SAP R/3 - Materialwirtschaft: Der Wareneingang

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Die Materialwirtschaft; das Modul (MM)

2. Elemente der R/3 - Materialwirtschaft
2.1 Stammdaten
2.2 Die Materialdisposition
2.3 Der Einkauf
2.4 Die Rechnungsprüfung
2.5 Die Bestandsführung
2.6 Die Lagerverwaltung
2.7 Logistikinformationen

3. Die Bestandsführung
3.1 Aufgaben
3.2 Materialstamm und Bestandsführung
3.3 Wert - und/oder mengenmäßige Bestandsführung
3.4 Bestandsarten
3.5 Warenbewegungen
3.5.1 Bewegungsarten

4. Praxisbeispiel
4.1 Betriebswirtschaft
4.2 Praxisteil: Der Prozeß
4.2.1 Materialbeleg anlegen
4.2.2 Unterlieferungen/Überlieferungen
4.2.3 Materialbewertung
4.2.4 Stornierung von Warenbewegungen

1. Einleitung

1.1. Die Materialwirtschaft; das Modul (MM)

Die Materialwirtschaft ist die Kernanwendung logistischer Prozesse im Unternehmen und stellt gleichzeitig das Bindeglied zu anderen kaufmännischen Anwendungen, wie der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, aber auch zu den Controlling- Instrumenten, dar. Die betriebswirtschaftlichen Aufgaben der Materialwirtschaft ergeben sich ausgehend von einer ganzheitlichen Sicht der Unternehmensfunktionen mit internen und externen Partnern¹. Die Funktionalität des Moduls Materialwirtschaft (MM) umfasst den gesamten Beschaffungszyklus in einem Unternehmen, ausgehend vom Beschaffungsbedarf bis hin zum Wareneingang²:

- Die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen für die Produktion, den Handel und den Eigenbedarf.
- Die Lagerhaltung und Bestandsführung zur Überwachung der sich im Unternehmen befindenden Materialien.
- Die Disposition zur Unterstützung der Beschaffungsvorgänge, zur Ermittlung des zu erwartenden Materialbedarfs.
- Die finanztechnische Verwaltung der Materialien, insbesondere die Bewertung der Materialien für die Bilanz sowie die Funktionen der Rechnungsprüfung.

2. Elemente der R/3 – Materialwirtschaft

2.1 Stammdaten

Entsprechend der betriebswirtschaftlichen Teilfunktionen ist das Modul Materialwirtschaft in R/3 in Elemente aufgeteilt, die sowohl einzeln als auch im Verbund genutzt werden können. Ein wesentliches Element stellt der Materialstamm dar, der die mögliche Verwendung von Material im Tagesgeschehen steuert, auch über die rein formale Abgrenzung des Moduls MM hinaus. Durch die Integration der Daten herrscht eine enge Verbindung zu den Funktionen Produktion (PP), Qualitätsmanagement (QM), Finanzbuchhaltung (FI), den Vertrieb (SD) oder Instandhaltung (PM). Beispiele für den wechselseitigen Datenaustausch sind die Bedarfsübergabe durch einen Kundenauftrag vom Modul Vertrieb, die Materialreservierung infolge eine Instandhaltungsauftrages durch das Modul PM oder die retrograde Entnahme von Fertigungsmaterial aufgrund einer Auftragsfertigmeldung (Modul PP). Als Datenlieferant fungiert die Materialwirtschaft beispielsweise für die Finanzbuchhaltung (FI) bei bewerteten Warenbewegungen oder über die Verbuchung von Eingansrechnungen für bezogene Materialien und Dienstleistungen. Damit es infolge des hohen Integrationsgrades des SAP Materialstamms nicht zu Redundanzen kommt, ist er hierarchisch strukturiert. Auf Mandantenebene finden sich die konzernweit geltenden Daten wieder. Beispiele dafür sind Materialkurztexte oder Angaben zu Gewicht und Volumen. Die darunter liegende Datenebene, also die Werksebene, beinhaltet spezifische Werte wie ABC-Kennzeichen und Daten zur Materialdisposition. Auf Lagerortebene befinden sich primär Ortsbestandsdaten. Mindestauftragsmengen und Gruppierungskennzeichen sind auf der Vertriebsebene angesiedelt³.

