Lotus Notes/Domino - Standard im Bereich Messaging und Groupware

Inhalt

Abstract

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Entstehungsgeschichte von Lotus Notes

3 Merkmale von Lotus Notes/Domino R5
3.1 Funktionsumfang und Konzept
3.2 Groupware
3.3 Replikation
3.4 Sicherheit
3.5 Applikationen

4 Internet und www
4.1 Lotus Notes und das Internet
4.2 WWW-Komponenten

5 Ausblick

Literaturverzeichnis

Ehrenwörtliche Erklärung

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Screenshot der Lotus Notes Willkommenseite

Abbildung 2: One-to-One Kommunikation

Abbildung 3: One-to-Many Kommunikation

Abbildung 4: Many-to-Many Kommunikation

Abbildung 5: Replikation eines Dokumentes

Abbildung 6: multiple Bearbeitung eines replizierten Dokumentes

Abbildung 7: bidirektionale Replikation eines Dokumentes

Abbildung 8: bidirektionale Identifikation

Abbildung 9: ACL für Datenbank A

Abbildung 10: Verschmelzung der Notestechnologie mit Internetprotokollen

Abbildung 11: Umfang eines Notes Clients

Abbildung 12: Elemente einer Webapplikation

Abbildung 13: Notes als Web Authoring und Design Tool

Abbildung 14: Notes/Domino Server

Abstract

Lotus Notes/Domino – Standard im Bereich Messaging und Groupware, diese Studienarbeit soll erläutern, warum das so ist.

Nach der Einleitung (Kapitel 1), die verdeutlicht, wie wichtig es heute für Unternehmen ist, Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stellen zu können, folgt die Entstehungsgeschichte von Lotus Notes (Kapitel 2), die im Jahre 1976 begann.

Nachfolgend werden schließlich die Merkmale von Lotus Notes/Domino dargestellt (Kapitel 3). Dem Funktionsumfang und Konzept als Client/Server basiertes Dokumenten Datenbanksystem mit integrierter Mailfunktion und dem Grundgedanken, gemeinsam Informationen zu nutzen, folgen Erläuterungen über Groupware im Allgemeinen. Die typischen Groupwarefunktionen Kommunikation, Kollaboration und Koordination werden vorgestellt und erklärt. Die Ausführungen zum Thema Replikation verdeutlichen, wie in Notes das Problem des lost updates vermieden wird, also des Verlorengehens von Änderungen in einem Dokument, das von vielen Anwendern gemeinsam genutzt und bearbeitetet wird. Danach werden die in Notes angewandten Sicherheitskonzepte dargestellt, die von RSA Verschlüsselung über bidirektionale Identifikation, ACLs, Feldverschlüsselung, bis hin zur digitalen Signatur reichen. Das Thema Applikationen schließt dieses Kapitel mit einer kurzen Darstellung der Anwendungsentwicklungsumgebung von Notes ab.

Im Bereich Internet und WWW (Kapitel 4) wird aufgezeigt, wie Notes den Zeitbezug zur modernen Ent wicklung in diesem Gebiet wahrt, indem es sich an Internetstandards und -protokolle anpasst und Webapplikationen ermöglicht.

Zum Abschluss der Arbeit wird in einem Ausblick (Kapitel 5) Resümee über die Ausführungen gezogen, mit dem Ergebnis, dass die Entwicklung und Erfolgsgeschichte des Programms wohl nicht so schnell enden wird.

1 Einleitung

Was man früher mit Elektronischer Datenverarbeitung bezeichnete heißt heute Informationsverarbeitung oder neudeutsch Information Technology. Das allein ist schon ein Hinweis dafür, dass Informationen an sich für Unternehmen aller Art immer wichtiger werden und sie inoffiziell sogar schon als vierter und neuer Produktionsfaktor neben Boden, Arbeit und Kapital gelten. Ohne entsprechende Informationen über das eigene Produkt, sowie die Konkurrenten und den Absatzmarkt kann ein Unternehmen heutzutage am Markt gar nicht mehr bestehen. Wissen über Kaufkraft der Zielgruppe und damit verbundene mögliche Absatzmengen, aber auch Kenntnis von Marktanalysen, zum Beispiel über Verkaufsanteile, ist für die Unternehmensführung unerlässlich. Das bedeutet aber auch, dass man Systeme benötigt, die es ermöglichen schnell an Informationen zu gelangen, sie also zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen.

Lotus Notes passt in dieses Konzept. Zwar ist die erste Assoziation vieler Anwender zu diesem Programm meist nur die Mailfunktion, jedoch wird dies dem vollen Umfang dieses vielseitigen Softwarepaketes nicht gerecht, denn Lotus Notes ist mehr als nur ein Mailprogramm.

