belegkopfdaten

Abb.7: Debitorenposition hinzufügen

Abb.8: Beleg simulieren

Abb.9: Simulationsmaske

Abb.10: Steuerkennzeichen

Abb.11: Buchen des Belegs

Abb.12: Erzeugen der Belegnummer

Abb.13 : Hauptmenü

Abb.14: Modul Debitoren & Verkauf

Abb.15: Verkaufsangebot

Abb.16: Angebot in Auftrag übernehmen?

Abb.17: Angebot in Auftrag übernommen

Abb.18: Verkaufsauftrag

Abb.19: Liefern und Fakturieren

Abb.20: Gebuchte Verkaufsrechnung

Abb.21: Verkaufsbeleg

Abb.22: Zahlungseingang

Abb.23: Eingeben der Kopfdaten

Abb.24: Bearbeitung offener Posten

Abb.25: Zahlungsdifferenz

Abb.26: Beleg simulieren

Abb.27: Belegpositionen überprüfen Abb.27: Beleg buchen

Abb.28: Belegnummer und Buchungskreis

Abb.29: Debitoren & Verkauf

Abb.30: Gebuchte Verkaufsrechnung

Abb.31: Navigate

Abb.32: Debitorenposten

Abb.33: Debitorenpostenausgleich

Abb.34: Ausgleich buchen?

Abb.35: Ausgleich gebucht

1. Einleitung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1.1 Ziel der Arbeit

Ziel der vorliegenden Arbeit ist der Vergleich von Geschäftsprozessen in bezug auf geschäftsprozeßorientierte Standardsoftware. Der Vergleich wird unter Zuhilfenahme der Standardsoftware der Hersteller SAP und Navision vorgenommen.

Der Erwerb von Grundkenntnissen in den beiden genannten Program- men stand dabei im Vordergrund. Durch diese Arbeit soll ein Bezug der theoretischen Unterrichtsinhalte mit der betriebswirtschaftlichen Praxis erstellt werden.

1.2 Vorgehen

Der Aufbau der Ausarbeitung erfolgte nach folgenden Gesichtspunkten:

- Problemstellung
- Problemdefinition
- Problembearbeitung

Die Einarbeitung in die jeweiligen Programme bzw. Programmteile er- folgte selbständig unter Zuhilfenahme der entsprechenden Online-

Dokumentation bzw. Hilfeprogramme sowie diverser außenstehender Literatur.

1.3 Teamzusammenstellung und Aufgabenverteilung

Die Ausarbeitung wurde von folgenden Personen vorgenommen:

- Simone Berghoff
- Grundlagen
- Tina Bruchhäuser und Andrea Loske
- Geschäftsprozeßvergleiche

2. Grundlagen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2.1 Geschäftsprozeß

Ein Geschäftsprozeß setzt sich aus verschiedenen betrieblichen Abläu- fen zusammen. Die einzelnen Abläufe können anhand einer Wertschöp- fungskette identifiziert werden. Sie sind direkt auf den Markterfolg ausge- richtet und lassen sich durch einen meßbaren Input bzw. Output kenn- zeichnen.

Die Definition eines Geschäftsprozesses setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen:

- Ausrichtung auf den Markterfolg
- Meßbarkeit der Eingangs- und Ausgangsgrößen¹

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Geschäftsprozeß²

Ein Geschäftsprozeß setzt sich somit aus Funktionen und Elementen zusammen, die gemeinsam den Prozeß darstellen. Jede Funktion wird über ein Ereignis einer Nachricht ausgelöst, diese Auslösung kann so- wohl ein wie auch mehrere Ergebnisereignisse nach sich ziehen. Die lo- gische Abfolge der Prozesse wird durch einen Kontroll- bzw. Steue- rungsfluß gesteuert.³

2.2 Standardsoftware

Um zu verstehen, was Standardsoftware bedeutet, wird zuerst auf den Softwarebegriff im allgemeinen eingegangen. Im Anschluß wird der Beg- riff Standardsoftware ausführlich erläutert.