Weitere zentrale Stammdaten des Moduls MM sind der Lieferantenstamm, in dem Daten zu Geschäftspartnern hinterlegt sind, die Stückliste und die Konditionen, mit denen z.B. Zölle, Bezugsnebenkosten, Rabatte oder Steuern abgebildet werden können. Zur Strukturierung der Vielzahl unterschiedlicher Materialien in einem Unternehmen stehen Materialarten und Branchen als auch eine R/3-Klassifizierung zur Verfügung. Materialien, die Schwankungen in Qualität und Eigenschaften aufweisen, können in Chargen verwaltet werden⁴.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Anwendungsmodul Materialwirtschaft; Quelle: Keller & Partner, S. 87

Hauptaufgaben der Materialdisposition ist die bedarfsgerechte Bereitstellung der entsprechenden Werkstoffe. Das R/3-System unterstützt den Materialdisponenten mit einer automatischen Generierung von Beschaffungsvorschlägen⁵. Von der Art des zu beschaffenden Material hängt es ab, welche(s) maschinellen/ manuelle Dispositionsverfahren eingesetzt werden (wird). Die plangesteuerte Disposition orientiert sich dabei an Absatz– und Produktionsplänen, wodurch eine Ermittlung des zukünftigen Bedarfs bis zu 4 Wochen im voraus ermöglicht wird. Dieses Dispositionsinstrument wird bei Materialien besonderer Bedeutung eingesetzt. Die verbrauchsgesteuerte Disposition stützt sich auf Vergangenheitszahlen, womit die Möglichkeit einer annäherungsweisen Ermittlung zukünftigen Verbrauchs gegeben ist. Kein Dispositionsverfahren im engeren Sinne ist die manuelle Disposition, da sie lediglich an der Übermittlung von Bedarfen auf Basis konkreter Aufträge ansetzt⁶.

2.3 Der Einkauf

Die Aufgaben beginnen mit der Bedarfsermittlung – manuell und in Verbindung mit der Materialdisposition – und der Suche geeigneter externer Bezugsquellen. Es folgt die Überwachung der Warenlieferung und je nach Organisationsform die Aufgaben der Rechnungsprüfung und Zahlung. Die vielfältigen Beschaffungsvorgänge lassen sich im Wesentlichen auf drei Arten reduzieren: Beschaffungen für das Lager, für den Verbrauch und das Anlagevermögen. Manuelle Bedarfe werden in Form von Bestellanforderungen an den Einkauf mitgeteilt. Anfragen und Angebote nehmen auf diese Bezug und dienen der Erstellung von Preisspiegeln zur Ermittlung des geeigneten Lieferanten⁷. Auf der Basis von Angebotseingängen können zur Entscheidungsunterstützung Preisregeln erstellt werden, die den Vorgang der Angebotseinholung steuern: Ist die Angebotslage für eine Bestellung ausreichend oder sind weitere Anfragen erforderlich? Durch Informationen zum aktuellen Bestand, Lieferbereitschaft und –termin wird weiterhin die Transparenz im Einkauf gesichert⁸.

Nach vollzogener Lieferung unterliegt der Rechnungsprüfung die Vorbereitung des Zahlungsverkehrs⁹. Die Erfassung einer Eingangsrechnung im Modul MM bildet gleichsam den Abschluss der materialwirtschaftlichen Tätigkeiten zu einem Beschaffungsvorgang. Unterstützt wird die Rechnungserstellung durch die vollständige Integration der Stammdaten. Bei der bestellbezogenen Rechnungsprüfung werden Eingangsrechnungen bzgl. der Mengen, Termine und Preise gegen die Bestellung und den Wareneingang verprobt. Sollten Abweichungen auftreten, die die im Customizing voreingestellten Toleranzen überschreiten, so wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt¹⁰.

2.5 Bestandsführung

Die Grundeinstellungen für die Bestandsführung sind im Materialstamm hinterlegt. Je nach betriebswirtschaftlichem Zweck können die Bestände mengen– als auch wertmäßig geführt werden. Im SAP R/3 System wird zwischen verschiedenen Bestandsarten unterschieden, z. B. zwischen frei verfügbaren Bestand und reservierten Bestand. Bestände für Konsignation – Materialien, die sich zwar in unserem physischen Besitz befinden, aber bis zur Bezahlung Eigentum des Lieferanten bleiben - oder Streckenabwicklung werden in den Sonderbestand gebucht. Diese Zuordnung von Materialen in bestimmte Bestandsarten stellt ein wichtige Voraussetzung für die Materialdisposition dar. Warenbewegungen, wie dem Wareneingang, der Entnahme zur Verschrottung oder dem Warenausgang, werden unterschiedliche Bewegungsarten zugeordnet, um in Echtzeit die mengen– und wertmäßigen Buchungen zu steuern. Auf diese Weise ist jederzeit die richtige Materialbewertung sichergestellt. Die Anwendung des Prozesses Wareneingang wird unter 3. näher beleuchtet. Ferner unterstütz die Bestandsführung die gängigen gesetzlichen zugelassenen Verfahren der Inventur, wobei Bewertungsregeln für chargengeführtes Material gesondert festgelegt werden müssen¹¹

2.6 Lagerverwaltung

Die R/3 Lagerverwaltung verfügt über standardisierte Schnittstellen zu individuellen Lagerverwaltungssystemen (LVS). Die installierten Schnittstellen in R/3 entsprechen allgemeinen Standards, die es ermöglichen, dialogfrei Daten aus anderen Fremdsystemen zu übernehmen. Ferner bietet R/3 noch die Möglichkeit Programme durch die Einbindung von Kommunikationskomponenten, z.B. durch Object Linking and Embedding (OLE) bzw. Open Database Connectivity (ODBC) zu intgrieren¹².