Diese Studienarbeit soll einen breiten theoretischen Überblick darüber geben, was Lotus Notes ist und was es kann. Es werden zunächst die Entstehungsgeschichte von Lotus Notes und dessen Funktionsumfang und Konzept als Dokumenten Datenbank erläutert. Den Ausführungen zum Begriff und der Bedeutung von Groupware folgen die Themen Replikation, Sicherheit und Applikationen in Notes. Das Kapitel Internet und WWW stellt den heutigen Zeitbezug von Notes zur modernen Entwicklung in diesem Bereich dar. Abschließend wird im Kapitel Ausblick am Ende der Arbeit Resümee gezogen.

2 Entstehungsgeschichte von Lotus Notes

Erster Vorgänger von Notes/Domino war das Programm „Plato Notes“, das am Computer-based Education Research Laboratory (CERL) der Universität von Illinois entstand. Es ermöglichte die Kommunikation zwischen verschiedenen Benutzern auf Basis von Dokumenten, sogenannten „notes“. Nach zahlreichen Erweiterungen wurde dieses System 1976 unter dem Namen „Plato Group Notes“ eingesetzt. Ray Ozzie, ein ehemaliger Mitarbeiter des CERL, gründete schließlich, finanziert durch Mitch Kaptor, den Inhaber der Lotus Development Corporation, die Firma Iris Associations, welche das erste Release des Programms Lotus Notes entwickelte. 1989 wurde dieses von der Firma Lotus auf den Markt gebracht. Noch bevor die erste Version offiziell erhältlich war, kaufte das Unternehmen Price Waterhouse 10 000 Kopien davon, seitdem wurde das Programm an zahlreiche Unternehmen aller Größenordnungen verkauft. Bei der Vorstellung des aktuellen Release Lotus Notes/Domino R5 sagte Jeff Papows, der Präsident und Chief Executive Officer von Lotus Development:

„Nach Jahren der kontinuierlichen Innovation ist das Release 5 von Lotus Notes/Domino der bedeutsamste Schritt, den wir jemals gemacht haben. Damit könne n Unternehmen Anwendungen aus den Bereichen e-Business, Internet Messaging, globales Workgroup Computing und Knowledge Management realisieren, die zuvor nicht möglich waren.“¹

Auf der diesjährigen 15. DNUG (Deutsche Notes User Group)-Konferenz am 08.11.2001 in Hannover wurde bekannt gegeben, dass mittlerweile weltweit circa 82 Millionen Menschen dieses Programm benutzen. ²

3 Merkmale von Lotus Notes/Domino R5

3.1 Funktionsumfang und Konzept

Der Grundgedanke bei der Entwicklung dieser speziellen Software war das Nutzen von gemeinsamen Informationen, die in Dokumenten Datenbanken verfügbar sind, sowie das Integrieren von Mailfunktionen und Online Diskussionen. Es sollte ermöglicht werden, Informationen in Netzwerken zu publizieren und sicher auf öffentliche und private Dokumente zuzugreifen.

Lotus Notes basiert auf einer Client/Server Technologie, wobei dem PC als Client vom Domino Server Informationen bereitgestellt werden. Dieser Domino Server ist ein kombinierter Web und Notes Server, der den Zugriff auf Notes Datenbanken sowohl mit einem Notes Client als auch mit jedem beliebigen Webbrowser ermöglicht. Umgekehrt hat der Notes Client aber auch alle Fähigkeiten eines Webbrowsers und kann auch unabhängig vom Domino Server benutzt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Screenshot der Lotus Notes Willkommenseite

Die Willkommens-Seite, die beim Start des Notes Clients geöffnet wird, zeigt die Hauptanwendungsgebiete Mail, Kalender, Adressbuch und Aufgabenliste am linken Bildrand, in der Kopfzeile stehen weitere Funktionen zur Verfügung (Abbildung 1). Mit der Browserfunktion kann man von hier verschiedene Informationen und Datenbanken erreichen.

Alle Daten in Lotus Notes werden als Dokumente in Datenbanken gespeichert. Solch ein Dokument wird auch als Record, also Datensatz, bezeichnet. Jedes dieser Dokumente enthält Felder, in denen die entsprechend benötigten Daten dargestellt sind. Beim Anzeigen eines Formulars sieht man also nicht die Records selbst, sondern den Inhalt ihrer Felder. Auch die Mailfunktion ist in Datenbanken organisiert. Die Formulare wie Memos, Antworten oder Kalendereinträge werden in einer Ansicht als Liste dargestellt. Hierbei dienen die Feldnamen der Records

als Spaltennamen der Auflistung, so können zum Beispiel E-Mail-Dokumente in der Ansicht Inbox nach deren Einträgen im Feld Datum sortiert werden³.

Dokumente in Notes können strukturierten oder unstrukturierten Inhalt enthalten, es werden also auch Datensammlungen verwaltet und gespeichert, die sich nicht an relationalen oder anderen Datenbanken orientieren, wie zum Beispiel Tabellen, formatierter Text, Webseiten, Graphiken oder Multimediaobjekte wie Bild-, Ton- und Videodateien.

Auch die Möglichkeit einer Volltextsuche ist implementiert, die das Suchen und Auflisten von Dokumenten basierend auf Benutzerabfragen gewährleistet.