Software beinhaltet Programme die auf der Hardwareebene eines Com- puters ausgeführt werden. Die Einteilung der Software erfolgt in folgende Kategorien:

- Systemsoftware
- Anwendungssoftware

Systemsoftware bildet die Grundlage um Rechnersysteme überhaupt verwenden zu können. Im Gegensatz dazu stellt die Anwendungssoft- ware Funktionalitäten bereit, die der Nutzer für seine Anwendungen be- nötigt. ⁴

Die Anwendungssoftware oder auch Anwendersoftware genannt ist so- mit anwenderproblemorientiert. Anwendersoftware beinhaltet je nach Benutzergruppe ganz unterschiedliche Funktionen in den einzelnen Softwareanwendungen:

- technisch- wissenschaftliche
- kommerzielle
- prozeßsteuernde
- sonstige.⁵

Anwendungssoftware wird in Unternehmen in drei Gebieten eingesetzt:

- Systeme zur Verwaltung, Planung und Unterstützung des be- trieblichen leistungs- und Geldflusses (wird auch als betriebs- wirtschaftliche Informationssysteme bezeichnet)
- Unterstützung von Bürotätigkeiten (auch bezeichnet als Büroin- formationssysteme)
- technische Informationssysteme, um Produkte zu entwickeln und Produktionsverfahren- und maschinen zu steuern.

Betriebswirtschaftliche Informationssysteme, die dazu beitragen sollen Kosten zu senken, die Erlöse zu steigern sowie die Mitarbeiter bei der Koordinierung der Güter- und Geldflüsse zu unterstützen, werden heute selten von Unternehmen selbst entwickelt. Es erfolgt vielmehr ein Rück- griff auf fertige Anwendungssoftware, sogenannte Standardsoftware. Die Einführungskosten können dabei bis zu 7. –

stellige DM-Beträge umfassen und eine Einführungszeit von einem oder gar mehreren Jahren ist durchaus üblich.

Standardsoftware ist besonders im Bereich der betriebswirtschaftlichen Informationssysteme verbreitet, da hier keine unternehmensabhängigen Strukturen vorliegen. Vergleichbare Strukturen liegen so zum Beispiel im Bereich der Finanzbuchhaltung vor:

- Datenstrukturen
- Verarbeitungsfunktionen.

Daten- und Verarbeitungselemente, wie zum Beispiel Kontenbezeich- nungen , müssen jedoch nach wie vor unternehmens- oder branchenin- dividuell definiert werden.

Chancen und Risiken die sich aus der Anwendung von Standardsoftware ergeben werden im folgenden stichpunktartig aufgelistet:

- Chancen
- Festpreis für die Programmgrundversion und abschätzbarer Aufwand für die Individualisierung
- geringerer Personaleinsatz auch bei komplizierteren Anwen- dungen
- durch intensive Erprobung beim Hersteller hohe Betriebssi- cherheit
- Rückgriff auf Erfahrungen anderen Unternehmen durch ver- breiteten Programmeinsatz
- zusätzliches betriebswirtschaftliches Know- How
- Risiken
- Übereinstimmungsfehler mit Fachanforderungen, die Folge sind erhebliche Anpassungsanforderungen
- Schnittstellenprobleme zu bereits bestehenden Anwen- dungssystemen
- bei kleineren Anbietern ist die Softwarewartung und Benut- zerbetreuung nicht immer gesichert
- längere Laufzeiten oder Antwortzeiten durch geringere Pro- grammeffizienz.⁶

2.3 Referenzmodell

Abstrahierte Modelle zur Darstellung von standardisierten Wirklichkeits- ausschnitten bezeichnet man als Referenzmodelle. Sie werden zur Be- schreibung von idealtypischen betriebswirtschaftlichen Fachinhalten bzw. von entsprechenden Informationssystemen verwendet. Dadurch kann aufgezeigt werden, wie Unternehmensmodelle aufgebaut und strukturiert sein können, es werden also idealtypische Abläufe darge- stellt. Durch einen Vergleich des bestehenden

Unternehmensmodells mit dem Referenzmodell kann festgestellt wer- den, wie Strukturen und Abläufe noch idealer gestaltet werden können.