Beispiele für Individualprogramme wären die Verwaltung des Hochregal-, Kleinteile-, Block- oder Festplatzlagers. Zusätzlich wird noch der Einsatz von Programmen zur Gefahrenstoffabwicklung oder Barcode-Systemen durch besondere Funktionen unterstützt.

2.7 Logistikinformationen

Analog zu den Modulen Vertrieb und Produktionsplanung bietet auch die Materialwirtschaft Informationswerkzeuge an, die auf der Grundlage variabler Auswertungen, sowohl Tätigkeiten im Tagesgeschäft als auch die Entscheidungsfindung auf strategischer Ebene unterstützt. Im Bestandscontrolling werden beispielsweise Buchungsbelege ausgewertet und zu aussagekräftigen Kennzahlen verdichtet (Kapitalbindung, Synchronisation von Zu– und Abgängen).

Die graphische Aufbreitung erfolgt in einer Schwachstellenanalyse¹³.

3. Die Bestandsführung

3.1 Aufgaben

Grundsätzliche Aufgabe der Bestandsführung für das Umlaufvermögen ist die wert- und mengenmäßige Führung der Materialbestände; außerdem noch die Aufzeichnung aller Warenbewegungen und wie oben bereits erwähnt die Durchführung der Inventur. Warenbewegungen entstehen durch:

- die externe Beschaffung von Gütern und deren Verbuchung (Wareneingang),
- unternehmensinterne Umlagerung zwischen verschiedenen Lagerorten (innerhalb eines Werkes, zwischen Werken, zwischen Buchungskreisen)
- interne Warenausgänge zu Lasten von Controlling-Objekten (Fertig- ungsaufträge, Instandhaltungs– u. Serviceaufträge, Gemeinkostenaufträge)
- durch externe Warenausgänge (Verkäufe)

3.2 Materialstamm und Bestandsführung

Die Bestandsführung eines Materials ist im Zusammenhang der SAP-internen Integration der einzelnen R/3 -Anwendungen zu sehen. Für die Bestandsführung sind je nach Verwendung des Materials – folgende Sichten im Materialstammsatz zu pflegen:

- Sicht der Arbeitsvorbereitung, sofern das Material in der Produktion benötigt wird.
- Sicht der Buchhaltung, sofern das Material wertmäßig geführt wird.
- Sicht der Disposition, für die Beschreibung des Sicherheits- und Meldebestands
- sowie der Regeln der Verfügbarkeitsprüfung oder Lagerortangaben.
- Sicht Einkauf, weil dort die Werte für zulässige Toleranzen für Über - bzw. Unterlieferungen sowie abweichende Bestellmengeneinheiten gepflegt werden.
- Sicht Lagerung, z.B. die abweichende Ausgabemengeneinheit.
- Sicht Qualitätsmanagement, falls es sich um relevantes Material für die
- Qualitätssicherung handelt¹⁴.

3.3 Wert– und/oder mengenmäßige Bestandführung

Entsprechend den Sichten auf den Materialstamm sind auch die Anforderungen an die Bewertung von Material unterschiedlich. Sind entsprechende Kennzeichnungen im Materialstammsatz erfolgt, wird bei Warenbewegungen automatisch erkannt, ob und welche Bewertungsänderungen vorliegen. Gleichzeitig erfolgen in Verbindung mit der automatischen Kontenfindung die erforderlichen Buchungen in der Finanzbuchhaltung.

[...]

¹ Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S.313

² Vgl.Keller&Partner (1999), S.85

³ Vgl. Nottenkämper (1996), S.271 ff.

⁴ Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S.313

⁵ Vgl. Nottenkämper (1996), S.291 ff.

⁶ Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S.315, 316

⁷ ebenda

⁸ Vgl.Keller&Partner (1999), S. 86

⁹ Vgl. Keller&Partner (1999), S. 86

¹⁰ Vgl. Nottenkämper (1996), S.355

¹¹ Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S.315

¹² Vgl. Nottenkämper (1996), S. 37

¹³ Vgl.Keller&Partner (1999), S.86

¹⁴ Vgl. Mörlen/Kokot (1998), S.336