Eine Versionskontrolle verwaltet übersichtlich multiple Änderungen eines Dokuments durch mehrere Benutzer. Die automatische Versionsverteilung kann so implementiert werden, dass Änderungen nicht überschrieben werden oder verloren gehen.

Lotus Notes ist ein Hypertext-orientiertes Programm. Dokumente können also Links enthalten, die auf andere Dokumente in irgendeiner Notes-Datenbank oder im World Wide Web verweisen.

3.2 Groupware

Groupware ist ein Kunstwort, das sic h zusammensetzt aus den englischen Begriffen group und software. Es beschreibt eine Kategorie von Programmen, die die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen in Netzwerken unterstützen sollen, so dass der reibungslose Datenaustausch innerhalb einer Gruppe und zw ischen verschiedenen Arbeitsgruppen gewährleistet ist⁴. Der allgemeine Leistungsumfang einer Groupware umfasst den Versand von E-Mails,

gemeinsame Dokumentenverwaltung und Terminplaner was in diesem Zusammenhang oft mit den Schlagworten Kommunikation, Kollaboration und Koordination ⁵ zusammengefasst wird.

a) Kommunikation

Im Bereich Kommunikation hat Lotus Notes als Groupwaresystem einen entscheidenden Vorteil gegenüber dem gebräuchlichsten digitalen Kommunikationsmedium, der E-Mail, mit der stets eine One-to-One, beziehungsweise eine One-to-Many Kommunikation erreicht wird (vgl. Abbildungen 2, 3)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: One-to-One Kommunikation: Informationsfluss/ Kommu - nikation zwischen je einem Sender und Empfänger

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: One-to-Many Kommunikation: Informationsfluss/ Kommunikation zwischen einem Sender und mehreren Empfängern

Im Gegensatz dazu entsteht in einem Groupwaresystem die Möglichkeit einer Many-to-Many Kommunikation⁶ (Abbildung 4). Dabei ist die Kommunikation innerhalb der Gruppen 1 und 2 über das Groupwaresystem genauso gewährleistet wie die Kommunikation zwischen diesen Gruppen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Many-to-Many Kommunikation: Informationsfluss/ Kommunikation zwischen Mitgliedern einer und Mitgliedern verschiedener Gruppen über ein Groupwaresystem

b) Kollaboration

Die Kollaboration, also die Zusammenarbeit, ist eng mit dieser Art der Kommunikation verknüpft. Lotus Notes stellt hier einen zentralen Zugangspunkt zur Verfügung um Informationen zu finden und zu teilen, sowohl in Form von E- Mails, relationalen Datenbanken, Dokumenten oder im Internet.

c) Koordination

Die gezielte Koordination von Geschäftsprozessen wird dadurch erreicht, dass Lotus Notes ein Abbild der realen Arbeit in einem Team schafft. Hierdurch entsteht teilweise eine enorme Verbesserung der Geschäftsprozesse, was eine unabhängige Studie der International Data Corporation USA⁷ belegt, wonach Lotus Notes Kunden ein durchschnittliches Return on Investment (ROI)⁸ von 179% erreichen.

Groupwareanwendungen benötigen beste Technologie und Hardware um dynamische Bewegungen zwischen diesen drei Funktionen zu gewährleisten und sind daher leider oft teuer. Folgende drei Technologien liegen einer solchen Groupwareplattform zugrunde:

a) Objektspeicher

Der Objektspeicher sorgt dafür, dass Wissen und Informationen in Form von Nachrichten, Dokumenten Formularen, Memos und Reports gespeichert und gemanagt werden.

b) Zugangsmodell

Das Zugangsmodell erlaubt es Informationen einfach aufzubewahren und darauf zuzugreifen.

c) Anwendungsentwicklungssystem

Mittels einem Anwendungsentwicklungssystem ist die Möglichkeit gegeben weitere Applikationen zu entwickeln.

[...]

¹ Fricke, Roland: Lotus Notes/Domino R5 Das bhv Taschenbuch, Kaarst 1999, S.11

² Opening Keynote Speech “Lotus Client Strategy”; Sorensen, Ulf; Technology Executive Lotus, IBM Corporation; 08.11.2001

³ Calabria, Jane: 10 Minute Guide to Lotus® Notes Mail 4.5, Indianapolis/USA 1996, S. 4

⁴ Linke, Marcus/Winkler, Peter: Das M&T Computerlexikon, 2. erweiterte Auflage, München 1999, S.310

⁵ Lotus Development Corporation (Hrsg.): Groupware Communication, Collaboration and Coordination, Massachusetts/USA 1995, S. 1

⁶ Kirkpatrick, David: Groupware Goes Boom, in Fortune, Dezember 1993, Heft 27

⁷ Lotus Development Corporation (Hrsg.) White Paper (1): An Overview – The World’s Leading Messaging and Groupware Product, USA 1996, S. 2

⁸ ROI = (Gewinn / Gesamtkapital)* 100; Kennzahl zur Analyse der Rentabilität, dient der Kontrolle des Kapitaleinsatzes