Zur Vereinfachung der Modellierung eines Unternehmens können Refe- renzmodelle ebenfalls eingesetzt werden. Ausgangspunkt sind hier Ob- jekte (Daten, Funktionen, Prozesse oder Organisationseinheiten) und deren Beziehungen zueinander. Durch Anpassung der einzelnen Kom- ponenten kann somit ein spezielles Unternehmen modelliert werden. Ei- ne solche Vorgehensweise ist besonders zweckmäßig, wenn Standard- software zum Einsatz kommen soll. Voraussetzung ist jedoch,

das auch die Standardsoftware auf einem Referenzmodell aufgebaut worden ist.⁷

2.4 Ereignisgesteuerte Prozeßkette

Prozesse, die innerhalb eines Referenzmodelles ablaufen, werden mit Hilfe von ereignisgesteuerten Prozeßketten beschrieben. Ereignisse und Funktionen werden in ihrer Abfolge dargestellt. Ereignisse lösen hierbei einen Prozeß aus, können den Funktionsablauf verändern und abschlie- ßen. Ebenso sind sie das Ergebnis von Funktionen. Innerhalb

eines Prozeßablaufes können mehrere Verzweigungen auftreten, wenn zum Beispiel bestimmte Funktionen parallel ausgeführt werden müssen.

Weitere Beschreibungsmerkmale, die in diesem Zusammenhang fest- gehalten werden können sind:

- Organisationseinheiten, zur Bearbeitung von Funktionen und Verantwortlichkeit für die Ergebnisse
- Hilfsmittel bzw. Ressourcen, zur Nutzung von Funktionsbearbei- tung
- Datenträger, zur Ergebnisspeicherung.⁸

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tab. 1: Elemente der Prozeßkette

3.1 SAP

3.1.1 Das Unternehmen

1972 wurde in Walldorf, von fünf ehemaligen IBM – Programmierern, das Unternehmen SAP (Software, Anwendungen und Produkte in der Daten- verarbeitung) gegründet. Bis heute hat sich die Mitarbeiterzahl auf

über 6.400 Mitarbeiter gesteigert, wobei ein Umsatz von mehr als 2 Mrd. DM erwirtschaftet wurde.

Wichtige Eckpunkte in der Entwicklungsgeschichte der SAP AG sind:

- 1976 Erwirtschaftung eines Umsatzes von 4 Mio. DM mit FiBu - Programm
- 1979 Einführung des Systems R / 2 für Mainframes
- 1988 Umwandlung in eine Aktiengesellschaft
- 1992 Freigabe des Systems R / 3
- 1994 Erringung der Marktführerschaft in der betriebswirtschaftli- chen Standardsoftware.⁹

3.1.2 Die Grundidee

Die Grundidee der SAP AG besteht in der Entwicklung einer einzigen betriebswirtschaftlichen Standardsoftware mit der sämtlichen betriebs- wirtschaftlichen Bereiche abgedeckt werden können. Die Benutzerober- fläche sowie die Struktur sollen ebenfalls einheitlich sein. Die zu erstel- lende Software sollte sich nicht auf eine Branche konzentrieren sondern sollte branchenübergreifend eingesetzt werden können, der Einsatz soll- te sowohl national wie auch international möglich sein.

Aus diesen Überlegungen heraus entstand zunächst das System R / 2 (R = Realtime (Echtzeitverarbeitung)), später dann das System R / 3. R / 3 wurde für den Einsatz im Bereich von Großrechnern konzipiert und später auch auf Client / Server – Systeme.¹⁰

3.1.3 R / 3

Die Markteinführung von R / 3 erfolgte im Jahre 1992. Seit dieser Zeit hat sich das System zum weltweit führenden System im Bereich des Client / Server – Architektur entwickelt.

International und multinational tätige Unternehmen können mit Hilfe von R / 3 auf einem gemeinsamen Rechner die betrieblichen Abläufe unter- schiedlicher Landesgesellschaften und auch länderübergreifende Vor- gänge durchführen.

Die wichtigsten Punkte der Internationalität sind:

- Sprachenvielfalt
- landesspezifische Datumsformate
- Verarbeitung verschiedener Kontenpläne innerhalb eines Man- danten (Konzern)
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen nach länderspezifischen Ge- gebenheiten
- Berücksichtigung nationaler Steuerbestimmungen (Rechnungs- wesen).

Sogenannte Branchenlösungen entstehen im System R / 3 über das Customizing, gegebenenfalls auch durch die Erstellung eigener Module. Das System R / § besteht aus einer Vielzahl einzelner Module, die so- wohl als Komplettpaket oder als Einzelbausteine erworben werden kön- nen. Bei der Einzelerwerbung ist jedoch die Abhängigkeit einzelner Komponenten von einander zu beachten.¹¹

3.1.4 IDES

Das SAP/R3 System liegt für die folgenden Beispiele im IDES vor, was nun kurz einmal vorgestellt werden soll.

IDES - das "International Demonstration and Education System" stellt eine Musterfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mit Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern. IDES enthält beispiel- hafte Anwendungsdaten für unterschiedliche Geschäftssituationen im System R/3. In IDES sind die Geschäftsprozesse genau wie in einem richtigen Unternehmen abgebildet, daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen ausgestattet. Auf diese Weise macht IDES die anspruchsvol- le Funktionalität vom System R/3 an leicht nachvollziehbaren Beispielen deutlich.

Die implementierten Geschäftsprozesse sind in der Online-Hilfe mit ge- nauen Beschreibungen dokumentiert. Die einzelnen Beispiele beinhalten einen Überblick über die Musterdaten und schrittweise Anleitungen zur Ausführung der einzelnen Prozesse.

IDES stellt wichtige Geschäftsprozesse unterschiedlicher Branchen dar und zeigt somit, daß das System R/3 praktisch alle Arten von Fertigungs- industrien unterstützt, von der diskreten Fertigung bis zur Prozeßferti- gung, von der Einzelfertigung bis zur Serienfertigung. IDES ist aber kei- ne branchenorientierte Modellfirma. Vielmehr sind die einzelnen Prozes- se, die mit praxisorientierten Daten aufgebaut sind, an bestimmte Bran- chen, wie zum Beispiel "Automotive", angelehnt. In der IDES-Gruppe werden Produkte wie Aufzüge, Motorräder, Autos oder Lacke gefertigt.

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¹ Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000, S.18

² Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000, S.18

³ Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 98

⁴ Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 30

⁵ Zilahi – Szabó, M. G., Lehrbuch Wirtschaftsinformatik, München; Wien; Oldenbourg, 1998; s. 125

⁶ Fischer, F.; Herold, W.; Dangelmaier, W.; Nastansky, L.; Suhl, L., Bausteine der Wirtschaftsinforma- tik: Grundlagen, Anwendungen, PC-Praxis, Berlin, 2000, S. 78 - 79

⁷ Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 96 - 97

⁸ Merterns,P.; Bodendorf, F.; König, W.; Picot, A.; Schumann, M., Grundzüge der Wirtschaftsinforma- tik, Berlin; Heidelberg; New York; Barcelona; Hongkong; London; Mailand; Paris; Singapur; Tokio, 2000, S. 162 - 163

⁹ Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP – R / 3, Braun- schweig; Wiesbaden, 1995, S. 2

¹⁰ Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP – R / 3, Braun- schweig; Wiesbaden, 1995, S. 2

¹¹ Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP – R / 3, Braun- schweig; Wiesbaden, 1995, S. 8 - 9